Nachfolgend finden Sie Links zu Anleitungen für die Einrichtung von Hostfactory E-Mail für alle gängingen Mailclients und (Mobile-)Geräte.

IPhone/IPad

iPhone / iPad
iPhone / iPad automatisch einrichten

Outlook

Outlook Desktop App
Outlook Mobile App

Apple Mailprogramm

Apple Mail
Apple Mail automatisch einrichten

Android

Android-Mail

Windows Mail Clients

Windows Live Mail
Windows 10 Mail App

Thunderbird

Thunderbird einrichten

Sollte Ihnen in Ihrem Mailclient (z.B. Outlook) folgende Sicherheitswarnung angezeigt werden, können Sie wie in diesem Artikel beschrieben vorgehen, um das Problem zu lösen:

Wenn Sie diese Warnung erhalten, wurden die Posteingangs / Postausgangsserver falsch konfiguriert. - Die Warnung erscheint jeweils dann, wenn das zugrundeliegende SSL-Zertifikat für den von Ihnen genutzten Mailserver erneuert wurde (einmal pro Jahr) und Sie zu einem früheren Zeitpunkt eine entsprechende Ausnahme für das ersetzte Zertifikat festgelegt hatten.

Die korrekterweise zu verwendenden Verbindungs-Einstellungen finden Sie via

my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domainaccount wählen) » 'E-Mail' » (Mailbox wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen'

Sie können auf der in Ihrem Mailclient angezeigten Warnung auch "Zertifikat anzeigen..." wählen, dieses überprüfen und dann ggf. mit "ja" als Ausnahme bestätigen. Bei diesem Vorgehen haben Sie allerdings bei einer erneuten Verlängerung des Zertifikats in spätestens einem Jahr wieder genau das selbe Problem.

Um das Problem also dauerhaft zu lösen, empfehlen wir Ihnen, idealerweise die Adressen für den Posteingangs- und den Postausgangsserver in Ihrem Mailclient wie oben beschrieben zu korrigieren.

Sollten Sie ein veraltetes Betriebsystem (z.B Windows 7, End-of-Life seit 14.01.2020 oder Mac OS X, End-of-Life seit Dez. 2018) oder einen veralteten Mailclient (z.B. Outlook 2010, End-of-Life seit 13.10.2020) verwenden, erhalten Sie möglicherweise ebenfalls Fehlermeldungen beim Senden oder Empfangen von Nachrichten. Dies rührt daher, dass diese veralteten Produkte die heutigen, sicheren Verschlüsselungsmethoden nicht unterstützen.

Wir empfehlen Ihnen die genutzten Produkte auf heutige Versionen zu aktualisieren!

Alternativ besteht weiterhin die Möglichkeit, eine unverschlüsselte Verbindung zu verwenden, was wir aber grundsätzlich nicht empfehlen. Ebenfalls können sie ihre Mailbox via https://webmail.hostfactory.ch bewirtschaften.

Tip:

Wenn Sie Ihre Mailbox in Outlook für Windows verwalten, nehmen Sie diese Korrektur bitte via Systemsteuerung vor.

Als Inhaber einer Mailbox welche bei hostfactory.ch verwaltet wird haben Sie die Möglichkeit, im Mailadmin eine alternative E-Mail-Adresse und Mobiltelefonnummer für das Zurücksetzen des Mailbox Passwortes zu hinterlegen. Wie Sie sich im Mailadmin einloggen können erklären wir Ihnen hier.

Sobald Sie diese Informationen speichern, wird die hinterlegte E-Mail-Adresse bei Änderungen des Passwortes oder der Weiterleitungen informiert. Die Mobiltelefonnummer kann im Notfall für das Zurücksetzen des Passwortes verwendet werden.

Als Mail-User, sprich als Inhaber einer E-Mail-Adresse, welche bei hostfactory.ch verwaltet wird, haben Sie die Möglichkeit im Mailadmin weitere Einstellungen (Passwort-Management / Weiterleitung / Autoresponder / Quarantäne) für Ihre Mailbox zu definieren. Als Login-Informationen verwenden Sie die entsprechende E-Mail-Adresse und das Mailbox-Passwort.

Falls das Mailbox-Passwort nicht mehr bekannt ist, aber die Mailbox noch irgendwo eingerichtet ist, kann eine Rücksetzung über die Option "Passwort vergessen?" mit dieser E-Mail-Adresse versucht werden. Als Ihnaber des Webhostings können Sie das Passwort der Mailbox direkt via my.hostfactory » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Mehr' » 'bearbeiten' zurücksetzen oder je nach Einstellungen sogar anzeigen lassen. Um zu verhindern, dass Sie sich aus der Mailbox "ausschliessen" können Sie eine alternative E-Mail-Adresse und Mobiltelefonnummer für das Zurücksetzen des Mailbox Passwortes hinterlegen. Wie Sie dies erledigen können, erklären wir Ihnen hier.

Als Inhaber einer Mailbox welche bei hostfactory.ch verwaltet wird haben Sie die Möglichkeit, im Mailadmin Passworteinstellungen zu definieren.

Wir bieten Ihnen hierzu folgende drei Optionen:

• Passwort nicht wiederherstellbar speichern
• Passwort für den Mailbox-Benutzer einsehbar speichern
• Passwort für den Administrator und Mailbox-Benutzer einsehbar speichern

Sollten Sie oder der Administrator die Variante "Passwort für den Administrator und Mailbox-Benutzer einsehbar speichern" wählen, erhalten Sie eine entsprechende Warnung im Mailadmin um Ihre Privatsphäre und Daten zu schützen.

Im Mailadmin haben Sie als Inhaber einer Mailbox welche bei hostfactory.ch verwaltet wird die Möglichkeit, einen Autoresponder zu erstellen. Wie Sie sich im Mailadmin einloggen können erklären wir Ihnen hier.

Als erstes müssen Sie den Autoresponder aktivieren. Anschliessend können Sie ein Datum definieren, bis wann dieser aktiv sein soll. Sie können eine Nachricht erstellen und nach belieben auch eine Weiterleitung einrichten. Sobald Sie diese Informationen speichern ist der Autoresponder aktiv bis zum angegebenen Datum, am Folgetag wird dieser automatisch deaktiviert. Bitte beachten Sie, dass in aller Regel bei aktivem Autoresponder je Absender nur eine automatische Antwort pro Tag versendet wird. (Beispiel: max@muster.ch sendet Ihnen während Ihrer Abwesenheit vom 27.10.2023 drei E-Mails, dann erhält er die automatische Antwort nur bei seiner ersten Nachricht an Sie.) Falls Sie den Autoresponder testen möchten gilt zu beachten, dass Sie nicht die eigene, gleiche E-Mail-Adresse verwenden können. Dazu muss eine alternative E-Mail-Adresse verwendet werden.

Sie können für Ihre Mailbox welche bei hostfactory.ch verwaltet wird eine Weiterleitung im Mailadmin einrichten.
Wie Sie sich im Mailadmin einloggen können erklären wir Ihnen hier.

Als erstes müssen Sie die Weiterleitung aktivieren. Anschliessend geben Sie die gewünschten E-Mails-Adressen an, an welche die eingehenden E-Mails Ihres Postfachs weitergeleitet werden sollen. Wenn Sie mehrere Weiterleitungen einrichten möchten, verwenden Sie bitte für jede E-Mail-Adresse eine neue Zeile.

Sobald Sie diese Informationen speichern ist die Weiterleitung aktiv, bis Sie die E-Mail-Adresse aus der Liste löschen oder Weiterleitungen deaktivieren.

Bitte beachten Sie, dass aus Gründen von Spam/Anti Spam und um einen reibungslosen Mailverkehr aufrecht zu erhalten, möglichst auf Weiterleitungen verzicht und stets die original Mailbox direkt bewirtschaftet werden sollte.

Sollten Sie eine E-Mail in Ihrer Mailbox welche Sie bei hostfactory.ch verwalten vermissen empfiehlt es sich, nach dem Spam Ordner ebenfalls in der Quarantäne danach zu suchen. Sie können diese Quarantäne im Mailadmin einsehen. Wie Sie sich im Mailadmin einloggen können erklären wir Ihnen hier.

Nachrichten, welche unser Spamfilter aufgrund Ihrer Einstellungen (weitere Informationen dazu finden Sie im FAQ Antispam-Filter Konfiguration) als verdächtig eingestuft hat, werden in der Quarantäne zurückbehalten. Bei Bedarf, also im Falle eines solchen False-Positives können diese Nachrichten per Wiederherstellen-Button zur Auslieferung in die entsprechende Mailbox angefordert werden.

Hinweis:
Sie können Ihr Apple-Mail Account automatisch auf Ihrem System einrichten. Besuchen Sie dazu einfach www.hostfactory.ch/osx/ auf ihrem Mac und installieren Sie das von uns erstellte Profil.

Einrichtung

1. Starten Sie via Icon in der Dock-Leiste Ihr Apple Mail und wählen Sie danach 'Anderer Mail-Account' und 'Fortfahren'.
2. Geben Sie das einzurichtende Postfach sowie das zugehörige Passwort ein

Hinweis:
Sämtliche relevanten Daten finden Sie im Kunden-Center, unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen'

3. Anschliessend gelangen Sie zur Eingabemaske für die übrigen Daten. Geben Sie hier den Accounttyp an (vorzugsweise 'IMAP') sowie den Posteingangs- wie auch Postausgangsserver an.
4. Um die korrekten Ports zu erfassen, deaktivieren Sie für Posteingang und Postausgang unter'Mail' » 'Einstellungen' » 'Servereinstellungen'das Häkchen für die automatischen Verbindungseinstellungen und tragen die Werte gemäss Anzeige in Ihrem Kunden-Center ein. Die Angaben des Postausgangs können Sie hierbei gleich im eingetragenen Postausgangsserver global vornehmen, wie im Video unten angezeigt.

Das Postfach müsste danach bereits korrekt erfasst sein und sowohl senden als auch empfangen können.

Untenstehend finden Sie eine Videoanleitung, die die einzelnen Schritte nochmals verdeutlicht.

Sie können für all Ihre Apple-Geräte ein Postfach automatisch einrichten lassen, indem Sie ganz einfach unseren Apple-Konfigurator aufrufen. Die Einrichtung wird hierbei vollständig automatisch vorgenommen, Sie brauchen diese lediglich zu bestätigen.

1. Rufen Sie auf Ihrem Apple-Gerät die Seite www.hostfactory.ch/osx auf
2. Geben Sie auf der Seite das einzurichtende Postfach sowie eine Beschreibung und das zugehörige Passwort zum Postfach ein. Ihre Daten werden hierbei verschlüsselt übertragen. Die zugehörigen Daten finden Sie jeweils unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen' Mit Klick auf 'Profil herunterladen' wird dieses auf Ihrem Gerät installiert.

3. Prüfen Sie ob die Angaben des Profils korrekt sind und bestätigen Sie die Installation auf Ihrem Gerät indem Sie auf 'Installieren' klicken
4. Starten Sie Apple Mail und prüfen Sie ob der Account korrekt installiert wurde

Das Postfach ist nun fertig eingerichtet. Sie können dieses gleich testen, möglichst mit einer externen, unabhängigen Mailadresse.

1. Schritt

Um mit der Einrichtung Ihres E-Mail-Kontos zu beginnen, tippen Sie auf das Icon 'Einstellungen'.

2. Schritt

Tippen Sie nun auf den Menupunkt 'Konten'.

3. Schritt

Hier tippen Sie auf den Menupunkt 'Konto hinzufügen'.

4. Schritt

Tippen Sie auf die Option 'IMAP' oder 'POP3'.

5. Schritt

Geben Sie nun die gewünschte E-Mail-Adresse ein.

6. Schritt

Geben Sie nun das entsprechende E-Mail-Passwort ein.

7. Schritt

Geben Sie Ihren Posteingangsserver sowie Ihren Benutzernamen (gleichlautend mit Ihrer E-Mail-Adresse) und Ihr Passwort an.

Hinweis:
Die genauen Bezeichnungen des Servers, Ports usw. finden sie unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen'

8. Schritt

Geben Sie Ihren Postausgangsserver sowie Ihren Benutzernamen (gleichlautend mit Ihrer E-Mail-Adresse) und Ihr Passwort an.

9. Schritt

Die nun folgenden Einstellungen sind abhängig von Ihren persönlichen Vorlieben.

10 Schritt

Abschliessend können Sie Ihr Konto noch mit einem beliebigem Namen beschriften.

1. Schritt

Als Erstes starten Sie Mozilla Thunderbird. Wenn Sie noch kein Konto eingerichtet haben, erscheint direkt am Anfang der Einrichtungs-Assistent.

Sollte dieser nicht erscheinen, klicken Sie auf 'E-Mail' in der Übersicht, dann auf 'Überspringen und meine existierende E-Mail-Adresse verwenden'.

2. Schritt

Im Konto-Einrichtungs-Assistent geben Sie Ihren gewünschten Anzeigenamen sowie ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort an.

Anschliessend klicken Sie auf den Button 'Weiter'.

3. Schritt

Thunderbird versucht nun die passende Konfiguration für Ihr E-Mail-Konto zu finden. Warten Sie einen Moment, bis Thunderbird diesen Vorgang abgeschlossen hat.

In der Regel müssten bereits alle Angaben korrekt abgerufen werden.
Sollte dies nicht der Fall sein, öffnen Sie die Einstellungen mit dem Button 'Manuell bearbeiten', ansonsten klicken Sie auf 'Fertig'.

Hinweis:
Unter 'Manuell bearbeiten' geben Sie die korrekten Informationen ein, gemäss my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen' und klicken Sie auf 'Erneut testen', danach auf 'Fertig'.

Abschluss

Ihr Thunderbird E-Mail-Konto ist nun erfolgreich und komplett eingerichtet.

Antispam Vorstufe

Ihr Mailserver verfügt über eine Antispam Vorstufe, welche bereits auf SMTP-Ebene greift. Noch bevor die eigentliche eingehende Nachricht näher untersucht wird, werden bereits hier anhand verschiedener Kriterien Filter angewendet und ca. 95% der Spamnachrichten ausgesondert. Die eingesetzten Filter prüfen vorgängig das Sendeverhalten sowie die Reputation des Absenders, z.B. mittels Greylisting, SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail), BATV (Bounce Address Tag Validation), Absender Verifizierung, IP-Analyse, Flood Protection, Wörterbuch- und Harvestingschutz, Blacklisting und weitere. Erst danach wird die eigentliche Nachricht auf möglichen unerwünschten Inhalt geprüft.

Die Verwaltung des Spam-Filters sowie der Quarantäne erreichen Sie in Ihrem Kunden-Center jeweils unter
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » 'Mehr' » 'Spamfilter'
Alle folgenden Einstellungen gelten jeweils über die gesamte Domain.

Spam-/Quarantäne Schwellenwert

Der Spam-Schwellenwert gibt grundsätzlich für alle ankommenden Nachrichten an, ab welchem Wert diese als Spam behandelt werden sollen. Alle Nachrichten, die diesen Wert überschreiten, werden mit "[SPAM]" getaggt und in Ihren Spam-Ordner ausgeliefert. Wenn Sie in Ihrem Posteingang immer noch zu viele Spam-Nachrichten erhalten, können Sie den Wert restriktiver einstellen, indem Sie diesen verkleinern. Die Werte reichen von 1 bis 100, wobei 1 die stärkstmögliche Einstellung und 100 die schwächste ist .
Nachrichten, die zusätzlich zum Spam-Schwellenwert auch den Quarantäne-Schwellenwert überschreiten, werden nicht mehr zugestellt. Diese sind als Spam klassifiziert und werden nur noch in der Quarantäne gehalten.

Ein Beispiel:

1. Spam-Wert: 60
2. Quarantäne-Wert: 80

• Alle Nachrichten mit Spam-Wert kleiner als 60 werden in Ihren Posteingang zugestellt.
• Alle Nachrichten mit Spam-Wert ab 60 und kleiner als 80 werden mit "[SPAM]" markiert in Ihren Spam-Ordner zugestellt.
• Alle Nachrichten mit Quarantäne-Wert ab 80 werden nicht mehr zugestellt und nur in die Quarantäne geleitet.

Quarantäne

Die Quarantäne fungiert jeweils als sicherer Container für als Spam erkannte Nachrichten. Die Spam-Nachrichten werden hierbei nicht mehr in Ihr Postfach ausgeliefert, sondern enden direkt in der Quarantäne, um Ihr Postfach möglichst sauber zu halten. Welche Nachrichten hierbei in die Quarantäne verschoben werden, können Sie mit obigem Schwellenwert weitgehend steuern.
Sie erreichen die Quarantäne via Ihrem Kunden-Center, unter
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Mehr' » 'E-Mail Quarantäne' Die hier befindlichen Nachrichten können Sie bei Bedarf nachträglich in Ihr Postfach zustellen.

Blacklist / Whitelist

Gleichenorts finden Sie weiterhin eine konfigurierbare Black- / Whitelist, mit welcher Sie definieren können, welche Absender immer geblockt oder immer zugelassen werden sollen.

Für einen neuen Eintrag klicken Sie auf 'Erstellen' und geben den Absender an sowie ob dieser für die Whitelist oder die Blacklist bestimmt ist. Für den Absender können Sie auch Wildcards verwenden, der Stern (*) wird hierbei als Platzhalter angesehen. Um eine komplette Domain von der Zustellung auszuschliessen, können Sie 'domainname.com' in der Blacklist erfassen. Sämtliche eingehenden Nachrichten dieser Domain würden hierbei immer abgewiesen werden.

Blockierte Anhänge

Sie verfügen hier auch über die Möglichkeit, Anhänge mit bestimmten Dateiendungen auszuschliessen. Eine Nachricht, welche eine solche Datei enthält wird hierbei immer als Spam betrachtet und auch entsprechend behandelt, also entweder in Quarantäne verschoben oder mit dem Betreff "[SPAM]" versehen.

Eine Liste potentiell gefährlicher oder unerwünschter Dateiendungen wird bereits standardmässig beim Erstellen eines Domain-Accounts hier eingetragen und gilt für die gesamte Domain.

E-Mail Logs

Unter dem jeweiligen Postfach können Sie die Logs Ihres gesamten eingehenden Mailverkehrs tageweise einsehen. Die Einträge beinhalten nebst genauem Zeitpunkt auch Informationen zur Zustellung resp. Ablehnung einer Nachricht, sowie dem Grund für die Ablehnung oder Markierung als Spam.
Sie finden die Logs jeweils unter
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Mehr' » 'E-Mail Logs'

1. Schritt

Öffnen Sie zum einrichten eines neuen E-Mail-Accounts Microsoft Windows Live-Mail und legen Sie ein neues Konto an.

2. Schritt

Wählen Sie nun die Option "Hinzufügen"

3. Schritt

Erstellen Sie nun ein "E-Mail Konto".

4. Schritt

Das nächste Fenster füllen Sie bitte vollständig aus inkl. einem frei wählbarem "Anzeigenamen".

5. Schritt

Im nächsten Schritt konfigurieren Sie nun die Servereinstellungen. Genaue angaben wie z.B. die Posteingangs/Postausgangsserver finden Sie unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen'

6. Schritt

Nun können Sie die Konfiguration entsprechend abschliessen.

1. Schritt

Starten Sie Mail App und wählen Sie 'Konto hinzufügen'.

2. Schritt

Scrollen Sie nach unten und wählen Sie 'Erweitertes Setup'.

3. Schritt

Wählen Sie nun 'Internet E-Mail'.

4. Schritt

Geben Sie hier alle erforderlichen Werte ein gemäss der Anzeige in Ihrem Kunden-Center:
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen'

Hinweis:
Sie können den E-Mail Account automatisch auf Ihrem IPhone einrichten. Besuchen Sie dazu einfach www.hostfactory.ch/osx/ auf ihrem IPhone und installieren Sie das von uns erstellte Profil.

1. Schritt

Um mit der Einrichtung Ihres E-Mail-Kontos zu beginnen, tippen Sie auf das Icon 'Einstellungen'.

2. Schritt

Ihre E-Mail Einstellungen finden Sie unter dem Menupunkt 'Passwörter & Accounts'. Tippen Sie darauf.

3. Schritt

Hier tippen Sie auf den Menupunkt 'Account hinzufügen'.

4. Schritt

Tippen Sie auf die Option 'Andere'.

5. Schritt

Wählen Sie die Option 'Mail-Account hinzufügen'.

6. Schritt

Geben Sie nun Ihren gewünschten Anzeigenamen sowie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.

Ausserdem können Sie eine Kontobeschreibung angeben, welche jedoch keinen Einfluss auf die Funktion Ihres Kontos hat.

Tippen Sie danach auf 'Weiter'.

7. Schritt

Geben Sie Ihren Posteingangsserver sowie Ihren Benutzernamen (gleichlautend mit Ihrer E-Mail-Adresse) und Ihr Passwort an.

Hinweis:
Die genauen Bezeichnungen finden sie unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen'

8. Schritt

Für den Postausgangsserver wiederholen Sie die Eingaben nochmal.

Hinweis:
Die genauen Bezeichnungen finden sie unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen'

Wählen Sie danach 'Weiter'.

9. Schritt

Wählen Sie nun 'Sichern'.

10. Schritt

Sie gelangen nun auf den folgenden Schirm. Wählen Sie hier den Namen, den Sie für das eben erstellte Postfach vergeben haben.

11. Schritt

Klicken Sie auf Erweitert

12. Schritt

Hier können Sie gemäss den Angaben im Kundencenter, die restlichen Einstellungen wie Port, IMAP-Präfix usw. ergänzen.

Der Account ist nun fertig eingerichtet.

Es steht Ihnen 'Roundcube' als Webmail-Oberfläche zur Verfügung.

Roundcube ist eine intuitive und weitestgehend selbsterklärende Oberfläche. Die genauen Funktionen für Roundcube finden Sie bei Bedarf unter Roundcube Anleitung (englisch).

Ihre Webmail-Oberfläche erreichen Sie unter der Adresse:

1. https://webmail.hostfactory.ch

Alternativ verwenden Sie den Direkt-Link unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Webmail'

Für den Login verwenden Sie Ihre vollständige Mailadresse und Ihr vergebenes Passwort für das Postfach.
Wenn Sie dieses nicht mehr zur Verfügung haben, finden Sie unter Wo finde ich alle meine Zugangsdaten? eine Übersicht aller Zugangsdaten.

Hinweis:
Sie können den E-Mail Account auch automatisch auf Ihrem IPhone einrichten. Besuchen Sie dazu einfach www.hostfactory.ch/osx/ auf ihrem IPhone und installieren Sie das von uns erstellte Profil.

Beachten Sie, dass die Menü-Beschriftungen je nach Ihrer iPhone-Version geringfügig abweichen können.

1. Schritt

Um mit der manuellen Einrichtung Ihres E-Mail-Kontos zu beginnen, tippen Sie auf das Icon 'Einstellungen'.

2. Schritt

Ihre E-Mail Einstellungen finden Sie unter dem Menupunkt 'Passwörter & Accounts'. Tippen Sie darauf.

3. Schritt

Hier tippen Sie auf den Menupunkt 'Account hinzufügen'.

4. Schritt

Tippen Sie auf die Option 'Andere'.

5. Schritt

Wählen Sie die Option 'Mail-Account hinzufügen'.

6. Schritt

Geben Sie nun Ihren gewünschten Anzeigenamen sowie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.

Ausserdem können Sie eine Kontobeschreibung angeben, welche jedoch keinen Einfluss auf die Funktion Ihres Kontos hat.

Tippen Sie danach auf 'Weiter'.

7. Schritt

Geben Sie unter 'Server für eintreffende Mails' Ihren Posteingangsserver sowie Ihren Benutzernamen (gleichlautend mit Ihrer E-Mail-Adresse) und Ihr Passwort an.
Wiederholen Sie den Vorgang nochmals für den 'Server für ausgehende Mails', mit den selben Daten.

Hinweis:
Die in dieser Beschreibung verwendeten Daten sind lediglich Beispieldaten! Die für Sie gültigen Bezeichnungen finden sie in Ihrem Kunden-Center unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen'

Wählen Sie danach 'Weiter'.

8. Schritt

Die Konten werden nun überprüft. Sollte noch nichts ausgewählt sein, tippen Sie auf 'IMAP'.

Wählen Sie anschliessend 'Sichern'.

9. Schritt

Gehen Sie in Ihr soeben erstelltes Postfach und wählen Sie 'Erweitert'.

10. Schritt

Aktivieren Sie die Option 'SSL verwenden' und geben Sie für 'IMAP-Pfad-Präfix' den Wert 'INBOX' ein, sowie den Server-Port 993:

11. Schritt

Für den Postausgang aktivieren Sie ebenfalls die SSL-Option und verwenden den Port 465:

Die automatische Überwachung und Beantwortung eines Postfachs kann nützlich sein, wenn sie beispielsweise in den Ferien weilen und nicht immer die Möglichkeit haben Ihr Postfach abzurufen.

Ein Autoresponder kann einen vorgefertigten Text, z.B. mit einer Abwesenheitsnotiz automatisch an den Absender einer Mailnachricht retournieren.

Den Autoresponder richten Sie unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » 'Aktion' » 'Autoresponders' ein.

Sollte Ihr Postfach während der Zeit Ihrer Abwesenheit mit Spamnachrichten belastet werden, wird jeder Absender nur einmal pro Tag beantwortet.

Aus Sicherheitsgründen ist das Adressieren von SMTP-Servern von Drittanbietern aus einer Webapplikation heraus, welche auf einem Virtual Shared Standard Webhosting Account von Hostfactory verwaltet wird, grundsätzlich nicht erlaubt.

Verwenden Sie stattdessen als SMTP-Serveradresse "localhost" oder alternativ die PHP-Funktion "mail()" für einen entsprechenden Mailversand.

Ausgenommen hiervon und entsprechend zugelassen sind folgende SMTP-Server (SMTP-Authentication required):

smtp.office365.com (Port 587)
smtp.googlemail.com (Port 587)
smtp.mail.me.com (Port 587)
smtp.sendgrid.net (Port 465)
smtp.elasticemail.com (Port 465)
in-v3.mailjet.com (Port 587)
mail.smtp2go.com (Port 587)
smtp.mail.hin.ch (Port 587)

Wenn für Ihre Domain die Nameserver eines Drittanbieters hinterlegt sind, können Sie die DNS-Einstellungen der Domain (Zone-File) nicht via unserem Kunden-Center verwalten oder andere Webdienste von Hostfactory nutzen. Wenn Sie dennoch Mail-Nachrichten via Ihrem Hostfactory-Mailserver empfangen möchten (anstelle des Mailservers des Drittanbieters), müssen Sie folgende Konfiguration sicherstellen:

1. Der Maildienst für die Domain muss aktiviert sein

Aktivieren Sie den Mailservice für die betreffende Domain in Ihrem Kunden-Center, unter
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » 'Mehr' » 'E-Mail Einstellungen'

2. Korrekte MX-Records erfassen

Stellen Sie sicher, dass beim Drittanbieter folgende DNS-Konfiguration erfasst ist:

1. @ IN MX 10 mx1.hostfactory.ch.
2. @ IN MX 20 mx2.hostfactory.swiss.
3. @ IN MX 30 mx3.hostfactory.ch.
4. @ IN MX 40 mx4.hostfactory.swiss.
5. # z.B. Ein MX-Record für ihredomain.ch zeigt auf mx1.hostfactory.ch.
7. mail IN A <IP-Adresse>
8. # z.B. Der A-Record mail.ihredomain.ch zeigt auf 180.123.0.0

Ersetzen (!) Sie hierbei sämtliche allfällig vorhandene MX-Records für die Domain.
Der A-Record für 'mail' muss hierbei die für Ihren Mailserver gültige IP-Adresse aufweisen. Sie finden diese in den (dennoch angezeigten) DNS-Einstellungen Ihrer Domain:

my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'DNS'oder, falls diese verändert wurden, unter:
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'DNS' » 'Zone-Info' » 'Server IP'

3. SPF-Record erfassen

Stellen Sie sicher, dass beim Drittanbieter folgender SPF-Record erfasst ist:

1. TXT @ "v=spf1 a:spf.hostfactory.ch -all"

Wenn Sie nicht sicher sind was Sie tun müssen, fragen Sie am besten beim Support des Ziel-Hostings nach, wie und wo Sie obige Records erfassen können.
Beachten Sie dass Hostfactory keinen Einfluss auf diese hat.

Es kann vorkommen, dass Ihr Postfach noch einen besetzten Speicher anzeigt, obwohl Sie alle Nachrichten aus allen Ordnern sowie dem Papierkorb gelöscht haben. Da einige Anzeigen der aktuellen Postfachgrösse nur alle 24 Stunden aktualisiert werden, kann die tatsächliche Postfachgrösse von der Anzeige abweichen. Wenn Sie diese genau ermitteln möchten, können Sie dies unter
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) vornehmen:

Klicken Sie auf den Aktualisieren-Button, um die Gesamt-Grösse des Postfachs anzuzeigen. Mit dem Button 'Ordnergrösse berechnen' zeigen Sie die aktualisierten Grössen sämtlicher vorhandener Ordner an (nicht unter .NET-Hostings verfügbar).

Mitunter sehen Sie in Ihrem Mailclient nicht alle Ordner, da diese noch nicht abonniert sind. Um diese anzuzeigen, verfahren Sie bitte wie folgt:

1. Loggen Sie sich in das Webmail des betreffenden Postfachs ein
2. Klicken Sie unten links auf das Symbol für die Einstellungen und anschliessend auf 'Ordner verwalten'

3. Aktivieren Sie alle noch nicht 'abonnierten' Ordner und wechseln Sie zurück auf die E-Mail Ansicht

In diesen Ordnern sind meist noch weitere Nachrichten gespeichert, welche Sie zusätzlich entfernen können.

Um einen reibungslosen Mailverkehr zu gewährleisten, empfehlen wir Ihnen stets, folgende Konventionen einzuhalten:

Empfang

• Falls Sie für Ihre eingehenden Nachrichten eine oder mehrere Weiterleitungen verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie für die entsprechende Domain die Quarantäne aktivieren!

Als Spam erkannte, eingehende Nachrichten werden ansonsten ebenfalls an die Weiterleitungs-Adresse versendet, dies kann bei zu hohem Aufkommen zur temporären Sperrung Ihres Benutzers führen!

Die Quarantäne aktivieren Sie unter
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » 'Mehr' » 'Spamfilter'

Versand

Folgende Massnahmen stellen sicher, dass die durch Sie versendeten Nachrichten sicher ankommen, während gleichzeitig ein potentieller, abusiver Versand durch Dritte unterbunden wird.

SPF

Beim Erstellen Ihres Domain-Accounts wird gemäss heutiger Standards ein SPF-Record für die Domain erstellt ('Sender Policy Framework'). Dieser stellt sicher, dass Ihre Domain nicht durch Dritte für einen Spamversand missbraucht werden kann.

• Wenn Sie Nachrichten ab Drittserver im Namen Ihrer Domain versenden (z. B. mit einer externen Web-Anwendung), stellen Sie sicher, dass der externe Hostname oder dessen IP-Adresse im SPF-Record berücksichtigt ist!

Die Nachricht wird vom empfangenden Mailserver ansonsten nicht akzeptiert werden.

User-Mail im "From:"-Feld

Vermeiden Sie auch, in Ihren Formularen die angegebene Adresse Ihrer Besucher ins "From:"-Feld zu setzen! Dies mag auf den ersten Blick praktisch erscheinen, da Sie ankommende Nachrichten aus Ihren Formularen auf diese Weise direkt beantworten können. Das Senden des Formulares wird jedoch ebenfalls am SPF-Record scheitern, da Sie aus Sicht des 'Absenders' (die Adresse Ihres Besuchers) versuchen, über einen Fremdserver im Namen der Domain Ihres Besuchers zu versenden, d.h. die Nachricht wird unter Umständen gar nicht erst in Ihrem Postfach ankommen.
Sie können obiges auch erreichen, wenn Sie stattdessen das "Reply-To:"-Feld mit der Adresse Ihres Besuchers belegen.

Den SPF-Record vewalten Sie unter
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'DNS'

Detaillierte Informationen zum SPF finden Sie unter 'SPF (Sender Policy Framework)'

DKIM

Beim Erstellen eines Mail-Postfachs wird standardmässig 'DKIM' aktiviert (''DomainKeys Identified Mail'), sowie ein TXT-Record mit dem zugehörigen Schlüssel erstellt ('default._domainkey.<IhreDomain.ch>').

• Löschen oder bearbeiten Sie diesen Schlüssel nicht, solange DKIM für die Domain aktiviert ist!

Die Nachricht wird vom empfangenden Mailserver ansonsten als fehlerhaft interpretiert und möglicherweise nicht akzeptiert.

Detaillierte Informationen zu DKIM finden Sie unter 'DKIM (DomainKeys Identified Mail)'

Hinweis:
Ausgehende Nachrichten sind limitiert auf 300 pro Stunde und User, Ihre Newsletter müssen daher entsprechend organisiert und gestaffelt gesendet werden. Weiterhin dürfen Nachrichten nur an gültige Empfänger, für welche Sie über einen explizit vorliegendem Opt-In verfügen, gesendet werden. Bieten Sie in Ihren Newslettern in jedem Fall auch eine Möglichkeit zum Opt-Out an!

Optional

Für den Nachrichtenversand können Sie ergänzend zu SPF und DKIM dem empfangenden Mail-Server mitteilen, wie dieser sich im Fehlerfall eines oder beider Verfahren verhalten soll. Verwenden Sie hierzu einen DMARC-Eintrag für Ihre Domain.

Detaillierte Informationen zu DMARC finden Sie unter 'DMARC (Domain Based Message Authentication, Reporting and Conformance)'

Nachrichten testen

Sie können Ihre zu sendenden Nachrichten einem Test unterziehen, indem Sie, wie unter 'diesem Mail-Tester' angegeben, verfahren. Senden Sie zuerst mit der zu prüfenden Mailadresse eine beliebige Nachricht an die angezeigte Adresse und betätigen Sie danach den 'Prüfen'-Button.

Der Test zeigt anschliessend detaillierte Informationen zu Ihrer Konfiguration und weiteren gängigen Kriterien an, so wie sie ein empfangender Mailserver sehen würde und gibt zugleich an, ob hierbei Probleme entstehen können.

Sie können, falls benötigt, eine Mailadresse ausschliesslich als Weiterleitung einsetzen ohne eine lokale Kopie der Nachricht behalten zu müssen. Dies hat den Vorteil, dass Sie die Mailbox nicht auf deren Ressourcenüberschreitung überprüfen müssen (voller Posteingang!).

Unter dem Postfach deaktivieren Sie die 'Mailbox' unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » 'Aktion' » 'Bearbeiten' aktivieren die Weiterleitung und geben die Weiterleitungsadresse an. So wird nur die Mailadresse selbst eingerichtet (nicht jedoch das Postfach) und die Adresse leitet lediglich empfangene Nachrichten weiter an die vordefinierte Mailadresse.

Die Wahl des Postfach-Protokolls hängt von Ihren Bedürfnissen ab: Auf allen Virtual Shared Hosting Accounts von hostfactory.ch stehen Ihnen das POP3- sowie das IMAP-Protokoll verschlüsselt oder unverschlüsselt zur Verfügung. Die nachfolgenden Erklärungen über POP3, IMAP und SMTP (inkl. SSL-Varianten) sollen Ihnen die Auswahl und Einrichtung erleichtern.

Unsere empfohlenen Verbindungseinstellungen finden Sie auch unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen'

POP3

POP3-Postfächer werden nicht synchronisiert. Dies hat den Nachteil, dass - wenn Zugriffe ab verschiedenen Clients (z.B. Desktop-Computer und Mobilgeräten etc.) erfolgen - Nachrichten nicht mehr vorhanden sind, wenn diese bereits von einem anderen Rechner aus abgeholt wurden. Die meisten Mail-Clients bieten hierzu die Möglichkeit, bei jedem Abrufen eine Kopie der Nachrichten auf dem Server zu belassen. So kann zu einem späteren Zeitpunkt und von einem anderen Rechner aus dieselbe Nachricht nochmals abgerufen werden. Hierbei werden auf anderen Clients gelesene Nachrichten jedoch erneut als ?ungelesen? angezeigt.

Weiterführende Informationen auf http://de.wikipedia.org/wiki/Pop3.

IMAP

Um obige Nachteile zu umgehen und auf jedem Rechner exakt dieselben Daten abrufen zu können, verwenden Sie das IMAP-Konto: Das IMAP-Protokoll bietet den grossen Vorteil, dass jeder Client, der sich via IMAP mit der Mailbox verbindet, den Inhalt derselben nicht einfach abholt, sondern synchronisiert. Mit einem IMAP-Konto können Sie Ihre Nachrichten verwalten, ohne diese komplett laden zu müssen. Die eigentliche Nachricht bleibt immer auf dem Server und wird somit in Ihrem Posteingang lediglich zur Verwaltung angezeigt.

Weiterführende Informationen auf http://de.wikipedia.org/wiki/IMAP.

SMTP

Die Kommunikation zwischen Ihrem Mailclient (auf Ihrem Desktop-Computer, Mobilgerät u.s.w.) und ihrem Mailserver, resp. Ihrer Mailbox erfolgt über die oben erwähnten Protokolle POP3 oder IMAP ? die Kommunikation zwischen Mailserver und entferntem Mailserver erfolgt über das SMTP-Protokoll. Ein Versand von Nachrichten (in Clients als Postausgangsserver bezeichnet) erfolgt also per SMTP-Protokoll.
Der Standardport für SMTP wurde auf 25 definiert. Einzelne Internet-Provider (Tele2, Swisscom, Bluewin) blockieren diesen Port jedoch als - leider wenig erfolgreichen - Versuch, Spam zu reduzieren, so dass Sie auf Alternativen ausweichen müssen.
Auf Linux stehen Ihnen dazu die Ports 587 (Message Submission Port) und 465 (SMTP over SSL, siehe unten), auf Windows nur der Port 465 zur Verfügung. Weiterführende Informationen auf http://de.wikipedia.org/wiki/SMTP

SSL-Verschlüsselung (TLS)

Sowohl POP3 und IMAP wie auch SMTP können kostenfrei unter Verwendung von SSL-Verschlüsselung verwendet werden: Hierbei wird geprüft, ob sich ihr Mailclient tatsächlich mit dem erwarteten Server verbindet (SSL-Zertifikat) und die Übetragung aller Daten erfolgt verschlüsselt (SSL = Secure Socket Layer, resp. neu Transport Layer Security 'TLS'). Für korrekte Verbindungen prüfen Sie anhand der Tabelle unten oder gemäss den Verbindungseinstellungen in Ihrem Kunden-Center.

Weiterführende Informationen auf http://de.wikipedia.org/wiki/Transport_Layer_Security.

Hinweis:
Wenn Sie über einen Internet-Provider Mailnachrichten versenden, dessen Port 25 gesperrt ist (z.b. Bluewin, Tele2), verwenden Sie für den Postausgangsserver jeweils den Port 587. Weitere Details zur Sperrung der Ports finden Sie u.a. auf http://www.swisscom.com/p25.

Sollte ihre Mailbox voll sein oder Sie erhalten z.B. die Meldung "Ihre Mailbox ist bald voll", können sie folgendes tun:

Mailbox Leeren im Webhosting und Sitebuilder

Sollten Sie alle E-Mails des Postfachs nicht mehr benötigen, so können Sie die Mailbox leeren. Die Funktion finden Sie unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (E-Mail-Account wählen) » 'Mehr' » 'Leeren'. Beim Sitebuilder finden sie diese Funktion unter my.hostfactory.ch » 'Sitebuilder' » (allf. Abo wählen) » 'E-Mail' » (E-Mail-Account wählen) » 'Mehr' » 'Leeren'.

E-Mails Löschen

Löschen Sie ganz einfach alte, nicht mehr benötigte E-Mails via Webmail oder dem E-Mail-Client ihrer Wahl.

Upgraden

Beim Webhosting können Sie den Speicherplatz ganz einfach via via my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » 'Mehr' » 'Produkt upgraden' vergrössern.

Wenn Sie unseren Sitebuilder nutzen ist dies nur mit einem Upgrade my.hostfactory.ch » 'Sitebuilder' » 'Mehr' » 'Produkt upgraden' auf ein grösseres Abonnement möglich.

Tip: Weiterleitung

Sie haben eine Weiterleitung eingerichtet, Ihre Mailbox ist aber dennoch voll? In diesem Fall ist offenbar Ihre Mailbox noch aktiv und speichert empfangene E-Mails im Posteingang. Mehr dazu erfahren Sie in unserem FAQ.

Die wichtigste und auch häufigste Methode zur Erkennung von gefälschten Absendern ist das SPF (Sender Policy Framework). Hierbei hinterlegt der Domain-Inhaber einen TXT-Record für die Domain, welcher angibt, ab welcher IP-Adresse(n) Nachrichten gesendet werden dürfen, also idealerweise jene Adresse, auf welche der Mailserver der Domain bereits auflöst.
Der empfangende Mail-Server prüft nun die tatsächliche IP-Adresse des Senders beim Eintreffen einer Nachricht. Stimmt diese nicht mit den durch den Domain-Inhaber erlaubten, öffentlich zugänglichen Adressen überein, wird die Nachricht als 'von keinem autorisierten Sender ausgehend' angesehen und somit als Spam klassifiziert und direkt verworfen.

Der Record kann mittels eigener Syntax weitläufig konfiguriert und z. B. mehrere IP-Adressen hinterlegt und somit gesteuert werden, ob und wie restriktiv sich dieser bei einer Prüfung verhalten soll. Eine Übersicht der Möglichkeiten dieser Syntax finden Sie z.B. unter Sender Policy Framework, (Wikipedia).

Domains (Domain Accounts, Aliasse), deren DNS-Management in einem Virtual Shared Webhosting Abonnement von Hostfactory passiert, verfügen in aller Regel bereits standardmässig über einen solchen TXT-Record. Dieser ist so voreingestellt, dass das Senden von Nachrichten ausschliesslich ab Hostfactory-Servern erlaubt ist, d. h. es können keine Nachrichten ab Fremdservern in Ihrem Namen versendet werden. Dieser voreingestellte SPF-Record sieht wie folgt aus:

1. v=spf1 a mx include:spf.hostfactory.ch -all

Hinweis:
Erklärung der obigen Notation:
v=spf1 => SPF-Version
a => Über die IP-Adresse, auf welche die Domain auflöst (meist Webserver), darf senden
mx => Über die IP-Adressen, auf welche MX-Records der Domain auflösen, darf senden
include:spf. hostfactory.ch => Übernimmt die SPF-Direktiven von 'spf. hostfactory.ch'
-all => Verweigert alle anderen IP-Adressen

Wenn Sie den SPF-Record Ihrer Domain selbständig definieren oder bearbeiten möchten, können Sie dies unter
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'DNS'vornehmen.

Hinweis:
Seien Sie vorsichtig mit den hier gemachten Einstellungen, eine falsche Konfiguration (insbesondere in Verbindung mit '-all') kann mitunter dazu führen, dass Sie überhaupt keine Nachrichten mehr versenden können!

Eine zusätzliche Hilfe können Sie mit dem SPF-Wizard (Konfigurator) für den SPF heranziehen. Die gerade aktuelle Konfiguration Ihrer Domain können Sie sich mithilfe eines SPF-Checkers aufschlüsseln und erklären lassen.
Im Zweifelsfall kontaktieren Sie bitte unseren Support unter Angabe der gewünschten Konfiguration.

Ausnahmen

Eine spezielle Ausnahme bilden Nachrichten, welche an einen weiteren Empfänger weitergeleitet werden sollen. Eine Nachricht wird gesendet, und der erste Empfänger prüft die eingehende Nachricht und stellt eine Übereinstimmung der IP-Adressen fest. Die Nachricht wird also akzeptiert und von hier aus an einen zweiten Empfänger weitergeleitet. Eine so weitergeleitete Nachricht besitzt nun jedoch eine andere Sender-IP als der ursprüngliche Absender. Der zweite empfangende Mail-Server wird nun die IP des letzten Senders mit jener des ursprünglichen Senders vergleichen und eine Unstimmigkeit feststellen - die Nachricht wird somit abgelehnt und verworfen. Es gibt diverse Lösungsansätze hierzu, jedoch sind diese für einen zuverlässigen Betrieb weder genug ausgereift noch in irgendeiner Form als Standard etabliert.

'DomainKeys Identified Mail' (DKIM) nennt sich eine weitere Methode zur Vorbeugung von Absender-Fälschungen und funktioniert ähnlich wie das SPF. Beim Senden von Mails wird im Header der Nachricht eine DKIM-Signatur hinterlegt. Die Signatur enthält hierbei Informationen zum Sender der Nachricht, der Nachricht selbst sowie zum Ort des öffentlichen Schlüssels. Der Schlüssel wird wie beim SPF als TXT-Record öffentlich hinterlegt. Wird - einfach ausgedrückt - eine Übereinstimmung mit dem öffentlichen Schlüssel festgestellt, wird die Nachricht zugestellt und ansonsten verworfen. DKIM kann zusätzlich zum SPF verwendet werden.

Das DKIM-Verfahren wird für Ihre Domain-Accounts ebenfalls standardmässig angewendet. Sie finden die Option jeweils unter
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » 'Mehr' » 'E-Mail Einstellungen'

Ausnahmen

Das DKIM-Verfahren würde theoretisch das (mit dem SPF-Record auftretenden) Problem für Weiterleitungen lösen, da die ursprüngliche Signatur nach dem Weiterleiten noch erhalten bleibt und auch mit dem ursprünglichen Sender verglichen wird. Dies wird jedoch spätestens dann obsolet, sobald die weitergeleitete Nachricht ausserhalb des Headers verändert wird, z.B. durch Antiviren-Programme, welche mit im Nachrichtentext eingefügten Fussnoten die Nachricht als virenfrei und sicher attestieren. Die so neu errechnete Signatur dieser nun modifizierten Nachricht würde von jener der ursprünglichen Nachricht abweichen, und somit abgelehnt werden.

Eine Ergänzung zu den Verfahren SPF und DKIM bildet das 'Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance', kurz DMARC. Dieses Verfahren kann ergänzend eingesetzt werden und versucht die bei SPF und DKIM möglichen Authentifizierungsprobleme auszugleichen, indem es angibt, wie der prüfende Mailserver verfahren soll, im Falle einer Regelverletzung eines oder beider Verfahren.
Für einen solchen Fall kann z. B. festgelegt werden, dass die Nachricht in die Quarantäne verschoben oder aber komplett verworfen wird oder lediglich ein Report gesendet wird. Zusätzlich können Adressen zum Melden von Verstössen oder Reports angegeben werden.

Für DMARC werden die entsprechenden Kriterien ebenfalls als TXT-Record der sendenden Domain hinterlegt, welche auch hier für den Empfänger öffentlich zugänglich sind.

Um einen effektiven Mehrwert, also einen effektiven Schutz, basierend auf SPF, DKIM und DMARC zu schaffen empfehlen wir folgenden DNS TXT-Record für DMARC zu erstellen:

1. _dmarc IN TXT "v=DMARC1; p=quarantine; sp=quarantine;"

Ein Hilfsmittel zur Erstellung Ihres DMARC-Records finden Sie z. B. mit dem DMARC Record Generator.

Idealerweise haben Sie bisher Ihre via Script versendeten Nachrichten mit UTF-8 kodiert, um die grösstmögliche Kompatibilität von Umlauten, Sonderzeichen, etc. zu gewährleisten und Fehler in deren Anzeige zu vermeiden. Hierzu wird lediglich im Header der Nachricht die Angabe

1. Content-Type: text/plain; charset=utf-8

verwendet.

Der typische Fallstrick hierbei ist jedoch der Betreff, welcher seinerseits bereits einen Header darstellt und ausschliesslich ASCII-Zeichen annimmt und interpretiert. Alle davon abweichenden Zeichen (Umlaute, Sonderzeichen, etc.) werden als nicht leserliche Symbole und Zeichen ausgegeben.
Ein inkorrekt formatierter Betreff wird zudem vom jeweils empfangenden (oder auch bereits vom sendenden) Mailserver sehr oft als Spam taxiert und nicht akzeptiert, resp. gar nicht erst versendet.

Hinweis:
Dies betrifft auch alle übrigen Header-Felder! Wenn Sie hier unbehandelte Umlaute oder Sonderzeichen ausserhalb des ASCII-Bereichs verwenden, führt dies zum selben Fehler.

Header Prüfung

Ihr Antispam-Filter unter Ihrem Hostfactory-Account erlaubt aus Sicherheitsgründen keine ausgehenden Nachrichten mit falsch kodierten Headern, solche Nachrichten werden daher nicht ausgeliefert.
Wenn Sie solches vermeiden möchten, müssen Sie stets dafür sorgen, dass Ihre via Script versendeten Nachrichten korrekt formatiert sind.

Verfahren Sie für den Betreff Ihrer Nachrichten daher gemäss folgendem Schema:

1. =?<Zeichensatz>?<Encodierung>?<Encodierter-Text>?=

Ein Beispiel nach obigem Schema wäre:

1. =?utf-8?B?Dies ist ein Betreff?=

Hinweis:
Die 'Encodierung' kann mit den beiden Flags 'B' oder 'Q' angegeben werden (ohne Anführungszeichen), die angegebene Encodierung muss dann auch für den zu encodierenden Text im Betreff verwendet werden. Das 'B' steht für eine Encodierung mit 'Base64', das 'Q' steht für 'Quoted Printable' (s. auch Base64 resp. Quoted Printable).

Den folgenden Beispiel-Code können Sie z. B. für Ihre Scripts entsprechend anpassen und verwenden:

1. $empfaenger = 'info@beispiel.com';
2. $betreff = 'Betreff mit Non-ASCII Zeichen: ó¿¡á';
3. $text = 'Eine ganz normale Nachricht';
4. $headers = 'From: test@beispiel.com'."\r\n";
5. $headers .= 'Content-Type: text/plain; charset=utf-8'."\r\n";
6. mail($empfaenger, '=?utf-8?B?'.base64_encode($betreff).'?=', $text, $headers);

Das Schema entspricht den Richtlinien unter RFC 1342 und ist die empfohlene Methode, um Nicht-ASCII Zeichen im Betreff zu repräsentieren und beteiligte Mailserver nicht zu 'verwirren'.

Die RFC-Richtlinie 6532 besagt, dass der Betreff auch nur UTF-8 kodiert sein darf, sofern dieser korrekt (!) formatiert ist.
Voraussetzung hierzu ist jedoch die Aktivierung von 'Extended SMTP' (SMTPUTF8), welche u.a. auch das Versenden von Nachrichten an internationalisierte Adressen erlaubt (z. B. 'Pelé@beispiel.com', '测试@测试.测试', etc.). Ihr SMTP-Server unter Hostfactory unterstützt diese Methode, wird diese jedoch von der Gegenstelle nicht ebenfalls unterstützt, werden die Zeichen nach wie vor unleserlich ausgegeben!

Bad Header Count

Immer mal wieder kommt es vor, dass Nachrichten durch unsere Outbound-Protection geblockt werden, aufgrund fehlerhafter Verwendung der PHP-Mailfunktion. Ein sog. "Bad Header Count" entsteht dann, wenn ein oder mehrere Header in einer Nachricht mehrfach verwendet werden, also wenn z. B. 'From'-, 'To'-, 'Subject'- oder andere Felder für die selbe Nachricht mehrfach definiert werden. Eine solche Nachricht entspricht nicht dem weltweiten Standard und wird deshalb nicht versendet. Vermeiden Sie daher zwingend die doppelte Verwendung von Headern, da solche Nachrichten am vorgesehenen Zielort nicht ankommen werden!

Wichtig:

Notieren Sie in Ihren Nachrichten auch stets einen 'Return-Path', wenn Sie Nachrichten via PHP versenden! Dieser stellt sicher, dass im Fehlerfall ein NDR (Non-Delivery-Report) an die angegebene Adresse zurückgesendet und dieser entsprechend ausgewertet werden kann. Sie können den Return-Path beim verwenden der PHP "mail()" Funktion folgendermassen angeben:

1. mail($to, $subject, $message, $headers, "-f returnmailbox@ihredomain.ch");

Manchmal müssen Sie Mailnachrichten bei Ihrem alten Hosting-Provider abrufen können, z.B. nach einem Provider-Wechsel.

Beispiel-Situation:

Sie haben Ihren Account gekündigt und neu bei Hostfactory.ch Ihre Webseite publiziert. Mittels bisherigem Posteingangsserver erreichen Sie aufgrund des Nameserverwechsels nun Ihren alten Mailserver nicht mehr.

1. In Ihrem Mail-Client erfassen Sie als Posteingangsserver die IP-Adresse auf welche Ihr alter Posteingangsserver auflöste. Diese erfahren Sie von Ihrem bisherigen Hostingprovider.
2. Deaktivieren Sie allfällige SSL / TLS-Optionen für den Posteingangsserver
3. Rufen Sie die Nachrichten ab
4. Erfassen Sie als Posteingangsserver wieder den von Hostfactory vorgegebenen Wert
5. Sichern Sie die Nachrichten in geeigneter Form (ins neue Mailkonto, als Backup, etc.)

Voraussetzung für dieses Vorgehen ist natürlich, dass Ihr Kündigungstermin beim alten Hostingprovider noch nicht überschritten und Ihr Account nicht bereits gelöscht oder deaktiviert ist.

Alternativ verwenden Sie den Mail-Migrator in Ihrem Kunden-Center, um das ganze Postfach vom Ihrem alten Provider abzurufen und auf Ihrem Hostfactory-Postfach zu migrieren:
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (E-Mail wählen) » 'Mehr' » 'E-Mail Migrator'
Geben Sie die erforderlichen Informationen des alten Postfachs an (IP-Adresse als Posteingang!) und starten Sie die Migration.

Tip:

Wenn Ihr Postfach mehr als 2 GB Speicher beansprucht, nehmen Sie am besten eine manuelle Migration der Nachrichten vor, da aufgrund der langen Laufzeit der Vorgang des Migrators abbrechen kann!

Als Mail-User, sprich als Inhaber einer E-Mail-Adresse, welche bei hostfactory.ch verwaltet wird, haben Sie die Möglichkeit im Webmail eine Signatur zu erstellen. Wo Sie die Zugangsdaten für Ihre Mailbox finden erklären wir Ihnen hier

Gehen Sie dazu im Webmail auf die "Einstellungen" > "Absender" und wählen dort die Mailbox aus.

Nun können Sie die Signatur ganz nach Ihren Wünschen gestalten und anschliessend speichern. Sie haben ebenfalls die Möglichkeit ein Bild einzufügen, bitte beachten Sie diesbezüglich jedoch den untenstehenden Hinweis.

Damit die Bilddatei Ihrer Signatur in neuen Nachrichten dargestellt werden kann, müssen diese als HTML-Nachrichten erstellt werden. Dazu müssen Sie in den "Einstellungen" > "Nachrichtendarstellung" > "HTML-Nachrichten verfassen" die entsprechende Einstellung auf "immer" anpassen.

Im folgenden finden Sie eine Anleitung, wie Sie ältere Elemente Ihres Postfachs automatisch archivieren lassen können, um so mehr Speicher freizugeben. Die Anleitung bezieht sich auf Microsoft Outlook 2016, kann jedoch auch auf ältere Versionen analog angewendet werden. Die entsprechenden Menues oder Pfade dürften hierbei nur geringfügig abweichen.

Die AutoArchivierung erlaubt hierbei, ältere, aber noch aufzubewahrende Elemente aus dem Postfach zu entfernen, um einerseits Platz zu schaffen und andererseits ggf. die Übersicht wiederzuerlangen. Auf die archivierten Elemente können Sie hierbei jederzeit wieder zugreifen.

Unter 'Datei' » 'Optionen' » 'Erweitert' » 'Einstellungen für AutoArchivierung' können sie das Verhalten der AutoArchivierung steuern. Diese bezieht sich nicht nur auf alte E-Mails, sondern auch auf andere Elemente, wie z.B. Termine, Besprechungsanfragen, etc. aus.

Erklärung

1. Hiermit wird die AutoArchivierung aktiviert sowie definiert, in welchen Intervallen diese ausgeführt werden soll.
2. Geben Sie an, ob die AutoArchivierung jeweils vor der Ausführung bestätigt werden soll.
3. Geben Sie an, ob abgelaufene Elemente gelöscht oder beibehalten werden sollen.
4. Aktivieren Sie die Option, um die weiteren Einstellungen zu aktivieren und um von den Standardwerten abweichende Angaben für Alter der Elemente, Archivort, etc. festzulegen.
5. Hiermit wird der Archivordner nach der Ausführung neu in Ihrer Ordnerliste in Outlook angezeigt.
6. Geben Sie das Alter der Elemente an, ab welchem diese archiviert werden sollen.
7. Geben Sie an, ob die Elemente archiviert oder gelöscht werden sollen, sowie bei Bedarf einen abweichenden Speicherort.
8. Wenden Sie die obigen Einstellungen auf alle Ordner in Outlook an.

Weiterführende Details zu den obigen Einstellungen, wie z.B. Standardwerte, Elemente, etc., finden Sie unter der Microsoft Support Seite

Hinweis:
In manchen Fällen oder bei älteren Outlook-Versionen werden die Einstellungen hier nur für die Standard-Ordner Ihres Postfachs übernommen. Wenn Sie eigene Ordner erstellt haben, müssen Sie die AutoArchivierung via Rechtsklick und 'Eigenschaften' für jeden Ordner überprüfen und ggf. die Standardarchivierung aktivieren.

Extras

Nebst den globalen Einstellungen können Sie die AutoArchivierung auch für einzelne Ordner wie z.B. dem Posteingang konfigurieren, diese haben hierbei Vorrang gegenüber den Einstellungen unter 'Optionen' und wirken sich zudem nur auf E-Mail-Elemente aus.

Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf den zu konfigurierenden Ordner und wählen Sie "Eigenschaften". Im Folgefenster wählen Sie den Reiter "AutoArchivierung" und aktivieren die Option "Für diesen Ordner folgende Einstellungen verwenden". Nehmen Sie nun Ihre gewünschten Einstellungen vor, diese werden bei der nächsten AutoArchivierung berücksichtigt.

Einmalige Ausführung

Um die AutoArchivierung einmalig und unmittelbar auszuführen, rufen Sie das Fenster "Archivieren" unter 'Datei' » 'Tools' » 'Alte Elemente bereinigen' auf:

Hierbei können Sie wählen, ob die AutoArchivierung gemäss all Ihren Einstellungen oder individuell vorgenommen werden soll. Im letzteren Fall legen Sie unten die zu verwendenden Optionen fest.

Zugriff auf archivierte Daten

Sie können sich beliebige Archive in Ihrem Outlook anzeigen lassen. Diese verhalten sich hierbei wie gewöhnliche Ordner oder Postfächer.

Unter 'Datei' » 'Öffnen und Exportieren' » 'Outlook-Datendatei öffnen' wählen Sie Ihr gewünschtes Archiv aus, dieses wird anschliessend in der Ordnerliste angezeigt.
Um das Archiv wieder auszublenden, klicken Sie mit Rechts auf das Archiv und wählen 'Archiv schliessen':

Archivierte Elemente wiederherstellen

Einmal archivierte Elemente lassen sich auch wieder an ihren Ursprungsort wiederherstellen. Da es sich bei den Archiven um gewöhnliche .pst-Dateien handelt, können Sie diese in das gewünschte Postfach importieren. Folgen Sie hierzu der Anleitung unter Migration Postfach, ab Punkt 3 ('Import der Nachrichten') und verwenden Sie Ihre Archivdatei als Datendatei.
Beachten Sie, dass die AutoArchivierung die Elemente mehrerer archivierter Postfächer in ein einzelnes Archiv zusammenführt, ggf. müssen Sie bei der Wiederherstellung entscheiden, in welches Postfach diese wiederhergestellt werden sollen.

Zu beachten

Die AutoArchivierung greift nicht unbedingt auf alle erwarteten Elemente.
Beispielsweise werden Elemente nicht berücksichtigt, wenn für diese die Option "Keine Archivierung dieses Elements" aktiviert ist. Diese Option findet sich unter 'Datei' » 'Eigenschaften' nachdem Sie das Element geöffnet haben.

Auch hängt es davon ab, um welche Art Element es sich handelt, da diese standardmässig unterschiedliche Kriterien haben, anhand welcher die Archivierung durchgeführt wird oder nicht.

Das Hauptkriterium ist das Datum. Dieses richtet sich z.B. bei Nachrichten nicht nach dem Empfangsdatum, sondern nach dem letzten Änderungsdatum. Dieses wird ersichtlich, wenn Sie die Spaltenauswahl für die Ansicht anpassen und die Spalte "Geändert" hinzufügen. Das Änderungsdatum wird beeinflusst durch z.B. das Lesen, Beantworten, Weiterleiten, Bearbeiten, Importieren, etc. von Nachrichten.

Auch wird eine bereits volle Mailbox die AutoArchivierung verhindern und wahrscheinlich mit einem Fehler enden. Löschen Sie hierzu vorgängig Nachrichten, die Sie nicht mehr benötigen und starten Sie anschliessend die AutoArchivierung erneut.

Beachten Sie auch, dass die AutoArchivierung einige Zeit in Anspruch nehmen kann, je nach Grösse Ihres Postfachs und der Anzahl der zu archivierenden Elemente.

Die sog. Mailbox-Quota definiert die Ihnen zur Verfügung stehende Menge an Speicherplatz, die Sie für Ihre Mail-Postfächer verwenden können. Eine Mailbox-Quota von z.B. 5GB bedeutet, dass jede Ihrer Mailboxen 5GB Speicherplatz belegen kann, solange die Summe aller Daten inklusive Mails in Ihrem Hosting den bestellten Gesamtspeicherplatz nicht überschreitet.

Die Standard-Quota für Mailboxen bläuft sich auf 100 MB je Postfach.
Wenn Sie mehr Speicher für Ihr Postfach benötigen, führen Sie unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » 'Mehr' » 'Produkt upgraden' Ihr gewünschtes Upgrade durch und weisen dem Postfach die gewünschte neue Quota unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » 'Aktion' » 'Bearbeiten' zu, indem Sie vorgängig die Option 'Maximal Quota verwenden' bei Bedarf deaktivieren.

Wenn Ihr Script versucht lokal Nachrichten zu versenden und Ihre Domain jedoch von Hostfactory abweichende MX-Records verwendet, müssen Sie den lokalen Maildienst deaktvieren, um sicherzustellen, dass Nachrichten am vorgesehenen Zielserver ausgestellt werden.

Die Deaktivierung des lokalen Maildienstes für Ihre Domain können Sie unter
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » 'Mehr' » 'E-Mail-Einstellungen' » 'Mailservice'
vornehmen.

Für die Sicherstellung des reibungslosen Mailverkehrs via Ihrem Hostfactory Mailserver müssen folgende DNS-Records korrekt definiert sein:

MX-Records

1. @ IN MX 10 mx1.hostfactory.ch.
2. @ IN MX 20 mx2.hostfactory.swiss.
3. @ IN MX 30 mx3.hostfactory.ch.
4. @ IN MX 40 mx4.hostfactory.swiss.

A-Records

1. mail IN A <IP-Adresse>

Die MX-Records können Sie wie oben angezeigt übernehmen. Falls Sie andere MX-Records erfasst haben, müssen Sie diese restlos ersetzen!
Der A-Record muss die korrekte IP-Adresse Ihres Mailservers enthalten, in der Standardkonfiguration wird dieser automatisch gesetzt. Falls der Record nicht mehr angezeigt wird, finden Sie die einzutragende IP-Adresse jeweils gleichenorts, unter
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'DNS' » 'Zone-Info' » 'Server IP'
Beachten Sie, dass auch ein aktivierter Maildienst für die Domain erforderlich ist:
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » 'Mehr' » 'E-Mail Einstellungen'

1. Schritt

2. Schritt

3. Schritt

4. Schritt

5. Schritt

6. Schritt

7. Schritt

Hier verwenden Sie nun die Zugangsdaten gemäss my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Mailbox wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen' oder mailadmin.hostfactory.ch » 'Übersicht' » 'Verbindungs-Einstellungen'.

8. Schritt

Sie finden die gefragten Verbindungs-Einstellungen via my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Mailbox wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen' oder mailadmin.hostfactory.ch » 'Übersicht' » 'Verbindungs-Einstellungen'.

Beim Benutzernamen unter "Server für eintreffende/ausgehende E-Mails" müssen sie jeweils die ganze E-Mail-Adresse angeben. Als Passwort verwenden Sie das selbe wie für die Mailbox selbst.

9. Schritt

Abschliessend können Sie noch auswählen ob Sie ebenfalls die Notizen dieser Mailbox in der App "Notizen" anzeigen möchten.

10. Schritt

Gehen Sie in Ihr soeben erstelltes Postfach und wählen Sie 'Erweitert'.

11. Schritt

Aktivieren Sie, sofern nicht bereits erledigt, die Option 'SSL verwenden' und geben Sie für 'IMAP-Pfad-Präfix' den Wert 'INBOX' ein, sowie den 'Server-Port 993' an.

1. Schritt

2. Schritt

3. Schritt

4. Schritt

Erweiterte Einstellungen aktivieren

Hier verwenden Sie nun alle Informationen gemäss my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Mailbox wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen' oder mailadmin.hostfactory.ch » 'Übersicht' » 'Verbindungs-Einstellungen'.

Beim IMAP und SMTP-Benutzernamen müssen sie jeweils die ganze E-Mail-Adresse angeben. Als Passwort können Sie das selbe wie für die Mailbox selbst verwenden. Ebenfalls müssen alle Felder ausgefüllt werden, also auch der Anzeigename und die Beschreibung.

Nun können Sie den Vorgang abschliessen und die Mailbox wird eingerichtet.

1. Schritt

2. Schritt

3. Schritt

4. Schritt

5. Schritt

6. Schritt

7. Schritt

8. Schritt