Sicherstellen des reibungslosen Mailverkehrs

Damit Ihre E-Mails zuverlässig ankommen und Ihre Domain nicht für Spam missbraucht wird, empfehlen wir Ihnen die folgenden Punkte.

Was ist bei Weiterleitungen eingehender Nachrichten zu beachten?

Verzichten Sie nach Möglichkeit auf Weiterleitungen und bewirtschaften Sie stattdessen die originale Mailbox direkt; für interne Verteilungen eignen sich E-Mail-Aliasse besser.

Ist eine Weiterleitung nach extern nötig, setzen Sie im Spamfilter der entsprechenden Domain den Spam-Schwellenwert auf 48 und den Quarantäne-Schwellenwert auf 49, also beide unter 50:

Wichtig:
Nur so bleiben als Spam erkannte Nachrichten in der Quarantäne, statt an die Weiterleitungsadresse versendet zu werden. Eine weitergeleitete Spamnachricht wird beim Versand nach extern abgewiesen; bei zu hohem Aufkommen kann dies zur vorübergehenden Sperrung des Mailversands Ihrer ganzen Domain führen.

Den Spamfilter verwalten Sie unter:
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (Webhosting auswählen, falls mehrere) » (Domain Account auswählen) » 'E-Mail' » 'Mehr' » 'Spamfilter'

Mehr dazu in den Artikeln HOSTFACTORY® Mail - E-Mail Weiterleitung und Antispam-Filter Konfiguration.

Was ist beim Versand zu beachten?

Folgende Massnahmen tragen dazu bei, dass die durch Sie versendeten Nachrichten zuverlässig ankommen, und erschweren zugleich einen missbräuchlichen Versand durch Dritte. HOSTFACTORY® empfiehlt, für jede Domain SPF, DKIM und DMARC zu aktivieren; das Weshalb dazu finden Sie im Beitrag DNSSEC, SPF, DKIM, & DMARC - Warum dies alles so wichtig ist! auf HOSTFACTORY® Insights.

SPF

Liegt die DNS-Zone Ihrer Domain bei HOSTFACTORY®, wird beim Erstellen Ihres Domain Accounts ein SPF-Record ("Sender Policy Framework") erstellt. Dieser legt fest, welche Systeme im Namen Ihrer Domain versenden dürfen, und erschwert so, dass Ihre Domain durch Dritte für einen Spamversand missbraucht wird. Für Domains, welche über HOSTFACTORY® versenden, empfehlen wir:
@ IN TXT "v=spf1 a mx include:spf.hostfactory.ch -all"

Wichtig:
Wenn Sie Nachrichten auch ab Drittsystemen im Namen Ihrer Domain versenden (z.B. mit einer externen Webanwendung oder über einen Bulkmail-Provider), ergänzen Sie deren Direktive im SPF-Record. Die Nachricht wird vom empfangenden Mailserver ansonsten möglicherweise nicht akzeptiert. Je Domain darf dabei genau ein einziger SPF-Record publiziert sein.

Den SPF-Record verwalten Sie unter:
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (Webhosting auswählen, falls mehrere) » (Domain Account auswählen) » 'DNS'

Ihren publizierten SPF-Record prüfen Sie mit dem HOSTFACTORY® SPF-Check. Detaillierte Informationen zum SPF finden Sie unter SPF (Sender Policy Framework).

Adresse Ihrer Besucher im "From:"-Feld

Vermeiden Sie, in Ihren Formularen die angegebene Adresse Ihrer Besucher ins "From:"-Feld zu setzen! Dies mag auf den ersten Blick praktisch erscheinen, da Sie Nachrichten aus Ihren Formularen auf diese Weise direkt beantworten können. Die Zustellung scheitert dann jedoch oft am SPF-Record der Domain Ihres Besuchers: Der Server Ihrer Website ist nicht berechtigt, in deren Namen zu versenden, und die Nachricht kommt unter Umständen gar nicht erst in Ihrem Postfach an.

Den gewünschten Komfort, Formularnachrichten direkt zu beantworten, erreichen Sie, wenn Sie stattdessen das "Reply-To:"-Feld mit der Adresse Ihres Besuchers belegen.

DKIM

Bei einem neu erstellten Domain Account ist DKIM ("DomainKeys Identified Mail") standardmässig aktiviert, und der zugehörige Schlüssel ist als TXT-Record (default._domainkey.<IhreDomain.ch>) publiziert, sofern die DNS-Zone Ihrer Domain bei HOSTFACTORY® liegt. DKIM aktivieren resp. deaktivieren Sie unter:
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (Webhosting auswählen, falls mehrere) » (Domain Account auswählen) » 'E-Mail' » 'Mehr' » 'E-Mail Einstellungen' » 'DKIM Support'

Wichtig:
Löschen oder bearbeiten Sie diesen Schlüssel nicht, solange DKIM für die Domain aktiviert ist! Die Nachricht wird vom empfangenden Mailserver ansonsten als fehlerhaft interpretiert und möglicherweise nicht akzeptiert.

Detaillierte Informationen zu DKIM finden Sie unter DKIM (DomainKeys Identified Mail).

DMARC

Mit einem DMARC-Eintrag teilen Sie dem empfangenden Mailserver mit, wie dieser mit Nachrichten verfahren soll, welche weder die SPF- noch die DKIM-Prüfung für Ihre Domain bestehen. Wir empfehlen:
_dmarc IN TXT "v=DMARC1; p=quarantine; sp=quarantine;"

Detaillierte Informationen zu DMARC finden Sie unter DMARC (Domain Based Message Authentication, Reporting and Conformance).

Welche Versandlimiten gelten?

Hinweis:
In einem HOSTFACTORY® Webhosting sind ausgehende Nachrichten auf 300 Nachrichten pro Stunde und Domain limitiert; sämtliche Postfächer derselben Domain teilen sich diese Limite, und sie ist nicht anpassbar, auch nicht vorübergehend. Ein Newsletter, der sie ausschöpft, blockiert während dieser Zeit also auch die übrige Korrespondenz dieser Domain; für Newsletter empfiehlt HOSTFACTORY® deshalb einen eigens dafür vorgesehenen Bulkmail-Provider.
Newsletter und sonstiger Massenversand sind ausschliesslich an gültige Empfänger mit explizit vorliegendem Einverständnis (Opt-In) gestattet und müssen aus rechtlichen Gründen eine Möglichkeit zur Abmeldung (Opt-Out) bieten. Einzelheiten unter Newsletter und Massenversand: Regeln und Empfehlungen.

Die Limiten im Einzelnen, auch jene des HOSTFACTORY® Webmail, finden Sie im Artikel HOSTFACTORY® Webmail (Roundcube unter webmail.hostfactory.ch) unter "Welche Limiten gelten beim E-Mail-Versand?".

Wie kann ich meine Nachrichten testen?

Sie können Ihre zu sendenden Nachrichten einem Test unterziehen, zum Beispiel mit dem kostenlosen Dienst "mail-tester.com": Senden Sie von der zu prüfenden E-Mail-Adresse eine Nachricht an die dort angezeigte Adresse und lassen Sie danach das Ergebnis anzeigen.

Der Test zeigt anschliessend detaillierte Informationen zu Ihrer Konfiguration und weiteren gängigen Kriterien an, so wie sie ein empfangender Mailserver sehen würde, und gibt zugleich an, ob hierbei Probleme entstehen können.

Weiterführende Informationen

• Newsletter und Massenversand: Regeln und Empfehlungen
• Wie kann ich E-Mails über den SMTP-Dienst von HOSTFACTORY® versenden?
• HOSTFACTORY® Webmail (Roundcube unter webmail.hostfactory.ch)

Bei weiteren Fragen zu diesem Thema hilft Ihnen der HOSTFACTORY® Support gerne weiter.