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E-Mail

Hilfestellungen und Anleitungen zum E-Mail Mangement im Webhosting oder unter Microsoft Exchange.

iPhone

Hinweis:
Sie können den E-Mail Account automatisch auf Ihrem IPhone einrichten. Besuchen Sie dazu einfach www.hostfactory.ch/osx/ auf ihrem IPhone und installieren Sie das von uns erstellte Profil.

1. Schritt

Um mit der Einrichtung Ihres E-Mail-Kontos zu beginnen, tippen Sie auf das Icon 'Einstellungen'.

Image: apple_iphone_mail_step_1.png

2. Schritt

Ihre E-Mail Einstellungen finden Sie unter dem Menupunkt 'Mail, Kontakte, Kalender'. Tippen Sie darauf.

Image: apple_iphone_mail_step_2.png

3. Schritt

Hier tippen Sie auf den Menupunkt 'Account hinzufügen'.

Image: apple_iphone_mail_step_3.png

4. Schritt

Tippen Sie auf die Option 'Andere'.

Image: apple_iphone_mail_step_4.png

5. Schritt

Wählen Sie die Option 'Mail-Account hinzufügen'.

Image: apple_iphone_mail_step_5.png

6. Schritt

Geben Sie nun Ihren gewünschten Anzeigenamen sowie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.

Ausserdem können Sie eine Kontobeschreibung angeben, welche jedoch keinen Einfluss auf die Funktion Ihres Kontos hat.

Tippen Sie danach auf 'Weiter'.

Image: apple_iphone_mail_step_6.png

7. Schritt

Geben Sie Ihren Posteingangsserver sowie Ihren Benutzernamen (gleichlautend mit Ihrer E-Mail-Adresse) und Ihr Passwort an.

Hinweis:
Die genauen Bezeichnungen finden sie unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen'
Image: apple_iphone_mail_step_7.png

8. Schritt

Für den Postausgangsserver wiederholen Sie die Eingaben nochmal.

Hinweis:
Die genauen Bezeichnungen finden sie unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen'

Wählen Sie danach 'Weiter'.

Image: apple_iphone_mail_step_8.png

9. Schritt

Wählen Sie nun 'Sichern'.

Image: apple_iphone_mail_step_9.png

10. Schritt

Sie gelangen nun auf den folgenden Schirm. Wählen Sie hier den Namen, den Sie für das eben erstellte Postfach vergeben haben.

Image: apple_iphone_mail_step_10.png

11. Schritt

Wählen Sie den erstellten Account.

Image: apple_iphone_mail_step_11.png

12. Schritt

Wählen Sie nun 'SMTP'.

Image: apple_iphone_mail_step_12.png

13. Schritt

Wählen Sie den primären Server für das Postfach.

Image: apple_iphone_mail_step_13.png

14. Schritt

Korrektur für den Postausgang:

Aktivieren Sie die Option 'SSL' und tragen Sie den Port '465' ein.

Da Ihr Gerät versucht diese Einstellungen selbständig abzurufen und einzutragen, ist diese Korrektur jeweils notwendig.

Image: apple_iphone_mail_step_15.png

15. Schritt

Ihr Account wird nun überprüft.

Image: apple_iphone_mail_step_16.png

16. Schritt

Gehen Sie nun zurück zu 'Account'.

Image: apple_iphone_mail_step_17.png

17. Schritt

Wählen Sie nun 'Erweitert'.

Image: apple_iphone_mail_step_18.png

18. Schritt

Korrektur für den Posteingang:

Tragen Sie hier als IMAP-Pfad-Präfix den Wert 'INBOX' ein (Stammordner), sowie den Port 993 und aktivieren Sie die SSL-Option.

Da Ihr Gerät versucht diese Einstellungen selbständig abzurufen und einzutragen, ist diese Korrektur jeweils notwendig.

Image: apple_iphone_mail_step_19.png

19. Schritt

Weisen Sie den Systemordnern den Speicherort gemäss Abbildung unten zu.

Der Account ist nun fertig eingerichtet.

Image: apple_iphone_mail_step_20.png

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/iphone-ipod-touch-mailclient-konfigurieren/

iPad

Hinweis:
Sie können den E-Mail Account automatisch auf Ihrem iPad einrichten. Besuchen Sie dazu einfach www.hostfactory.ch/osx/ auf ihrem iPad und installieren Sie das von uns erstellte Profil.

1. Schritt

Um mit der Einrichtung Ihres E-Mail-Kontos zu beginnen, tippen Sie auf das Icon 'Einstellungen' und daraufhin auf den Menupunkt 'Mail, Kontakte, Kalender'. Wählen Sie nun unter "Account hinzufügen" die Option "Andere".

Image: ipad-step1.jpg

2. Schritt

Wählen Sie nun "Mail-Account hinzufügen"

Image: ipad-step2.jpg

3. Schritt

Geben Sie nun Ihren gewünschten Anzeigenamen sowie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.

Ausserdem können Sie eine Kontobeschreibung angeben, welche jedoch keinen Einfluss auf die Funktion Ihres Kontos hat.

Image: ipad-step3.jpg

4. Schritt

Geben Sie Ihren Posteingangsserver sowie Ihren Benutzernamen (gleichlautend mit Ihrer E-Mail-Adresse) und Ihr Passwort an. Für den Postausgangsserver wiederholen Sie die Eingaben nochmal.

Hinweis:
Die genauen Bezeichnungen für serverXY.hostfactory.ch finden sie unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen'
Image: ipad-step4.jpg

5. Schritt

Wählen Sie nun 'Sichern'.

Image: ipad-step5.jpg

6. Schritt

Die Installation ist nun abgeschlossen. Sie müssen nun jedoch noch einige Einstellungen korrigieren, klicken Sie hierfür auf das eingerichtete Konto.

Image: ipad-step6.jpg

7. Schritt

Wählen Sie "Erweitert".

Image: ipad-step7.jpg

8. Schritt

Korrigieren Sie nun die Einstellungen gemäss dem Screenshot.

Hinweis:
Es empfiehlt sich hier auch direkt noch die Ordner für Gesendete und Gelöschte E-Mails zu konfigurieren, da diese teils nicht korrekt erkannt werden
Image: ipad-step8.jpg

9. Schritt

Im nächsten Schritt werden die SMTP-Einstellungen korrigiert. Tippen Sie entsprechend auf "SMTP".

Image: ipad-step9.jpg

10. Schritt

Wählen Sie hier den eingerichteten Primär-Server:

Image: ipad-step10.jpg

11. Schritt

Konfigurieren Sie nun die Einstellungen ebenfalls gemäss dem Screenshot und bestätigen Sie die Eingaben mit "Fertig". Die Grundkonfiguration ist nun abgeschlossen und Sie können den Account nutzen.

Image: ipad-step11.jpg

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/ipad-mailclient-konfigurieren/

Apple Mail

Hinweis:
Sie können Ihr Apple-Mail Account automatisch auf Ihrem System einrichten. Besuchen Sie dazu einfach www.hostfactory.ch/osx/ auf ihrem Mac und installieren Sie das von uns erstellte Profil.

Einrichtung

1. Starten Sie via Icon in der Dock-Leiste Ihr Apple Mail und wählen Sie danach 'Anderer Mail-Account' und 'Fortfahren'.
2. Geben Sie das einzurichtende Postfach sowie das zugehörige Passwort ein

Hinweis:
Sämtliche relevanten Daten finden Sie im Kunden-Center, unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen'

3. Anschliessend gelangen Sie zur Eingabemaske für die übrigen Daten. Geben Sie hier den Accounttyp an (vorzugsweise 'IMAP') sowie den Posteingangs- wie auch Postausgangsserver an.
4. Um die korrekten Ports zu erfassen, deaktivieren Sie für Posteingang und Postausgang unter'Mail' » 'Einstellungen' » 'Servereinstellungen'das Häkchen für die automatischen Verbindungseinstellungen und tragen die Werte gemäss Anzeige in Ihrem Kunden-Center ein. Die Angaben des Postausgangs können Sie hierbei gleich im eingetragenen Postausgangsserver global vornehmen, wie im Video unten angezeigt.

Das Postfach müsste danach bereits korrekt erfasst sein und sowohl senden als auch empfangen können.

Untenstehend finden Sie eine Videoanleitung, die die einzelnen Schritte nochmals verdeutlicht.

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/apple-mailclient-konfigurieren/

Apple Mail automatisch einrichten

Sie können für all Ihre Apple-Geräte ein Postfach automatisch einrichten lassen, indem Sie ganz einfach unseren Apple-Konfigurator aufrufen. Die Einrichtung wird hierbei vollständig automatisch vorgenommen, Sie brauchen diese lediglich zu bestätigen.

1. Rufen Sie auf Ihrem Apple-Gerät die Seite www.hostfactory.ch/osx auf
2. Geben Sie auf der Seite das einzurichtende Postfach sowie eine Beschreibung und das zugehörige Passwort zum Postfach ein. Ihre Daten werden hierbei verschlüsselt übertragen. Die zugehörigen Daten finden Sie jeweils unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen' Mit Klick auf 'Profil herunterladen' wird dieses auf Ihrem Gerät installiert.

3. Prüfen Sie ob die Angaben des Profils korrekt sind und bestätigen Sie die Installation auf Ihrem Gerät indem Sie auf 'Installieren' klicken
4. Starten Sie Apple Mail und prüfen Sie ob der Account korrekt installiert wurde

Das Postfach ist nun fertig eingerichtet. Sie können dieses gleich testen, möglichst mit einer externen, unabhängigen Mailadresse.

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/apple-mailclient-automatisch-konfigurieren/

Outlook 2016 / 2013 / 2010 manuell einrichten

Untenstehend finden Sie eine Video-Anleitung um ein neues Postfach in Outlook manuell einzurichten. Die Anleitung wurde für Outlook 2016 erstellt, kann aber analog für die Outlook-Versionen 2013 sowie 2010 angewendet werden. Möglicherweise unterscheiden sich einige Menüpunkte geringfügig, diese sollten jedoch leicht auffindbar sein.

1. Gehen Sie in Outlook nach 'Datei' » 'Kontoeinstellungen' » 'Kontoeinstellungen'
2. Klicken Sie auf 'Neu' und geben Sie das einzurichtende Postfach ein
3. Klicken Sie auf 'Erweiterte Optionen' und wählen Sie 'Konto manuell einrichten' aus, dann auf 'Verbinden'
4. Wählen Sie 'IMAP' und öffnen Sie anschliessend Ihre Verbindungsdaten für das Postfach, die in Ihrem Kunden-Center angezeigt werden:
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen'
5. Übertragen Sie nun die angezeigten Werte gemäss den Vorgaben im Video und klicken Sie anschliessend auf 'Weiter'

Hinweis:
Ab höheren Outlook-Versionen wie z.B. MS Office 365 müssen die obigen Werte nicht mehr eingetragen werden. Stattdessen fahren Sie direkt mit Punkt 6) fort.

6. Geben Sie das Passwort für das Postfach ein und dann auf 'Verbinden'
7. Doppelklicken Sie auf das neu erstellte Postfach, entfernen Sie den Haken für das automatische Testen der Kontoeinstellungen, danach auf 'Weitere Einstellungen' und auf den Reiter 'Erweitert'. Geben Sie hier für den Stammordnerpfad den Wert 'INBOX' ein und bestätigen Sie alle offenen Fenster.

Hinweis:
Gilt nicht für .NET-Hostings! Lassen Sie Punkt 7 einfach aus, wenn Sie über ein .NET-Hosting verfügen.

Das Postfach ist nun fertig eingerichtet. Sie können dieses gleich testen, möglichst mit einer externen, unabhängigen Mailadresse.

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/outlook-mailclient-manuell-konfigurieren/

Outlook 2016 / 2013 / 2010 automatisch einrichten

Untenstehend finden Sie eine Video-Anleitung um ein neues Postfach in Outlook automatisch einzurichten. Die Anleitung wurde für Outlook 2016 erstellt, kann aber analog für die Outlook-Versionen 2013 sowie 2010 angewendet werden. Möglicherweise unterscheiden sich einige Menüpunkte oder die Reihenfolge der einzugebenden Daten geringfügig, diese sollten jedoch leicht übertragbar sein.

1. Gehen Sie in Outlook nach 'Datei' » 'Kontoeinstellungen' » 'Kontoeinstellungen'
2. Klicken Sie auf 'Neu' und geben Sie das einzurichtende Postfach ein
3. Outlook fragt Sie anschliessend, ob Sie die Einrichtung mittels Hostfactory Autodiscover-Datei zulassen möchten. Bestätigen Sie die Frage mit 'Zulassen' und aktivieren Sie bei Bedarf die Checkbox vorgängig, um weitere Nachfragen für künftige Postfächer dieser Domain zu unterbinden.
4. Die anschliessend angezeigte Meldung (Outlook 2016) können Sie ignorieren und stattdessen auf 'Kontotyp ändern' klicken. Im Folgefenster klicken Sie auf 'IMAP', danach finden Sie bereits die korrekt vorgenommenen Einstellungen. Klicken Sie auf 'Weiter' und geben Sie Ihr Passwort für das Postfach ein: my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen'
5. Wenn die Kontoeinrichtung abgeschlossen ist, müssen Sie als einzigen Wert den Stammordnerpfad noch manuell nachtragen. Dieser lautet immer 'INBOX' und ist in den 'Weiteren Einstellungen » Erweitert' einzutragen. Danach bestätigen Sie noch alle noch offenen Fenster.

Das Postfach ist nun fertig eingerichtet. Sie können dieses gleich testen, möglichst mit einer externen, unabhängigen Mailadresse.

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/outlook-mailclient-automatisch-konfigurieren/

Android-Mail

1. Schritt

Um mit der Einrichtung Ihres E-Mail-Kontos zu beginnen, tippen Sie auf das Icon 'Einstellungen'.

Image: android_5_einstellungen.png

2. Schritt

Tippen Sie nun auf den Menupunkt 'Konten'.

Image: android_5_konto.png

3. Schritt

Hier tippen Sie auf den Menupunkt 'Konto hinzufügen'.

Image: android_5_add_konto.png

4. Schritt

Tippen Sie auf die Option 'IMAP' oder 'POP3'.

Image: android_5_add_konto_final.png

5. Schritt

Geben Sie nun die gewünschte E-Mail-Adresse ein.

Image: android_5_name.png

6. Schritt

Geben Sie nun das entsprechende E-Mail-Passwort ein.

Image: android_5_passwort.png

7. Schritt

Geben Sie Ihren Posteingangsserver sowie Ihren Benutzernamen (gleichlautend mit Ihrer E-Mail-Adresse) und Ihr Passwort an.

Hinweis:
Die genauen Bezeichnungen des Servers, Ports usw. finden sie unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen'
Image: android_5_posteingangsserver.png

8. Schritt

Geben Sie Ihren Postausgangsserver sowie Ihren Benutzernamen (gleichlautend mit Ihrer E-Mail-Adresse) und Ihr Passwort an.

Image: android_5_postausgangsserver.png

9. Schritt

Die nun folgenden Einstellungen sind abhängig von Ihren persönlichen Vorlieben.

Image: android_5_optionen.png

10 Schritt

Abschliessend können Sie Ihr Konto noch mit einem beliebigem Namen beschriften.

Image: android_5_final.png

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/android-mailclient-konfigurieren/

Thunderbird einrichten

1. Schritt

Als Erstes starten Sie Mozilla Thunderbird. Wenn Sie noch kein Konto eingerichtet haben, erscheint direkt am Anfang der Einrichtungs-Assistent.

Sollte dieser nicht erscheinen, klicken Sie auf 'E-Mail' in der Übersicht, dann auf 'Überspringen und meine existierende E-Mail-Adresse verwenden'.

Image: thunderbird_mail_step1.png
Image: thunderbird_mail_step1a.png

2. Schritt

Im Konto-Einrichtungs-Assistent geben Sie Ihren gewünschten Anzeigenamen sowie ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort an.

Anschliessend klicken Sie auf den Button 'Weiter'.

Image: thunderbird_mail_step2.png

3. Schritt

Thunderbird versucht nun die passende Konfiguration für Ihr E-Mail-Konto zu finden. Warten Sie einen Moment, bis Thunderbird diesen Vorgang abgeschlossen hat.

In der Regel müssten bereits alle Angaben korrekt abgerufen werden.
Sollte dies nicht der Fall sein, öffnen Sie die Einstellungen mit dem Button 'Manuell bearbeiten', ansonsten klicken Sie auf 'Fertig'.

Image: thunderbird_mail_step3.png
Image: thunderbird_mail_step4.png
Hinweis:
Unter 'Manuell bearbeiten' geben Sie die korrekten Informationen ein, gemäss my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen' und klicken Sie auf 'Erneut testen', danach auf 'Fertig'.

Abschluss

Ihr Thunderbird E-Mail-Konto ist nun erfolgreich und komplett eingerichtet.

Image: thunderbird_mail_step5.png

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/thunrderbird-mailclient-konfigurieren/

Windows Live Mail

1. Schritt

Öffnen Sie zum einrichten eines neuen E-Mail-Accounts Microsoft Windows Live-Mail und legen Sie ein neues Konto an.

Image: livemail-0.png

2. Schritt

Wählen Sie nun die Option "Hinzufügen"

Image: livemail-2.png

3. Schritt

Erstellen Sie nun ein "E-Mail Konto".

Image: livemail-3.png

4. Schritt

Das nächste Fenster füllen Sie bitte vollständig aus inkl. einem frei wählbarem "Anzeigenamen".

Image: livemail-4.png

5. Schritt

Im nächsten Schritt konfigurieren Sie nun die Servereinstellungen. Genaue angaben wie z.B. die Posteingangs/Postausgangsserver finden Sie unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen'

Image: livemail-5.png

6. Schritt

Nun können Sie die Konfiguration entsprechend abschliessen.

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/windows-live-mailclient-konfigurieren/

Windows 10 Mail App

1. Schritt

Starten Sie Mail App und wählen Sie 'Konto hinzufügen'.

Image: 1.png

2. Schritt

Scrollen Sie nach unten und wählen Sie 'Erweitertes Setup'.

Image: 2.png

3. Schritt

Wählen Sie nun 'Internet E-Mail'.

Image: 3.png

4. Schritt

Geben Sie hier alle erforderlichen Werte ein gemäss der Anzeige in Ihrem Kunden-Center:
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen'

Image: 4.png
Image: 5a.png
Image: 6a.png

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/windiws10-mailclient-konfigurieren/

iPhone X/XR/XS

Hinweis:
Sie können den E-Mail Account automatisch auf Ihrem IPhone einrichten. Besuchen Sie dazu einfach www.hostfactory.ch/osx/ auf ihrem IPhone und installieren Sie das von uns erstellte Profil.

1. Schritt

Um mit der Einrichtung Ihres E-Mail-Kontos zu beginnen, tippen Sie auf das Icon 'Einstellungen'.

2. Schritt

Ihre E-Mail Einstellungen finden Sie unter dem Menupunkt 'Passwörter & Accounts'. Tippen Sie darauf.

Image: iphonex1.png

3. Schritt

Hier tippen Sie auf den Menupunkt 'Account hinzufügen'.

Image: iphonex2.png

4. Schritt

Tippen Sie auf die Option 'Andere'.

Image: iphonex3.png

5. Schritt

Wählen Sie die Option 'Mail-Account hinzufügen'.

Image: iphonex4.png

6. Schritt

Geben Sie nun Ihren gewünschten Anzeigenamen sowie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.

Ausserdem können Sie eine Kontobeschreibung angeben, welche jedoch keinen Einfluss auf die Funktion Ihres Kontos hat.

Tippen Sie danach auf 'Weiter'.

Image: iphonex5.png

7. Schritt

Geben Sie Ihren Posteingangsserver sowie Ihren Benutzernamen (gleichlautend mit Ihrer E-Mail-Adresse) und Ihr Passwort an.

Hinweis:
Die genauen Bezeichnungen finden sie unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen'
Image: iphonex6.png

8. Schritt

Für den Postausgangsserver wiederholen Sie die Eingaben nochmal.

Hinweis:
Die genauen Bezeichnungen finden sie unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen'

Wählen Sie danach 'Weiter'.

Image: iphonex7.png

9. Schritt

Wählen Sie nun 'Sichern'.

Image: iphonex9.png

10. Schritt

Sie gelangen nun auf den folgenden Schirm. Wählen Sie hier den Namen, den Sie für das eben erstellte Postfach vergeben haben.

Image: iphonex10.png

11. Schritt

Klicken Sie auf Erweitert

Image: iphonex11.png

12. Schritt

Hier können Sie gemäss den Angaben im Kundencenter, die restlichen Einstellungen wie Port, IMAP-Präfix usw. ergänzen.

Image: iphonex12.png

Der Account ist nun fertig eingerichtet.

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/iphone-x-mailclient-konfigurieren/

E-Mail Clients einrichten

Nachfolgend finden Sie Links zu Anleitungen für die Einrichtung von Hostfactory E-Mail für alle gängingen Mailclients und (Mobile-)Geräte.

IPhone/IPad

iPhone
iPad
iPhone X

Outlook

Outlook 2016 / 2013 / 2010 manuell einrichten
Outlook 2016 / 2013 / 2010 automatisch einrichten

Apple Mailprogramm

Apple Mail
Apple Mail automatisch einrichten

Android

Android-Mail

Windows Mail Clients

Windows Live Mail
Windows 10 Mail App

Thunderbird

Thunderbird einrichten

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/mailclients-einrichten/

Webmail (Roundcube unter webmail.hostfactory.ch)

Es steht Ihnen 'Roundcube' als Webmail-Oberfläche zur Verfügung.

Roundcube ist eine intuitive und weitestgehend selbsterklärende Oberfläche. Die genauen Funktionen für Roundcube finden Sie bei Bedarf unter Roundcube Anleitung (englisch).

Ihre Webmail-Oberfläche erreichen Sie unter der Adresse:

  1. https://webmail.hostfactory.ch

Alternativ verwenden Sie den Direkt-Link unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Webmail'

Für den Login verwenden Sie Ihre vollständige Mailadresse und Ihr vergebenes Passwort für das Postfach.
Wenn Sie dieses nicht mehr zur Verfügung haben finden Sie es gleichenorts unter dem Postfach in Ihrem Kunden-Center. Eine Übersicht über alle Zugangsdaten finden Sie unter Wo finde ich alle meine Zugangsdaten?.

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/webmail/

iPhone X

Hinweis:
Sie können den E-Mail Account auch automatisch auf Ihrem IPhone einrichten. Besuchen Sie dazu einfach www.hostfactory.ch/osx/ auf ihrem IPhone und installieren Sie das von uns erstellte Profil.

Beachten Sie, dass die Menü-Beschriftungen je nach Ihrer iPhone-Version geringfügig abweichen können.

1. Schritt

Um mit der manuellen Einrichtung Ihres E-Mail-Kontos zu beginnen, tippen Sie auf das Icon 'Einstellungen'.

2. Schritt

Ihre E-Mail Einstellungen finden Sie unter dem Menupunkt 'Passwörter & Accounts'. Tippen Sie darauf.

Image: ip1.png

3. Schritt

Hier tippen Sie auf den Menupunkt 'Account hinzufügen'.

Image: ip2.png

4. Schritt

Tippen Sie auf die Option 'Andere'.

Image: ip3.png

5. Schritt

Wählen Sie die Option 'Mail-Account hinzufügen'.

Image: ip4.png

6. Schritt

Geben Sie nun Ihren gewünschten Anzeigenamen sowie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.

Ausserdem können Sie eine Kontobeschreibung angeben, welche jedoch keinen Einfluss auf die Funktion Ihres Kontos hat.

Tippen Sie danach auf 'Weiter'.

Image: ip5.png

7. Schritt

Geben Sie unter 'Server für eintreffende Mails' Ihren Posteingangsserver sowie Ihren Benutzernamen (gleichlautend mit Ihrer E-Mail-Adresse) und Ihr Passwort an.
Wiederholen Sie den Vorgang nochmals für den 'Server für ausgehende Mails', mit den selben Daten.

Hinweis:
Die in dieser Beschreibung verwendeten Daten sind lediglich Beispieldaten! Die für Sie gültigen Bezeichnungen finden sie in Ihrem Kunden-Center unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen'
Image: ip6.png
Image: ip7.png

Wählen Sie danach 'Weiter'.

8. Schritt

Die Konten werden nun überprüft. Sollte noch nichts ausgewählt sein, tippen Sie auf 'IMAP'.

Image: ip8.png

Wählen Sie anschliessend 'Sichern'.

Image: ip9.png

9. Schritt

Gehen Sie in Ihr soeben erstelltes Postfach und wählen Sie 'Erweitert'.

Image: ip10.png
Image: ip11.png

10. Schritt

Aktivieren Sie die Option 'SSL verwenden' und geben Sie für 'IMAP-Pfad-Präfix' den Wert 'INBOX' ein, sowie den Server-Port 993:

Image: ip13_1.jpg

11. Schritt

Für den Postausgang aktivieren Sie ebenfalls die SSL-Option und verwenden den Port 465:

Image: ip14.jpg

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/iphonex-mailclient-konfigurieren/

Wie richte ich einen Mail-Autoresponder ein?

Die automatische Überwachung und Beantwortung eines Postfachs kann nützlich sein, wenn sie beispielsweise in den Ferien weilen und nicht immer die Möglichkeit haben Ihr Postfach abzurufen.

Ein Autoresponder kann einen vorgefertigten Text, z.B. mit einer Abwesenheitsnotiz automatisch an den Absender einer Mailnachricht retournieren.

Den Autoresponder richten Sie unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » 'Aktion' » 'Autoresponders' ein.

Sollte Ihr Postfach während der Zeit Ihrer Abwesenheit mit Spamnachrichten belastet werden, wird jeder Absender nur einmal pro Tag beantwortet.

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/wie-richte-ich-einen-mail-autoresponder-ein/

Antispam-Filter

Durch die neue Delegierung von vier MX-Records - mit jeweils mehreren IP-Adressen - per Domain wird bereits auf DNS-Ebene eine sinnvolle Lastaufteilung des gesamten Mailverkehrs und somit eine zuverlässige und reibungslose Zustellung von Nachrichten erreicht!

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/antispam-filter/

Externer SMTP-Server nicht erreichbar

Die meisten CMS' und Anwendungen bieten die Möglichkeit, via SMTP Nachrichten zu versenden (Benachrichtigungen, Anmeldungen, Bestellungen, etc.).

Grundsätzlich können Sie auch aus einer solchen Anwendung heraus via SMTP-Anmeldung Ihren Maildienst wie gewohnt nutzen, es sind jedoch aus Sicherheitsgründen und zur Vorbeugung von Spam keine Anmeldungen an Fremd-Server erlaubt, d.h. Sie können keine Maildienste wie GMX, GMail, etc. für das Versenden von Nachrichten nutzen. Stattdessen verwenden Sie Ihren vorgesehenen Maildienst für Ihre Domain.

Korrekte Werte für die Einstellungen finden sie jeweils in Ihrem Kunden-Center, unter
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen'

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/smtp-server-nicht-erreichbar/

Hostfactory-Mailserver verwenden, bei externen Nameservern

Wenn für Ihre Domain die Nameserver eines Drittanbieters hinterlegt sind, können Sie die DNS-Einstellungen der Domain (Zone-File) nicht via unserem Kunden-Center verwalten oder andere Webdienste von Hostfactory nutzen. Wenn Sie dennoch Mail-Nachrichten via Ihrem Hostfactory-Mailserver empfangen möchten (anstelle des Mailservers des Drittanbieters), müssen Sie folgende Konfiguration sicherstellen:

1. Der Maildienst für die Domain muss aktiviert sein

Aktivieren Sie den Mailservice für die betreffende Domain in Ihrem Kunden-Center, unter
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » 'Mehr' » 'E-Mail Einstellungen'

2. Korrekte MX-Records erfassen

Stellen Sie sicher, dass beim Drittanbieter folgende DNS-Konfiguration erfasst ist:

  1. @ IN MX 10 mx1.hostfactory.ch.
  2. @ IN MX 20 mx2.hostfactory.swiss.
  3. @ IN MX 30 mx3.hostfactory.ch.
  4. @ IN MX 40 mx4.hostfactory.swiss.
  5. mail IN A <IP-Adresse>

Ersetzen (!) Sie hierbei sämtliche allfällig vorhandene MX-Records für die Domain.
Der A-Record für 'mail' muss hierbei die für Ihren Mailserver gültige IP-Adresse aufweisen. Sie finden diese in den (dennoch angezeigten) DNS-Einstellungen Ihrer Domain:
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'DNS'oder, falls diese verändert wurden, unter:
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'DNS' » 'Zone-Info' » 'Server IP'

3. SPF-Record erfassen

Stellen Sie sicher, dass beim Drittanbieter folgender SPF-Record erfasst ist:

  1. TXT @ "v=spf1 a:spf.hostfactory.ch -all"

Wenn Sie nicht sicher sind was Sie tun müssen, fragen Sie am besten beim Support des Ziel-Hostings nach, wie und wo Sie obige Records erfassen können.
Beachten Sie dass Hostfactory keinen Einfluss auf diese hat.

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/hostfactory-mailserver-bei-externen-nameservern-verwenden/

Mailbox voll, trotz Löschung von Nachrichten

Es kann vorkommen, dass Ihr Postfach noch einen besetzten Speicher anzeigt, obwohl Sie alle Nachrichten aus allen Ordnern sowie dem Papierkorb gelöscht haben. Da einige Anzeigen der aktuellen Postfachgrösse nur alle 24 Stunden aktualisiert werden, kann die tatsächliche Postfachgrösse von der Anzeige abweichen. Wenn Sie diese genau ermitteln möchten, können Sie dies unter
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) vornehmen:

Image: mail_aktualisieren.png

Klicken Sie auf den Aktualisieren-Button, um die Gesamt-Grösse des Postfachs anzuzeigen. Mit dem Button 'Ordnergrösse berechnen' zeigen Sie die aktualisierten Grössen sämtlicher vorhandener Ordner an (nicht unter .NET-Hostings verfügbar).

Mitunter sehen Sie in Ihrem Mailclient nicht alle Ordner, da diese noch nicht abonniert sind. Um diese anzuzeigen, verfahren Sie bitte wie folgt:

1. Loggen Sie sich in das Webmail des betreffenden Postfachs ein
2. Klicken Sie unten links auf das Symbol für die Einstellungen und anschliessend auf 'Ordner verwalten'

Image: mail_settings.png

3. Aktivieren Sie alle noch nicht 'abonnierten' Ordner und wechseln Sie zurück auf die E-Mail Ansicht

Image: mail_folders.png

In diesen Ordnern sind meist noch weitere Nachrichten gespeichert, welche Sie zusätzlich entfernen können.

Image: mail_spam.png

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/postfach-voll-trotz-loeschung-von-nachrichten/

Sicherstellen des reibungslosen Mailverkehrs

Um einen reibungslosen Mailverkehr zu gewährleisten, empfehlen wir Ihnen stets, folgende Konventionen einzuhalten:

Empfang

  • Falls Sie für Ihre eingehenden Nachrichten eine oder mehrere Weiterleitungen verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie für die entsprechende Domain die Quarantäne aktivieren!

Als Spam erkannte, eingehende Nachrichten werden ansonsten ebenfalls an die Weiterleitungs-Adresse versendet, dies kann bei zu hohem Aufkommen zur temporären Sperrung Ihres Benutzers führen!

Die Quarantäne aktivieren Sie unter
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » 'Mehr' » 'Spamfilter'

Versand

Folgende Massnahmen stellen sicher, dass die durch Sie versendeten Nachrichten sicher ankommen, während gleichzeitig ein potentieller, abusiver Versand durch Dritte unterbunden wird.

SPF

Beim Erstellen Ihres Domain-Accounts wird gemäss heutiger Standards ein SPF-Record für die Domain erstellt ('Sender Policy Framework'). Dieser stellt sicher, dass Ihre Domain nicht durch Dritte für einen Spamversand missbraucht werden kann.

  • Wenn Sie Nachrichten ab Drittserver im Namen Ihrer Domain versenden (z. B. mit einer externen Web-Anwendung), stellen Sie sicher, dass der externe Hostname oder dessen IP-Adresse im SPF-Record berücksichtigt ist!

Die Nachricht wird vom empfangenden Mailserver ansonsten nicht akzeptiert werden.

User-Mail im "From:"-Feld

Vermeiden Sie auch, in Ihren Formularen die angegebene Adresse Ihrer Besucher ins "From:"-Feld zu setzen! Dies mag auf den ersten Blick praktisch erscheinen, da Sie ankommende Nachrichten aus Ihren Formularen auf diese Weise direkt beantworten können. Das Senden des Formulares wird jedoch ebenfalls am SPF-Record scheitern, da Sie aus Sicht des 'Absenders' (die Adresse Ihres Besuchers) versuchen, über einen Fremdserver im Namen der Domain Ihres Besuchers zu versenden, d.h. die Nachricht wird unter Umständen gar nicht erst in Ihrem Postfach ankommen.
Sie können obiges auch erreichen, wenn Sie stattdessen das "Reply-To:"-Feld mit der Adresse Ihres Besuchers belegen.

Den SPF-Record vewalten Sie unter
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'DNS'

Detaillierte Informationen zum SPF finden Sie unter 'SPF (Sender Policy Framework)'

DKIM

Beim Erstellen eines Mail-Postfachs wird standardmässig 'DKIM' aktiviert (''DomainKeys Identified Mail'), sowie ein TXT-Record mit dem zugehörigen Schlüssel erstellt ('default._domainkey.<IhreDomain.ch>').

  • Löschen oder bearbeiten Sie diesen Schlüssel nicht, solange DKIM für die Domain aktiviert ist!

Die Nachricht wird vom empfangenden Mailserver ansonsten als fehlerhaft interpretiert und möglicherweise nicht akzeptiert.

Detaillierte Informationen zu DKIM finden Sie unter 'DKIM (DomainKeys Identified Mail)'

Hinweis:
Ausgehende Nachrichten sind limitiert auf 300 pro Stunde und User, Ihre Newsletter müssen daher entsprechend organisiert und gestaffelt gesendet werden. Weiterhin dürfen Nachrichten nur an gültige Empfänger, für welche Sie über einen explizit vorliegendem Opt-In verfügen, gesendet werden. Bieten Sie in Ihren Newslettern in jedem Fall auch eine Möglichkeit zum Opt-Out an!

Optional

Für den Nachrichtenversand können Sie ergänzend zu SPF und DKIM dem empfangenden Mail-Server mitteilen, wie dieser sich im Fehlerfall eines oder beider Verfahren verhalten soll. Verwenden Sie hierzu einen DMARC-Eintrag für Ihre Domain.

Detaillierte Informationen zu DMARC finden Sie unter 'DMARC (Domain Based Message Authentication, Reporting and Conformance)'

Nachrichten testen

Sie können Ihre zu sendenden Nachrichten einem Test unterziehen, indem Sie, wie unter 'diesem Mail-Tester' angegeben, verfahren. Senden Sie zuerst mit der zu prüfenden Mailadresse eine beliebige Nachricht an die angezeigte Adresse und betätigen Sie danach den 'Prüfen'-Button.

Der Test zeigt anschliessend detaillierte Informationen zu Ihrer Konfiguration und weiteren gängigen Kriterien an, so wie sie ein empfangender Mailserver sehen würde und gibt zugleich an, ob hierbei Probleme entstehen können.

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/sicherstellen-des-reibungslosen-mailverkehrs/

E-Mail nur weiterleiten

Sie können, falls benötigt, eine Mailadresse ausschliesslich als Weiterleitung einsetzen ohne eine lokale Kopie der Nachricht behalten zu müssen. Dies hat den Vorteil, dass Sie die Mailbox nicht auf deren Ressourcenüberschreitung überprüfen müssen (voller Posteingang!).

Unter dem Postfach deaktivieren Sie die 'Mailbox' unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » 'Aktion' » 'Bearbeiten' aktivieren die Weiterleitung und geben die Weiterleitungsadresse an. So wird nur die Mailadresse selbst eingerichtet (nicht jedoch das Postfach) und die Adresse leitet lediglich empfangene Nachrichten weiter an die vordefinierte Mailadresse.

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/nur-weiterleiten/

Mein Exchange-Postfach zeigt leere Ordner

Es kann vorkommen, dass bei einem frisch importierten Postfach in Ihr Exchange-Konto einige Ordner in Ihrem lokalen Outlook als leer angezeigt werden, obwohl die Nachrichten vorhanden sind und im Webmail auch angezeigt werden:

Image: empty_1.jpg

Filter löschen

Das Ausblenden der Nachrichten liegt meist an einer Einstellung des Suchfilters in Outlook, Sie können diese wie folgt anpassen (beachten Sie, dass je nach Outlook-Version die Bezeichnungen geringfügig abweichen können).

1. Markieren Sie den Ordner, in welchem keine Nachrichten angezeigt werden. Klicken Sie mit rechts irgendwo in den leeren Nachrichten-Bereich und wählen Sie 'Ansichtseinstellungen':

Image: empty_2.jpg

2. Wählen Sie im Folgefenster die Schaltfläche 'Filtern':

Image: empty_3.jpg

3. Klicken Sie auf 'Alles löschen' und bestätigen Sie alle noch offenen Fenster mit 'OK'.

Image: empty_4.jpg

4. Die Nachrichten in diesem Ordner werden nun wie gewohnt wieder angezeigt:

Image: empty_5.jpg

Ansicht für alle Ordner übernehmen

Sie können die Ansicht des obigen Ordners für alle Ordner gleichzeitig übernehmen, verfahren Sie hierzu wie folgt:

1. Belassen Sie den gerade angepassten Ordner markiert und wählen Sie in der Menüleiste 'Ansicht' » 'Ansicht ändern' » 'Aktuelle Ansicht für andere E-Mail-Ordner übernehmen'

Image: empty_6.jpg

2. Aktivieren Sie die Checkbox für das Postfach oben sowie die Option 'Ansicht für Unterordner übernehmen' und klicken Sie auf 'OK':

Image: empty_7.jpg

Anschliessend sollten alle Ordner dieses Postfachs wie gewohnt alle Nachrichten wieder anzeigen.

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/exchange-leere-ordner/

Exchange-Konto lässt sich nicht einrichten

In bestimmten Situationen lässt sich das Exchange-Konto über den Autodiscover-Eintrag nicht einrichten, wenn Ihre verwendete Domain / Mailadresse bei Microsoft bereits bekannt ist (z.B. als Login, Office 365-Konto, etc.).
Oder es wird nach dem Einrichten in Abständen ein Anmeldefenster angezeigt, welches man abbrechen und dann unerwarteterweise dennoch weiter mit Outlook arbeiten kann.
Sollte Ihr Outlook ein solches Verhalten aufweisen, können Sie dies folgendermassen aufheben:

1. Starten Sie den Registry-Editor (Tastenkombination 'Win + R', dann im Fenster 'regedit' eingeben und 'OK' klicken)

Image: winr.png

2. Klicken Sie durch den Ordnerbaum bis zu folgendem Pfad: 'HKEY_CURRENT_USER' » 'Software' » 'Microsoft' » 'Office' » '16.0' » 'Outlook' » 'AutoDiscover' ('Autodiscover' anklicken)
3. Hier sollte im rechten Bereich ein Eintrag mit Namen 'Standard' stehen

Hinweis:
Sollte der Eintrag 'ExcludeExplicitO365Endpoint' hier bereits bestehen, fahren Sie bitte mit Punkt 6) weiter

4. Klicken Sie nun mit rechts in den leeren Bereich und wählen Sie 'Neu' » 'DWORD-Wert 32-Bit'

Image: dword.png

5. Benennen Sie die nun entstandene Datei um, in 'ExcludeExplicitO365Endpoint' (ohne Anführungzeichen)
6. Doppelklicken Sie auf die Datei und geben Sie im Feld eine '1' statt der '0' an und speichern Sie mit 'OK'
7. Falls noch geöffnet, schliessen Sie Outlook nun ganz (Symbol in der Info-Leiste rechts unten darf nicht mehr angezeigt werden) und starten Sie es neu
8. Falls das Konto noch nicht besteht, richten Sie dieses nun nochmals via Systemsteuerung ein.

Hinweis:
Seien Sie vorsichtig wenn Sie Registry-Werte bearbeiten! Ein falscher Eintrag (Tippfehler, falscher Ordner, etc.) kann unter Umständen dazu führen, dass sich Ihr Computer nicht mehr starten lässt!

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/exchange-konto-laesst-sich-nicht-einrichten/

E-Mail Protokolle

Die Wahl des Postfach-Protokolls hängt von Ihren Bedürfnissen ab: Auf allen Virtual Shared Hosting Accounts von hostfactory.ch stehen Ihnen das POP3- sowie das IMAP-Protokoll verschlüsselt oder unverschlüsselt zur Verfügung. Die nachfolgenden Erklärungen über POP3, IMAP und SMTP (inkl. SSL-Varianten) sollen Ihnen die Auswahl und Einrichtung erleichtern.

Unsere empfohlenen Verbindungseinstellungen finden Sie auch unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen'

POP3

POP3-Postfächer werden nicht synchronisiert. Dies hat den Nachteil, dass - wenn Zugriffe ab verschiedenen Clients (z.B. Desktop-Computer und Mobilgeräten etc.) erfolgen - Nachrichten nicht mehr vorhanden sind, wenn diese bereits von einem anderen Rechner aus abgeholt wurden. Die meisten Mail-Clients bieten hierzu die Möglichkeit, bei jedem Abrufen eine Kopie der Nachrichten auf dem Server zu belassen. So kann zu einem späteren Zeitpunkt und von einem anderen Rechner aus dieselbe Nachricht nochmals abgerufen werden. Hierbei werden auf anderen Clients gelesene Nachrichten jedoch erneut als ?ungelesen? angezeigt.

Weiterführende Informationen auf http://de.wikipedia.org/wiki/Pop3.

IMAP

Um obige Nachteile zu umgehen und auf jedem Rechner exakt dieselben Daten abrufen zu können, verwenden Sie das IMAP-Konto: Das IMAP-Protokoll bietet den grossen Vorteil, dass jeder Client, der sich via IMAP mit der Mailbox verbindet, den Inhalt derselben nicht einfach abholt, sondern synchronisiert. Mit einem IMAP-Konto können Sie Ihre Nachrichten verwalten, ohne diese komplett laden zu müssen. Die eigentliche Nachricht bleibt immer auf dem Server und wird somit in Ihrem Posteingang lediglich zur Verwaltung angezeigt.

Weiterführende Informationen auf http://de.wikipedia.org/wiki/IMAP.

SMTP

Die Kommunikation zwischen Ihrem Mailclient (auf Ihrem Desktop-Computer, Mobilgerät u.s.w.) und ihrem Mailserver, resp. Ihrer Mailbox erfolgt über die oben erwähnten Protokolle POP3 oder IMAP ? die Kommunikation zwischen Mailserver und entferntem Mailserver erfolgt über das SMTP-Protokoll. Ein Versand von Nachrichten (in Clients als Postausgangsserver bezeichnet) erfolgt also per SMTP-Protokoll.
Der Standardport für SMTP wurde auf 25 definiert. Einzelne Internet-Provider (Tele2, Swisscom, Bluewin) blockieren diesen Port jedoch als - leider wenig erfolgreichen - Versuch, Spam zu reduzieren, so dass Sie auf Alternativen ausweichen müssen.
Auf Linux stehen Ihnen dazu die Ports 587 (Message Submission Port) und 465 (SMTP over SSL, siehe unten), auf Windows nur der Port 465 zur Verfügung. Weiterführende Informationen auf http://de.wikipedia.org/wiki/SMTP

SSL-Verschlüsselung (TLS)

Sowohl POP3 und IMAP wie auch SMTP können kostenfrei unter Verwendung von SSL-Verschlüsselung verwendet werden: Hierbei wird geprüft, ob sich ihr Mailclient tatsächlich mit dem erwarteten Server verbindet (SSL-Zertifikat) und die Übetragung aller Daten erfolgt verschlüsselt (SSL = Secure Socket Layer, resp. neu Transport Layer Security 'TLS'). Für korrekte Verbindungen prüfen Sie anhand der Tabelle unten oder gemäss den Verbindungseinstellungen in Ihrem Kunden-Center.

Weiterführende Informationen auf http://de.wikipedia.org/wiki/Transport_Layer_Security.

Hinweis:
Wenn Sie über einen Internet-Provider Mailnachrichten versenden, dessen Port 25 gesperrt ist (z.b. Bluewin, Tele2), verwenden Sie für den Postausgangsserver jeweils den Port 587. Weitere Details zur Sperrung der Ports finden Sie u.a. auf http://www.swisscom.com/p25.

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/e-mail-protokolle/

Vorgehen bei einer vollen Mailbox

Sollte ihre Mailbox voll sein, können sie folgendes tun:

Mailbox Leeren

Sollten Sie alle E-Mails des Postfachs nicht mehr benötigen, so können Sie die Mailbox leeren. Die Funktion finden Sie unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (E-Mail-Account wählen) » 'Mehr' » 'Leeren'

E-Mails Löschen

Löschen Sie ganz einfach alte, nicht mehr benötigte E-Mails via Webmail oder dem E-Mail-Client ihrer Wahl.

Upgraden

Sie können auch Ihren Speicherplatz erhöhen um mehr Speicher zur Verfügung zu haben. Dies können Sie direkt via my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » 'Mehr' » 'Produkt upgraden' erledigen.

Tip: Weiterleitung

Sie haben eine Weiterleitung eingerichtet, Ihre Mailbox ist aber dennoch voll? In diesem Fall ist offenbar Ihre Mailbox noch aktiv und speichert empfangene E-Mails im Posteingang. Mehr dazu erfahren Sie in unserem FAQ.

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/mailbox-voll/

SPF (Sender Policy Framework)

Die wichtigste und auch häufigste Methode zur Erkennung von gefälschten Absendern ist das SPF (Sender Policy Framework). Hierbei hinterlegt der Domain-Inhaber einen TXT-Record für die Domain, welcher angibt, ab welcher IP-Adresse(n) Nachrichten gesendet werden dürfen, also idealerweise jene Adresse, auf welche der Mailserver der Domain bereits auflöst.
Der empfangende Mail-Server prüft nun die tatsächliche IP-Adresse des Senders beim Eintreffen einer Nachricht. Stimmt diese nicht mit den durch den Domain-Inhaber erlaubten, öffentlich zugänglichen Adressen überein, wird die Nachricht als 'von keinem autorisierten Sender ausgehend' angesehen und somit als Spam klassifiziert und direkt verworfen.

Der Record kann mittels eigener Syntax weitläufig konfiguriert und z. B. mehrere IP-Adressen hinterlegt und somit gesteuert werden, ob und wie restriktiv sich dieser bei einer Prüfung verhalten soll. Eine Übersicht der Möglichkeiten dieser Syntax finden Sie z.B. unter Sender Policy Framework, (Wikipedia).

Als Hostfactory-Kunde verfügen Ihre Domain-Accounts bereits standardmässig über einen solchen TXT-Record. Dieser ist so voreingestellt, dass das Senden von Nachrichten ausschliesslich ab Hostfactory-Servern erlaubt ist, d. h. es können keine Nachrichten ab Fremdservern in Ihrem Namen versendet werden. Dieser voreingestellte SPF-Record sieht wie folgt aus:

  1. v=spf1 a:spf.hostfactory.ch -all

Hinweis:
Erklärung der obigen Notation:
v=spf1 => SPF-Version
a:spf. hostfactory.ch => Erlaubt alle unter 'spf. hostfactory.ch' befindlichen IP-Adressen der A-Records
-all => Verweigert alle anderen IP-Adressen

Wenn Sie den SPF-Record Ihrer Domain selbständig definieren oder bearbeiten möchten, können Sie dies unter
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'DNS'vornehmen.

Hinweis:
Seien Sie vorsichtig mit den hier gemachten Einstellungen, eine falsche Konfiguration (insbesondere in Verbindung mit '-all') kann mitunter dazu führen, dass Sie überhaupt keine Nachrichten mehr versenden können!

Eine zusätzliche Hilfe können Sie mit dem SPF-Wizard (Konfigurator) für den SPF heranziehen. Die gerade aktuelle Konfiguration Ihrer Domain können Sie sich mithilfe eines SPF-Checkers aufschlüsseln und erklären lassen.
Im Zweifelsfall kontaktieren Sie bitte unseren Support unter Angabe der gewünschten Konfiguration.

Ausnahmen

Eine spezielle Ausnahme bilden Nachrichten, welche an einen weiteren Empfänger weitergeleitet werden sollen. Eine Nachricht wird gesendet, und der erste Empfänger prüft die eingehende Nachricht und stellt eine Übereinstimmung der IP-Adressen fest. Die Nachricht wird also akzeptiert und von hier aus an einen zweiten Empfänger weitergeleitet. Eine so weitergeleitete Nachricht besitzt nun jedoch eine andere Sender-IP als der ursprüngliche Absender. Der zweite empfangende Mail-Server wird nun die IP des letzten Senders mit jener des ursprünglichen Senders vergleichen und eine Unstimmigkeit feststellen - die Nachricht wird somit abgelehnt und verworfen. Es gibt diverse Lösungsansätze hierzu, jedoch sind diese für einen zuverlässigen Betrieb weder genug ausgereift noch in irgendeiner Form als Standard etabliert.

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/spf/

DKIM (DomainKeys Identified Mail)

'DomainKeys Identified Mail' (DKIM) nennt sich eine weitere Methode zur Vorbeugung von Absender-Fälschungen und funktioniert ähnlich wie das SPF. Beim Senden von Mails wird im Header der Nachricht eine DKIM-Signatur hinterlegt. Die Signatur enthält hierbei Informationen zum Sender der Nachricht, der Nachricht selbst sowie zum Ort des öffentlichen Schlüssels. Der Schlüssel wird wie beim SPF als TXT-Record öffentlich hinterlegt. Wird - einfach ausgedrückt - eine Übereinstimmung mit dem öffentlichen Schlüssel festgestellt, wird die Nachricht zugestellt und ansonsten verworfen. DKIM kann zusätzlich zum SPF verwendet werden.

Das DKIM-Verfahren wird für Ihre Domain-Accounts ebenfalls standardmässig angewendet. Sie finden die Option jeweils unter
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » 'Mehr' » 'E-Mail Einstellungen'

Ausnahmen

Das DKIM-Verfahren würde theoretisch das (mit dem SPF-Record auftretenden) Problem für Weiterleitungen lösen, da die ursprüngliche Signatur nach dem Weiterleiten noch erhalten bleibt und auch mit dem ursprünglichen Sender verglichen wird. Dies wird jedoch spätestens dann obsolet, sobald die weitergeleitete Nachricht ausserhalb des Headers verändert wird, z.B. durch Antiviren-Programme, welche mit im Nachrichtentext eingefügten Fussnoten die Nachricht als virenfrei und sicher attestieren. Die so neu errechnete Signatur dieser nun modifizierten Nachricht würde von jener der ursprünglichen Nachricht abweichen, und somit abgelehnt werden.

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/dkim/

DMARC (Domain Based Message Authentication, Reporting and Conformance)

Eine Ergänzung zu den Verfahren SPF und DKIM bildet das 'Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance', kurz DMARC. Dieses Verfahren kann ergänzend eingesetzt werden und versucht die bei SPF und DKIM möglichen Authentifizierungsprobleme auszugleichen, indem es angibt, wie der prüfende Mailserver verfahren soll, im Falle einer Regelverletzung eines oder beider Verfahren.
Für einen solchen Fall kann z. B. festgelegt werden, dass die Nachricht in die Quarantäne verschoben oder aber komplett verworfen wird oder lediglich ein Report gesendet wird. Zusätzlich können Adressen zum Melden von Verstössen oder Reports angegeben werden.

Für DMARC werden die entsprechenden Kriterien ebenfalls als TXT-Record der sendenden Domain hinterlegt, welche auch hier für den Empfänger öffentlich zugänglich sind.

DMARC ist für Ihre Hostfactory-Domains nicht standardmässig erfasst, Sie können dies jedoch jederzeit selbstänidig unter
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'DNS'vornehmen.

Ein Hilfsmittel zur Erstellung Ihres DMARC-Records finden Sie z. B. mit dem DMARC Record Generator.

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/dmarc/

Nachrichten RFC-konform versenden

Idealerweise haben Sie bisher Ihre via Script versendeten Nachrichten mit UTF-8 kodiert, um die grösstmögliche Kompatibilität von Umlauten, Sonderzeichen, etc. zu gewährleisten und Fehler in deren Anzeige zu vermeiden. Hierzu wird lediglich im Header der Nachricht die Angabe

  1. Content-Type: text/plain; charset=utf-8

verwendet.

Der typische Fallstrick hierbei ist jedoch der Betreff, welcher seinerseits bereits einen Header darstellt und ausschliesslich ASCII-Zeichen annimmt und interpretiert. Alle davon abweichenden Zeichen (Umlaute, Sonderzeichen, etc.) werden als nicht leserliche Symbole und Zeichen ausgegeben.
Ein inkorrekt formatierter Betreff wird zudem vom jeweils empfangenden (oder auch bereits vom sendenden) Mailserver sehr oft als Spam taxiert und nicht akzeptiert, resp. gar nicht erst versendet.

Hinweis:
Dies betrifft auch alle übrigen Header-Felder! Wenn Sie hier unbehandelte Umlaute oder Sonderzeichen ausserhalb des ASCII-Bereichs verwenden, führt dies zum selben Fehler.

Header Prüfung

Ihr Antispam-Filter unter Ihrem Hostfactory-Account erlaubt aus Sicherheitsgründen keine ausgehenden Nachrichten mit falsch kodierten Headern, solche Nachrichten werden daher nicht ausgeliefert.
Wenn Sie solches vermeiden möchten, müssen Sie stets dafür sorgen, dass Ihre via Script versendeten Nachrichten korrekt formatiert sind.

Verfahren Sie für den Betreff Ihrer Nachrichten daher gemäss folgendem Schema:

  1. =?<Zeichensatz>?<Encodierung>?<Encodierter-Text>?=

Ein Beispiel nach obigem Schema wäre:

  1. =?utf-8?B?Dies ist ein Betreff?=

Hinweis:
Die 'Encodierung' kann mit den beiden Flags 'B' oder 'Q' angegeben werden (ohne Anführungszeichen), die angegebene Encodierung muss dann auch für den zu encodierenden Text im Betreff verwendet werden. Das 'B' steht für eine Encodierung mit 'Base64', das 'Q' steht für 'Quoted Printable' (s. auch Base64 resp. Quoted Printable).

Den folgenden Beispiel-Code können Sie z. B. für Ihre Scripts entsprechend anpassen und verwenden:

  1. $empfaenger = 'info@beispiel.com';
  2. $betreff = 'Betreff mit Non-ASCII Zeichen: ó¿¡á';
  3. $text = 'Eine ganz normale Nachricht';
  4. $headers = 'From: test@beispiel.com'."\r\n";
  5. $headers .= 'Content-Type: text/plain; charset=utf-8'."\r\n";
  6. mail($empfaenger, '=?utf-8?B?'.base64_encode($betreff).'?=', $text, $headers);

Das Schema entspricht den Richtlinien unter RFC 1342 und ist die empfohlene Methode, um Nicht-ASCII Zeichen im Betreff zu repräsentieren und beteiligte Mailserver nicht zu 'verwirren'.

Die RCF-Richtlinie 6532 besagt, dass der Betreff auch nur UTF-8 kodiert sein darf, sofern dieser korrekt (!) formatiert ist.
Voraussetzung hierzu ist jedoch die Aktivierung von 'Extended SMTP' (SMTPUTF8), welche u.a. auch das Versenden von Nachrichten an internationalisierte Adressen erlaubt (z. B. 'Pelé@beispiel.com', '测试@测试.测试', etc.). Ihr SMTP-Server unter Hostfactory unterstützt diese Methode, wird diese jedoch von der Gegenstelle nicht ebenfalls unterstützt, werden die Zeichen nach wie vor unleserlich ausgegeben!

Bad Header Count

Immer mal wieder kommt es vor, dass Nachrichten durch unsere Outbound-Protection geblockt werden, aufgrund fehlerhafter Verwendung der PHP-Mailfunktion. Ein sog. "Bad Header Count" entsteht dann, wenn ein oder mehrere Header in einer Nachricht mehrfach verwendet werden, also wenn z. B. 'From'-, 'To'-, 'Subject'- oder andere Felder für die selbe Nachricht mehrfach definiert werden. Eine solche Nachricht entspricht nicht dem weltweiten Standard und wird deshalb nicht versendet. Vermeiden Sie daher zwingend die doppelte Verwendung von Headern, da solche Nachrichten am vorgesehenen Zielort nicht ankommen werden!

Wichtig:

Notieren Sie in Ihren Nachrichten auch stets einen 'Return-Path', wenn Sie Nachrichten via PHP versenden! Dieser stellt sicher, dass im Fehlerfall ein NDR (Non-Delivery-Report) an die angegebene Adresse zurückgesendet und dieser entsprechend ausgewertet werden kann. Sie können den Return-Path im Normalfall fogendermassen anfügen:

  1. $headers = "Return-Path: ihre@mailadresse.com\r\n";

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/nachrichten-rfc-konform-versenden/

E-Mails beim vorherigen Provider abrufen

Manchmal müssen Sie Mailnachrichten bei Ihrem alten Hosting-Provider abrufen können, z.B. nach einem Provider-Wechsel.

Beispiel-Situation:

Sie haben Ihren Account gekündigt und neu bei Hostfactory.ch Ihre Webseite publiziert. Mittels bisherigem Posteingangsserver erreichen Sie aufgrund des Nameserverwechsels nun Ihren alten Mailserver nicht mehr.

1. In Ihrem Mail-Client erfassen Sie als Posteingangsserver die IP-Adresse auf welche Ihr alter Posteingangsserver auflöste. Diese erfahren Sie von Ihrem bisherigen Hostingprovider.
2. Deaktivieren Sie allfällige SSL / TLS-Optionen für den Posteingangsserver
3. Rufen Sie die Nachrichten ab
4. Erfassen Sie als Posteingangsserver wieder den von Hostfactory vorgegebenen Wert
5. Sichern Sie die Nachrichten in geeigneter Form (ins neue Mailkonto, als Backup, etc.)

Voraussetzung für dieses Vorgehen ist natürlich, dass Ihr Kündigungstermin beim alten Hostingprovider noch nicht überschritten und Ihr Account nicht bereits gelöscht oder deaktiviert ist.

Alternativ verwenden Sie den Mail-Migrator in Ihrem Kunden-Center, um das ganze Postfach vom Ihrem alten Provider abzurufen und auf Ihrem Hostfactory-Postfach zu migrieren:
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (E-Mail wählen) » 'Mehr' » 'E-Mail Migrator'
Geben Sie die erforderlichen Informationen des alten Postfachs an (IP-Adresse als Posteingang!) und starten Sie die Migration.

Tip:

Wenn Ihr Postfach mehr als 2 GB Speicher beansprucht, nehmen Sie am besten eine manuelle Migration der Nachrichten vor, da aufgrund der langen Laufzeit der Vorgang des Migrators abbrechen kann!

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/e-mails-beim-alten-hosting/

Migration Postfach

Bei einem Umzug einer Domain auf einen neuen Hostinganbieter möchte man meist auch die vorhandenen Nachrichten unter seinen Postfächern möglichst reibungslos migrieren. Diese Anleitung zeigt Ihnen anhand eines Exports / Imports mit Hilfe von Microsoft Outlook wie Sie dies vornehmen können. Beachten Sie, dass je nach Outlook-Version die Menüs und Befehle geringfügig abweichen können. Grundsätzlich können Sie allerdings jedweden Mail-Client, der die Import-/Export Funktionen unterstützt, verwenden und analog verfahren.

In dieser Anleitung werden wir die Nachrichten vom Beispiel-Postfach 'info@server41.ch' nach 'info@server44.ch' migrieren (üblicherweise wird das Postfach natürlich gleichnamig eingerichtet. Wir verwenden hier jedoch zum besseren Verständnis zwei unterschiedliche Postfächer).

Wir setzen voraus, dass beide Postfächer beim jeweiligen Provider existieren und fehlerfrei erreichbar sind.

DNS prüfen

Wenn Sie vorhaben, die Nachrichten für dieses Postfach künftig unter Ihrem Hostfactory-Webhosting abzurufen, sollten Sie die Nameserver gemäss dieser Anleitung aktualisieren und 24 Stunden warten, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Beachten Sie, dass hierdurch auch Ihre Web-Inhalte bereits unter dem neuen Hosting erreichbar werden (Ihre Webseite sollten Sie also spätestens jetzt bereits migriert haben)!

Altes Postfach abrufen

Richten Sie in Outlook das alte, zu migrierende Postfach ein, falls noch nicht vorhanden. Sofern Sie die Nameserver bereits aktualisiert haben, verwenden Sie hierbei die Verbindungsdaten für das alte Postfach gemäss dieser Anleitung (Punkte 1 - 3). Andernfalls verwenden Sie die gewohnten Verbindungsdaten Ihres bisherigen Providers.

Rufen Sie alle Nachrichten ab und stellen Sie sicher, dass Outlook das Postfach fertig aktualisiert hat.

1. Export der Daten

- Gehen Sie in Outlook nach 'Datei' » 'Öffnen und Exportieren' » 'Importieren / Exportieren'

Image: 1.png

- Wählen Sie 'In Datei exportieren'

Image: 2.png

- Wählen Sie 'Outlook-Datendatei'

Image: 3.3.png

- Wählen Sie das eingerichtete Postfach (hier im Beispiel 'info@server41.ch')

Image: 4.png

- Geben Sie einen Namen an für den Export, z. B. 'info_alt'

Hinweis:
Nehmen Sie hier ggf. Anpassungen an den Optionen vor
Image: 5.png

- Klicken Sie auf 'Fertigstellen' und ignorieren Sie die darauffolgende Meldung bezüglich Passwortschutz durch Klicken auf 'OK'. Lassen Sie hierbei die beiden Felder leer.
Ihr Postfach wird nun exportiert. Warten Sie diesen Prozess vollständig ab, dieser kann je nach Postfachgrösse und Anzahl der Nachrichten einige Zeit in Anspruch nehmen.

2. Neues Postfach einrichten

Richten Sie nun das neue Postfach ein. Sie können das alte Postfach einfach mit den neuen Verbindungsdaten versehen, sofern Sie dasselbe Protokoll verwenden (IMAP / POP3 od. Exchange). Ansonsten löschen Sie das Konto und erstellen Sie es neu, mit den gültigen Verbindungsdaten.
Für Postfächer von Hostfactory finden Sie diese stets unter
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen'

3. Import der Nachrichten

- Gehen Sie in Outlook erneut nach 'Datei' » 'Öffnen und Exportieren' » 'Importieren / Exportieren'
- Wählen Sie 'Aus anderen Programmen oder Dateien importieren'

Image: 6.png

- Wählen Sie 'Outlook-Datendatei'

Image: 9.png

- Wählen Sie die zuvor exportierte Datei

Hinweis:
Nehmen Sie hier ggf. Anpassungen an den Optionen vor
Image: 7.png

- Wählen Sie nun das ZIEL-Postfach aus, in welches die Nachrichten importiert werden sollen (hier im Beispiel 'info@server44.ch')

Image: 8.png

Warten Sie nun bis der Import vollständig abgeschlossen ist. Die anschliessend laufende Synchronisation mit dem Server wird in der Statusleiste von Outlook angezeigt und kann je nach Postfachgrösse und Anzahl der Elemente einige Zeit in Anspruch nehmen, lassen Sie diese vollständig durchlaufen!

Tip:

  • Wenn Ihre Nameserver jetzt noch auf den alten Provider zeigen, sollten Sie diese möglichst zeitnah ändern (sofern Sie künftige Nachrichten in das neue Postfach zugestellt haben möchten).
  • Sollten einige Ordner nach dem Import und der vollständig abgeschlossenen Synchronisation keine Nachrichten anzeigen (obwohl im Webmail vorhanden), verfahren Sie bitte gemäss dieser Anleitung.

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/postfach-migrieren/

Mailbox in Outlook automatisch archivieren

Im folgenden finden Sie eine Anleitung, wie Sie ältere Elemente Ihres Postfachs automatisch archivieren lassen können, um so mehr Speicher freizugeben. Die Anleitung bezieht sich auf Microsoft Outlook 2016, kann jedoch auch auf ältere Versionen analog angewendet werden. Die entsprechenden Menues oder Pfade dürften hierbei nur geringfügig abweichen.

Die AutoArchivierung erlaubt hierbei, ältere, aber noch aufzubewahrende Elemente aus dem Postfach zu entfernen, um einerseits Platz zu schaffen und andererseits ggf. die Übersicht wiederzuerlangen. Auf die archivierten Elemente können Sie hierbei jederzeit wieder zugreifen.

Unter 'Datei' » 'Optionen' » 'Erweitert' » 'Einstellungen für AutoArchivierung' können sie das Verhalten der AutoArchivierung steuern. Diese bezieht sich nicht nur auf alte E-Mails, sondern auch auf andere Elemente, wie z.B. Termine, Besprechungsanfragen, etc. aus.

Image: ol_archiv_1.png

Erklärung

1. Hiermit wird die AutoArchivierung aktiviert sowie definiert, in welchen Intervallen diese ausgeführt werden soll.
2. Geben Sie an, ob die AutoArchivierung jeweils vor der Ausführung bestätigt werden soll.
3. Geben Sie an, ob abgelaufene Elemente gelöscht oder beibehalten werden sollen.
4. Aktivieren Sie die Option, um die weiteren Einstellungen zu aktivieren und um von den Standardwerten abweichende Angaben für Alter der Elemente, Archivort, etc. festzulegen.
5. Hiermit wird der Archivordner nach der Ausführung neu in Ihrer Ordnerliste in Outlook angezeigt.
6. Geben Sie das Alter der Elemente an, ab welchem diese archiviert werden sollen.
7. Geben Sie an, ob die Elemente archiviert oder gelöscht werden sollen, sowie bei Bedarf einen abweichenden Speicherort.
8. Wenden Sie die obigen Einstellungen auf alle Ordner in Outlook an.

Weiterführende Details zu den obigen Einstellungen, wie z.B. Standardwerte, Elemente, etc., finden Sie unter der Microsoft Support Seite

Hinweis:
In manchen Fällen oder bei älteren Outlook-Versionen werden die Einstellungen hier nur für die Standard-Ordner Ihres Postfachs übernommen. Wenn Sie eigene Ordner erstellt haben, müssen Sie die AutoArchivierung via Rechtsklick und 'Eigenschaften' für jeden Ordner überprüfen und ggf. die Standardarchivierung aktivieren.

Extras

Nebst den globalen Einstellungen können Sie die AutoArchivierung auch für einzelne Ordner wie z.B. dem Posteingang konfigurieren, diese haben hierbei Vorrang gegenüber den Einstellungen unter 'Optionen' und wirken sich zudem nur auf E-Mail-Elemente aus.

Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf den zu konfigurierenden Ordner und wählen Sie "Eigenschaften". Im Folgefenster wählen Sie den Reiter "AutoArchivierung" und aktivieren die Option "Für diesen Ordner folgende Einstellungen verwenden". Nehmen Sie nun Ihre gewünschten Einstellungen vor, diese werden bei der nächsten AutoArchivierung berücksichtigt.

Image: ol_archiv_2.png

Einmalige Ausführung

Um die AutoArchivierung einmalig und unmittelbar auszuführen, rufen Sie das Fenster "Archivieren" unter 'Datei' » 'Tools' » 'Alte Elemente bereinigen' auf:

Image: ol_archiv_3.png

Hierbei können Sie wählen, ob die AutoArchivierung gemäss all Ihren Einstellungen oder individuell vorgenommen werden soll. Im letzteren Fall legen Sie unten die zu verwendenden Optionen fest.

Zugriff auf archivierte Daten

Sie können sich beliebige Archive in Ihrem Outlook anzeigen lassen. Diese verhalten sich hierbei wie gewöhnliche Ordner oder Postfächer.

Unter 'Datei' » 'Öffnen und Exportieren' » 'Outlook-Datendatei öffnen' wählen Sie Ihr gewünschtes Archiv aus, dieses wird anschliessend in der Ordnerliste angezeigt.
Um das Archiv wieder auszublenden, klicken Sie mit Rechts auf das Archiv und wählen 'Archiv schliessen':

Image: ol_archiv_4.png

Archivierte Elemente wiederherstellen

Einmal archivierte Elemente lassen sich auch wieder an ihren Ursprungsort wiederherstellen. Da es sich bei den Archiven um gewöhnliche .pst-Dateien handelt, können Sie diese in das gewünschte Postfach importieren. Folgen Sie hierzu der Anleitung unter Migration Postfach, ab Punkt 3 ('Import der Nachrichten') und verwenden Sie Ihre Archivdatei als Datendatei.
Beachten Sie, dass die AutoArchivierung die Elemente mehrerer archivierter Postfächer in ein einzelnes Archiv zusammenführt, ggf. müssen Sie bei der Wiederherstellung entscheiden, in welches Postfach diese wiederhergestellt werden sollen.

Zu beachten

Die AutoArchivierung greift nicht unbedingt auf alle erwarteten Elemente.
Beispielsweise werden Elemente nicht berücksichtigt, wenn für diese die Option "Keine Archivierung dieses Elements" aktiviert ist. Diese Option findet sich unter 'Datei' » 'Eigenschaften' nachdem Sie das Element geöffnet haben.

Auch hängt es davon ab, um welche Art Element es sich handelt, da diese standardmässig unterschiedliche Kriterien haben, anhand welcher die Archivierung durchgeführt wird oder nicht.

Das Hauptkriterium ist das Datum. Dieses richtet sich z.B. bei Nachrichten nicht nach dem Empfangsdatum, sondern nach dem letzten Änderungsdatum. Dieses wird ersichtlich, wenn Sie die Spaltenauswahl für die Ansicht anpassen und die Spalte "Geändert" hinzufügen. Das Änderungsdatum wird beeinflusst durch z.B. das Lesen, Beantworten, Weiterleiten, Bearbeiten, Importieren, etc. von Nachrichten.

Auch wird eine bereits volle Mailbox die AutoArchivierung verhindern und wahrscheinlich mit einem Fehler enden. Löschen Sie hierzu vorgängig Nachrichten, die Sie nicht mehr benötigen und starten Sie anschliessend die AutoArchivierung erneut.

Beachten Sie auch, dass die AutoArchivierung einige Zeit in Anspruch nehmen kann, je nach Grösse Ihres Postfachs und der Anzahl der zu archivierenden Elemente.

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/mailbox-automatisch-archivieren/

Mailbox Quota

Die sog. Mailbox-Quota definiert die Ihnen zur Verfügung stehende Menge an Speicherplatz, die Sie für Ihre Mail-Postfächer verwenden können. Eine Mailbox-Quota von z.B. 5GB bedeutet, dass jede Ihrer Mailboxen 5GB Speicherplatz belegen kann, solange die Summe aller Daten inklusive Mails in Ihrem Hosting den bestellten Gesamtspeicherplatz nicht überschreitet.

Die Standard-Quota für Mailboxen bläuft sich auf 100 MB je Postfach.
Wenn Sie mehr Speicher für Ihr Postfach benötigen, führen Sie unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » 'Mehr' » 'Produkt upgraden' Ihr gewünschtes Upgrade durch und weisen dem Postfach die gewünschte neue Quota unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » 'Aktion' » 'Bearbeiten' zu, indem Sie vorgängig die Option 'Maximal Quota verwenden' bei Bedarf deaktivieren.

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/mailbox-quota/

Mail-Server von Drittanbietern verwenden

Wenn Ihr Script versucht lokal Nachrichten zu versenden und Ihre Domain jedoch von Hostfactory abweichende MX-Records verwendet, müssen Sie den lokalen Maildienst deaktvieren, um sicherzustellen, dass Nachrichten am vorgesehenen Zielserver ausgestellt werden.

Die Deaktivierung des lokalen Maildienstes für Ihre Domain können Sie unter
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » 'Mehr' » 'E-Mail-Einstellungen' » 'Mailservice'
vornehmen.

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/e-mail-via-fremdserver/

Korrekte DNS-Records für Hostfactory-Mailserver

Für die Sicherstellung des reibungslosen Mailverkehrs via Ihrem Hostfactory Mailserver müssen folgende DNS-Records korrekt definiert sein:

MX-Records

  1. @ IN MX 10 mx1.hostfactory.ch.
  2. @ IN MX 20 mx2.hostfactory.swiss.
  3. @ IN MX 30 mx3.hostfactory.ch.
  4. @ IN MX 40 mx4.hostfactory.swiss.

A-Records

  1. mail IN A <IP-Adresse>

Die MX-Records können Sie wie oben angezeigt übernehmen. Falls Sie andere MX-Records erfasst haben, müssen Sie diese restlos ersetzen!
Der A-Record muss die korrekte IP-Adresse Ihres Mailservers enthalten, in der Standardkonfiguration wird dieser automatisch gesetzt. Falls der Record nicht mehr angezeigt wird, finden Sie die einzutragende IP-Adresse jeweils gleichenorts, unter
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'DNS' » 'Zone-Info' » 'Server IP'
Beachten Sie, dass auch ein aktivierter Maildienst für die Domain erforderlich ist:
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » 'Mehr' » 'E-Mail Einstellungen'

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/hostfactory-mailserver-dns/

Exchange Online einrichten

Hostfactory bietet 'Exchange Online' als Microsoft Partner an. Nach Ihrer Bestellung wird Ihre gewünschte Domain im Microsoft-Portal für Sie eingerichtet.

Sofern die DNS-Einstellungen für Ihre Domain unter Ihrem Hostfactory-Konto verwaltet werden, nehmen wir die Validierung derselben ohne Ihr weiteres Zutun vor und liefern Ihnen anschliessend Ihr neues Exchange-Konto soweit als möglich vorbereitet aus. Anschliessend können Sie selbständig Postfächer erfassen und zur Inbetriebnahme den MX- und die weiteren Records anpassen.
Andernfalls werden Sie vor der Auslieferung entsprechend kontaktiert, zwecks Erfassung eines TXT-Records zur Validierung Ihrer Domain.

Sobald die Validierung abgeschlossen ist, nehmen Sie die neuen Postfächer in Betrieb, indem Sie die DNS-Informationen gemäss Microsoft für Ihre Domain erfassen:

  1. @ 3600 IN MX 0 <xxx>.mail.protection.outlook.com.
  2. autodiscover 3600 IN CNAME autodiscover.outlook.com.
  3. sip 3600 IN CNAME sipdir.online.lync.com.
  4. lyncdiscover 3600 IN CNAME webdir.online.lync.com.
  5. enterpriseregistration 3600 IN CNAME enterpriseregistration.windows.net.
  6. enterpriseenrollment 3600 IN CNAME enterpriseenrollment.manage.microsoft.com.
  7. @ 3600 IN TXT "v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all"
  8. _sip._tls.<IhreDomain.ch>. 3600 IN SRV 100 1 443 sipdir.online.lync.com.
  9. _sipfederationtls._tcp.<IhreDomain.ch>. 3600 IN SRV 100 1 5061 sipfed.online.lync.com.

Hinweis:
Bereits bestehende, gleichnamige Records müssen hierbei durch die obigen Records ersetzt werden (MX, SPF, Autodiscover, etc.).
Die Platzhalter in rot ersetzen Sie bitte durch Ihre erfasste Domain.
Der korrekte Wert für den MX ("<xxx>") wird jeweils individuell durch Microsoft erstellt.
Fragen Sie hierfür unseren Support an, damit Ihnen dieser zugestellt wird.

Sollte die Domain unter Hostfactory verwaltet werden oder ein entsprechender Domain-Account für diese eingerichtet sein, können Sie anstelle einfach das dafür vorgesehene DNS-Template übernehmen:
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'DNS' » 'Mehr' » 'DNS-Templates' » 'Microsoft Office 365' resp.
my.hostfactory.ch » 'Domains' » (Domain wählen) » 'DNS verwalten' » 'Mehr' » 'DNS-Templates' » 'Microsoft Office 365'

Die korrekten Einträge werden hierbei automatisch erfasst sowie alle obsoleten Einträge entfernt.

Hinweis:
Sollte sich das Konto in Ihrem Outlook nicht korrekt einrichten lassen oder nach einer Migration ins Exchange-Postfach dieses leere Ordner oder fehlende Nachrichten aufweist, prüfen Sie bitte gemäss den Artikeln Exchange-Konto lässt sich nicht einrichten resp. Mein Exchange-Postfach zeigt leere Ordner

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/exchange-online-einrichten/

Antispam-Filter Konfiguration

Antispam Vorstufe

Ihr Mailserver verfügt für alle unsere Virtual Shared Hosting-Angebote über eine Antispam Vorstufe, welche bereits auf SMTP-Ebene greift. Noch bevor die eigentliche eingehende Nachricht näher untersucht wird, werden bereits hier anhand verschiedener Kriterien Filter angewendet und ca. 95% der Spamnachrichten ausgesondert. Die eingesetzten Filter prüfen vorgängig das Sendeverhalten sowie die Reputation des Absenders, z.B. mittels Greylisting, SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail), BATV (Bounce Address Tag Validation), Absender Verifizierung, IP-Analyse, Flood Protection, Wörterbuch- und Harvestingschutz, Blacklisting und weitere. Erst danach wird die eigentliche Nachricht auf möglichen unerwünschten Inhalt geprüft.

Sie verfügen hierzu in Ihrem Kunden-Center über einen umfangreichen Antispam-Filter. Sie erreichen diesen jeweils unter
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » 'Mehr' » 'Spamfilter'
Alle folgenden Einstellungen gelten jeweils über die gesamte Domain.

Schwellenwert

Image: af_schwellenwert.png

Der Schwellenwert gibt an, wie 'streng' der Antispam-Filter mit eingehenden Nachrichten umgehen soll. Mit anderen Worten, wenn Sie zu viele Spam-Nachrichten erhalten, können Sie die Prüfung der Nachrichten mit diesem Wert restriktiver gestalten, indem Sie diesen verkleinern. Die Werte reichen von 1 bis 100, wobei 1 die stärkstmögliche Einstellung und 100 die schwächste ist .
Gehen Sie vorsichtig mit diesem Wert um, eine zu starke Einschränkung (Werte von 1 bis 5) kann dazu führen, dass Nachrichten fälschlicherweise als Spam identifiziert werden (False Positives). Immer wenn Sie diesen Wert verändern, sollten Sie anschliessend eine zeitlang Ihren Mailverkehr im Auge behalten und beobachten wie sich das Spamaufkommen verhält. Nehmen Sie anschliessend ggf. noch weitere Anpassungen vor und wiederholen Sie obiges Vorgehen.

Quarantäne

Image: af_quarantäne.png

Für Ihre Mailboxen verfügen Sie über eine Quarantäne, welche jeweils als sicherer Container für als Spam erkannte Nachrichten fungiert. Die Spam-Nachrichten werden hierbei nicht mehr in Ihr Postfach ausgeliefert, sondern enden direkt in der Quarantäne, um Ihr Postfach möglichst sauber zu halten. Welche Nachrichten hierbei in die Quarantäne verschoben werden, können Sie mit obigem Schwellenwert weitgehend steuern.
Sie erreichen die Quarantäne via Ihrem Kunden-Center, unter
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Mehr' » 'E-Mail Quarantäne' Die hier befindlichen Nachrichten können Sie bei Bedarf nachträglich in Ihr Postfach zustellen.

Die Quarantäne ist standardmässig deaktiviert, die Spam-Nachrichten werden demnach stattdessen in Ihr Postfach in den Ordner 'Junk' oder 'Spam' ausgeliefert und erhalten zusätzlich den Vermerk "[SPAM]" im Betreff. Unter den Spamfilter-Einstellungen weiter oben (s. 'Antispam Vorstufe') können Sie die Quarantäne bei Bedarf aktivieren.

Hinweis:
Aktivieren Sie in jedem Fall die Quarantäne, wenn Ihre Postfächer auf weitere Adressen weiterleiten! Dies verhindert, dass als Spam erkannte Nachrichten ebenfalls weitergeleitet werden.

Blacklist / Whitelist

Image: af_blacklist.png

Gleichenorts finden Sie weiterhin eine konfigurierbare Black- / Whitelist, mit welcher Sie definieren können, welche Absender immer geblockt oder immer zugelassen werden sollen.

Für einen neuen Eintrag klicken Sie auf 'Erstellen' und geben den Absender an sowie ob dieser für die Whitelist oder die Blacklist bestimmt ist. Für den Absender können Sie auch Wildcards verwenden, der Stern (*) wird hierbei als Platzhalter angesehen. Um also eine komplette Domain von der Zustellung ausschliessen, können Sie z.B. '*@domainname.com' in der Blacklist erfassen. Sämtliche eingehenden Nachrichten dieser Domain würden hierbei immer abgewiesen werden, unabhängig vom Lokalteil der Adresse (Abschnitt vor dem @-Zeichen).

Blockierte Anhänge

Image: af_block.png

Sie verfügen hier auch über die Möglichkeit, Anhänge mit bestimmten Dateiendungen auszuschliessen. Eine Nachricht, welche eine solche Datei enthält wird hierbei immer als Spam betrachtet und auch entsprechend behandelt, also entweder in Quarantäne verschoben oder mit dem Betreff "[SPAM]" versehen.

Eine Liste potentiell gefährlicher oder unerwünschter Dateiendungen wird bereits standardmässig beim Erstellen eines Domain-Accounts hier eingetragen und gilt für die gesamte Domain.

E-Mail Logs

Unter dem jeweiligen Postfach können Sie die Logs Ihres gesamten eingehenden Mailverkehrs tageweise einsehen. Die Einträge beinhalten nebst genauem Zeitpunkt auch Informationen zur Zustellung resp. Ablehnung einer Nachricht, sowie dem Grund für die Ablehnung oder Markierung als Spam.
Sie finden die Logs jeweils unter
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Mehr' » 'E-Mail Logs'

Link zu diesem Artikel: https://support.hostfactory.ch/artikel/antispamfilter/