Was kann ich tun, wenn meine Mailbox voll ist?
Was kann ich tun, wenn meine Mailbox voll ist?
Wenn Ihre Mailbox voll ist oder Sie die Meldung "Ihre Mailbox ist bald voll" erhalten, gibt es verschiedene Möglichkeiten, Speicherplatz freizugeben oder die Mailbox zu erweitern.
Wie dringend ist das? Ist Ihre Mailbox bereits voll, werden eingehende Nachrichten vorerst nicht sofort verworfen: Die einliefernden Mailserver stellen sie zurück und versuchen die Zustellung während einiger Tage erneut. Bleibt die Mailbox in dieser Zeit voll, erhält der Absender danach eine endgültige Unzustellbarkeitsmeldung, und die Nachricht geht verloren. Zusätzlich kann auch der Versand eigener E-Mails fehlschlagen, wenn die Kopie im Ordner "Gesendete Objekte" nicht mehr abgelegt werden kann. Es eilt also, ist aber in der Regel nicht auf die Minute dringend.
Ist die Meldung "Ihre Mailbox ist bald voll" echt?
Ja, diese Meldung wird tatsächlich automatisch von HOSTFACTORY® versendet, sobald eine Mailbox 80 % ihrer verfügbaren Quota erreicht hat. Nähert sich die Auslastung weiter der 100-%-Grenze, wird dieselbe Meldung ein zweites Mal versendet.
Die Meldung nennt bewusst die tatsächlich für Ihre Mailbox konfigurierte Quota, welche kleiner sein kann als der Gesamtspeicher Ihres Abonnements (mehr dazu im nächsten Abschnitt). Das ist der häufigste Grund, weshalb Kundinnen und Kunden diese Meldung fälschlicherweise für einen Phishing-Versuch halten, wenn sie z.B. "100 MB" nennt, während "5 GB" im Kopf ist.
Die Echtheit einer solchen Nachricht erkennen Sie zuverlässig an Ihrer persönlichen Anti-Phishing-Signatur, sofern Sie diese eingerichtet haben.
Warum ist meine Mailbox voll, obwohl mein Abonnement mehr Speicher hätte?
Für jede einzelne Mailbox kann eine individuelle Quota gesetzt sein, die kleiner ist als der maximal im Abonnement verfügbare Speicher. In diesem Fall wird die Mailbox bereits als "voll" angezeigt, obwohl im Abonnement selbst noch deutlich mehr Speicherplatz verfügbar wäre. Dies ist in der Praxis der mit Abstand häufigste Grund für eine volle Mailbox.
Sie können das wie folgt prüfen und anpassen:
Die individuelle Quota einer neu erstellten Mailbox beträgt standardmässig 100 MB, unabhängig vom Gesamtspeicher Ihres Abonnements.
- Als Vertragspartner (Halter) in Ihrem HOSTFACTORY® Kundencenter: Navigieren Sie zu my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (E-Mail-Account wählen) » 'Mehr' » 'Bearbeiten'. Aktivieren Sie hier bei Bedarf die Option "Maximal Quota verwenden".
- Als Mailadmin (mailadmin.hostfactory.ch): Navigieren Sie zu mailadmin.hostfactory.ch » 'Übersicht' » 'Mehr' » 'Bearbeiten'. Ist "Maximal Quota verwenden" deaktiviert, wurde möglicherweise eine kleinere individuelle Quota hinterlegt. Kontaktieren Sie in diesem Fall den Vertragspartner (Halter) des Abonnements zur Anpassung.
Mehr zum Konzept der Mailbox-Quota erfahren Sie im Artikel Mailbox Quota.
Wie kann ich den Speicherplatz meiner Mailbox vergrössern?
Wenn Sie mehr Speicherplatz benötigen, gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:
1. Individuelle Quota der Mailbox erhöhen:
Aktivieren Sie "Maximal Quota verwenden" (siehe oben) oder setzen Sie einen individuellen Wert. Dies löst den häufigsten Fall sofort und ohne Mehrkosten, sofern im Abonnement noch Gesamtspeicher verfügbar ist.
2. Gesamtspeicher des Abonnements beachten:
Die Summe aller Mailboxen darf zusammen mit Webfiles, Datenbanken und den übrigen Hosting-Daten den Gesamtspeicher Ihres Abonnements nicht überschreiten. Das ist eine Rahmenbedingung, keine Massnahme für sich.
3. Abonnement upgraden, wenn der Gesamtspeicher ausgeschöpft ist:
Reicht der Gesamtspeicher Ihres Abonnements nicht mehr aus, können Sie als Vertragspartner (Halter) dessen Gesamtspeicherplatz vergrössern.
- HOSTFACTORY® Standard Webhosting (bzw. Agentur, .NET, Budget): via my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (Webhosting wählen) » 'Mehr' » 'Produkt upgraden'
- HOSTFACTORY® Sitejet Sitebuilder (eigenständiges Produkt): Der Sitejet Sitebuilder hat feste Ressourcen (5 GB Gesamtspeicher, 1 GB Mailbox-Quota) ohne höhere Ausbaustufe. Benötigen Sie mehr Speicher, ist ein Wechsel auf ein HOSTFACTORY® Standard Webhosting mit Sitebuilder Add-on Lizenz nötig; dort gilt die Quota des Webhostings. Eine Anleitung dazu finden Sie im Artikel Sitebuilder Sitejet - Wechsel zu WordPress / normalem Webhosting.
Als Mailadmin können Sie kein Upgrade durchführen. Kontaktieren Sie hierfür den Vertragspartner (Halter).
Zur Orientierung die maximale Mailbox-Quota je Produkt der aktuellen Produktpalette:
- HOSTFACTORY® Standard Webhosting: 5 GB
- HOSTFACTORY® Agentur Webhosting: 5 GB
- HOSTFACTORY® .NET Webhosting: 5 GB
- HOSTFACTORY® Budget Webhosting: 100 MB
- HOSTFACTORY® Sitejet Sitebuilder: 1 GB
Bei älteren Abonnementen können abweichende Werte gelten. Den für Ihr Abonnement tatsächlich massgeblichen Wert sehen Sie unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings'.
4. Über 5 GB je Postfach:
Sollten Sie für ein Postfach mehr als das technische Limit von 5 GB benötigen, bietet sich die Verwaltung Ihrer Mailservices via Microsoft 365, Exchange Online an.
Wie lösche ich einzelne E-Mails?
Löschen Sie ganz einfach alte, nicht mehr benötigte E-Mails via HOSTFACTORY® Webmail oder dem E-Mail-Client Ihrer Wahl.
Beachten Sie dabei bitte, dass nicht nur im Posteingang (Inbox) Daten liegen. Oftmals sammeln sich auch sehr viele Nachrichten in den Ordnern "Gelöschte Objekte" (Papierkorb) oder "Gesendete Objekte" an. Beim Löschen von Nachrichten werden diese in der Regel zunächst in den Papierkorb verschoben und beanspruchen dort weiterhin Speicherplatz. Erst wenn Sie den Papierkorb leeren, wird der Speicherplatz tatsächlich freigegeben.
Tipp für HOSTFACTORY® Webmail (Sofort endgültig löschen): Sowohl ein Klick auf den Löschen-Button in der Symbolleiste als auch die Taste "Entf" (Mac: "Backspace") verschieben eine Nachricht normalerweise nur in den Papierkorb. Halten Sie dabei zusätzlich "Shift" gedrückt (beim Klick auf den Löschen-Button oder beim Drücken von "Entf" bzw. "Backspace"), wird die Nachricht stattdessen sofort endgültig gelöscht, ohne zunächst als Kopie im Papierkorb abgelegt zu werden. Dies ist der einfachste Weg, wenn Ihre Mailbox bereits zu 100 % belegt ist.
Wie kann ich trotz voller Mailbox E-Mails löschen?
Wenn Ihre Mailbox vollständig ausgelastet ist, kann das reguläre Löschen von E-Mails im HOSTFACTORY® Webmail fehlschlagen (falls Sie nicht die oben erwähnte Shift-Taste nutzen). Der Grund dafür ist, dass beim Löschen standardmässig zuerst eine Kopie der Nachricht im IMAP-Ordner "Gelöscht" erstellt wird. Ist kein Speicherplatz mehr verfügbar, schlägt dieser Zwischenschritt fehl.
Um dieses Verhalten dauerhaft zu umgehen, passen Sie die Einstellungen im HOSTFACTORY® Webmail wie folgt an:
- Öffnen Sie das HOSTFACTORY® Webmail unter https://webmail.hostfactory.ch.
- Navigieren Sie zu "Einstellungen" > "Server-Einstellungen".
- Aktivieren Sie folgende Optionen: Als gelöscht markieren anstatt in den Papierkorb verschieben und Posteingang beim Abmelden packen (entfernt beim Abmelden alle als gelöscht markierten Nachrichten endgültig vom Server).
- Speichern Sie die Änderungen.
Anschliessend können Sie nicht mehr benötigte E-Mails als gelöscht markieren. Die tatsächliche Löschung erfolgt automatisch beim Abmelden aus dem HOSTFACTORY® Webmail, wodurch wieder Speicherplatz freigegeben wird.
Welcher Ordner belegt wie viel Speicherplatz?
Sowohl in Ihrem HOSTFACTORY® Kundencenter als auch im Mailadmin können Sie die genaue Belegung der einzelnen Ordner analysieren:
Klicken Sie in der Mailbox-Übersicht im Abschnitt "Speicher" auf den Button "Ordnergrössen berechnen". Dadurch wird die Ordnergrösse berechnet und Sie sehen sofort, welcher Ordner den meisten Platz belegt.
- HOSTFACTORY® Kundencenter: my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail'
- Mailadmin: mailadmin.hostfactory.ch » 'Übersicht'
Die Ordnergrössenberechnung steht bei HOSTFACTORY® .NET Webhosting technisch bedingt nicht zur Verfügung.
Versteckte, nicht abonnierte IMAP-Ordner prüfen:
Möglicherweise belegen versteckte (nicht abonnierte) Ordner zusätzlichen Speicherplatz, den Sie in Ihrem gewohnten Postfach gar nicht sehen. Gehen Sie wie folgt vor:
1. Loggen Sie sich im HOSTFACTORY® Webmail des betreffenden Postfachs ein.
2. Klicken Sie links auf das Symbol für die Einstellungen und anschliessend auf "Ordner".
3. Aktivieren Sie alle noch nicht "abonnierten" Ordner und wechseln Sie zurück zur E-Mail-Ansicht.
In diesen Ordnern sind meist noch weitere Nachrichten gespeichert, die Sie zusätzlich entfernen können.
Wann aktualisiert sich die Anzeige des Speicherplatzes?
Am schnellsten aktualisieren Sie die Anzeige selbst: Klicken Sie direkt bei der betroffenen Mailbox auf "Speichernutzung aktualisieren". Dies fragt die aktuelle Auslastung sofort ab, ohne auf eine automatische Aktualisierung warten zu müssen.
Ohne manuelle Aktualisierung kann es nach dem Löschen von Nachrichten einige Zeit dauern (bis zu 24 Stunden), bis die automatische, systemseitige Aktualisierung erfolgt. Die tatsächlich belegte Grösse kann deshalb vorübergehend von der Anzeige in Ihrem HOSTFACTORY® Kundencenter oder im Mailadmin abweichen.
Wie kann ich meine Mailbox komplett leeren?
Achtung: Diese Funktion löscht alle E-Mails des Postfachs unwiderruflich!
Sollten Sie alle E-Mails des Postfachs nicht mehr benötigen, können Sie die Mailbox auf der jeweiligen Plattform wie folgt leeren:
- HOSTFACTORY® Standard Webhosting (bzw. Agentur, .NET, Budget): Unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (E-Mail-Account wählen) » 'Mehr' » 'Leeren'.
- HOSTFACTORY® Sitejet Sitebuilder: Unter my.hostfactory.ch » 'Sitebuilder' » (Abo wählen) » 'E-Mail' » (E-Mail-Account wählen) » 'Mehr' » 'Leeren'.
- Mailadmin: Unter mailadmin.hostfactory.ch » 'Übersicht' » 'Mehr' » 'Leeren'.
Warum ist meine Mailbox trotz Weiterleitung voll?
Sie haben eine Weiterleitung eingerichtet, Ihre Mailbox ist aber dennoch voll? In diesem Fall ist offenbar Ihre Mailbox noch aktiv und speichert empfangene E-Mails zusätzlich im Posteingang. Mehr dazu erfahren Sie in unserem FAQ zur E-Mail Weiterleitung bzw. im Artikel HOSTFACTORY® Mail: E-Mail Weiterleitung.
Wie verhindere ich, dass meine Mailbox immer wieder voll wird?
Läuft Ihre Mailbox jedes Jahr wieder voll, ist die automatische Archivierung häufig die nachhaltigere Lösung als das wiederholte manuelle Löschen: Mailbox automatisch archivieren.