Hostfactory bietet 'Exchange Online' als Microsoft Partner an. Nach Ihrer Bestellung wird Ihre gewünschte Domain im Microsoft-Portal für Sie eingerichtet.

Sofern die DNS-Einstellungen für Ihre Domain unter Ihrem Hostfactory-Konto verwaltet werden, nehmen wir die Validierung derselben ohne Ihr weiteres Zutun vor und liefern Ihnen anschliessend Ihr neues Exchange-Konto soweit als möglich vorbereitet aus. Anschliessend können Sie selbständig Postfächer erfassen und zur Inbetriebnahme den MX- und die weiteren Records anpassen.
Andernfalls werden Sie vor der Auslieferung entsprechend kontaktiert, zwecks Erfassung eines TXT-Records zur Validierung Ihrer Domain.

Hinweis:
Bevor Sie die DNS-Einträge ändern, erstellen Sie die gewünschten Mailboxen. Verfahren sie dazu gemäss dieser Anleitung.

Sobald die Validierung abgeschlossen ist, nehmen Sie die neuen Postfächer in Betrieb, indem Sie die DNS-Informationen gemäss Microsoft für Ihre Domain erfassen. Die nötigen DNS-Einträge finden Sie ansonsten auch in unserem Kundencenter unter my.hostfactory.ch » 'Exchange' » 'Mehr (auf der gewünschten Organisation)' » 'DNS-Einstellungen'.

Hinweis:
Bereits bestehende, gleichnamige Records müssen hierbei durch die obigen Records ersetzt werden (MX, SPF, Autodiscover, etc.).

Sollte die Domain unter Hostfactory verwaltet werden oder ein entsprechender Domain-Account für diese eingerichtet sein, können Sie anstelle einfach das dafür vorgesehene DNS-Template übernehmen:
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'DNS' » 'DNS-Templates' » 'Exchange Online (Microsoft 365)' resp.
my.hostfactory.ch » 'Domainregistrationen' » (Domain wählen) » 'DNS verwalten' » 'DNS-Templates' » 'Exchange Online (Microsoft 365)'

Die korrekten Einträge werden hierbei automatisch erfasst sowie alle obsoleten Einträge entfernt.

Hinweis:
Sollte sich das Konto in Ihrem Outlook nicht korrekt einrichten lassen oder nach einer Migration ins Exchange-Postfach dieses leere Ordner oder fehlende Nachrichten aufweist, prüfen Sie bitte gemäss den Artikeln Exchange-Konto lässt sich nicht einrichten resp. Mein Exchange-Postfach zeigt leere Ordner

Sie können sich mit den Zugangsdaten unter my.hostfactory.ch » 'Exchange' in das Managementportal einloggen.

Klicken Sie auf die Kachel oben links und anschliessend auf "Admin".

Wechseln Sie hier nun zu "Benutzer" > "Aktive Benutzer" > "Benutzer hinzufügen"

Nun können Sie die gewünschte Mailbox (zB. info@beispiel.ch) erstellen.
Beachten Sie hier, dass Sie die korrekte Domain auswählen.

Abschliesend muss der Mailbox noch die gewünschte Lizenz zugewiesen werden.

Nach alternativen optionalen Einstellungen können Sie Ihre Mailbox "Hinzufügen fertig stellen".

Es kann vorkommen, dass bei einem frisch importierten Postfach in Ihr Exchange-Konto einige Ordner in Ihrem lokalen Outlook als leer angezeigt werden, obwohl die Nachrichten vorhanden sind und im Webmail auch angezeigt werden:

Filter löschen

Das Ausblenden der Nachrichten liegt meist an einer Einstellung des Suchfilters in Outlook, Sie können diese wie folgt anpassen (beachten Sie, dass je nach Outlook-Version die Bezeichnungen geringfügig abweichen können).

1. Markieren Sie den Ordner, in welchem keine Nachrichten angezeigt werden. Klicken Sie mit rechts irgendwo in den leeren Nachrichten-Bereich und wählen Sie 'Ansichtseinstellungen':

2. Wählen Sie im Folgefenster die Schaltfläche 'Filtern':

3. Klicken Sie auf 'Alles löschen' und bestätigen Sie alle noch offenen Fenster mit 'OK'.

4. Die Nachrichten in diesem Ordner werden nun wie gewohnt wieder angezeigt:

Ansicht für alle Ordner übernehmen

Sie können die Ansicht des obigen Ordners für alle Ordner gleichzeitig übernehmen, verfahren Sie hierzu wie folgt:

1. Belassen Sie den gerade angepassten Ordner markiert und wählen Sie in der Menüleiste 'Ansicht' » 'Ansicht ändern' » 'Aktuelle Ansicht für andere E-Mail-Ordner übernehmen'

2. Aktivieren Sie die Checkbox für das Postfach oben sowie die Option 'Ansicht für Unterordner übernehmen' und klicken Sie auf 'OK':

Anschliessend sollten alle Ordner dieses Postfachs wie gewohnt alle Nachrichten wieder anzeigen.

In bestimmten Situationen lässt sich das Exchange-Konto über den Autodiscover-Eintrag nicht einrichten, wenn Ihre verwendete Domain / Mailadresse bei Microsoft bereits bekannt ist (z.B. als Login, Office 365-Konto, etc.).
Oder es wird nach dem Einrichten in Abständen ein Anmeldefenster angezeigt, welches man abbrechen und dann unerwarteterweise dennoch weiter mit Outlook arbeiten kann.
Sollte Ihr Outlook ein solches Verhalten aufweisen, können Sie dies folgendermassen aufheben:

1. Starten Sie den Registry-Editor (Tastenkombination 'Win + R', dann im Fenster 'regedit' eingeben und 'OK' klicken)

2. Klicken Sie durch den Ordnerbaum bis zu folgendem Pfad: 'HKEY_CURRENT_USER' » 'Software' » 'Microsoft' » 'Office' » '16.0' » 'Outlook' » 'AutoDiscover' ('Autodiscover' anklicken)
3. Hier sollte im rechten Bereich ein Eintrag mit Namen 'Standard' stehen

Hinweis:
Sollte der Eintrag 'ExcludeExplicitO365Endpoint' hier bereits bestehen, fahren Sie bitte mit Punkt 6) weiter

4. Klicken Sie nun mit rechts in den leeren Bereich und wählen Sie 'Neu' » 'DWORD-Wert 32-Bit'

5. Benennen Sie die nun entstandene Datei um, in 'ExcludeExplicitO365Endpoint' (ohne Anführungzeichen)
6. Doppelklicken Sie auf die Datei und geben Sie im Feld eine '1' statt der '0' an und speichern Sie mit 'OK'
7. Falls noch geöffnet, schliessen Sie Outlook nun ganz (Symbol in der Info-Leiste rechts unten darf nicht mehr angezeigt werden) und starten Sie es neu
8. Falls das Konto noch nicht besteht, richten Sie dieses nun nochmals via Systemsteuerung ein.

Hinweis:
Seien Sie vorsichtig wenn Sie Registry-Werte bearbeiten! Ein falscher Eintrag (Tippfehler, falscher Ordner, etc.) kann unter Umständen dazu führen, dass sich Ihr Computer nicht mehr starten lässt!

Bei einem Umzug einer Domain auf einen neuen Hostinganbieter möchte man meist auch die vorhandenen Nachrichten unter seinen Postfächern möglichst reibungslos migrieren. Diese Anleitung zeigt Ihnen anhand eines Exports / Imports mit Hilfe von Microsoft Outlook wie Sie dies vornehmen können. Beachten Sie, dass je nach Outlook-Version die Menüs und Befehle geringfügig abweichen können. Grundsätzlich können Sie allerdings jedweden Mail-Client, der die Import-/Export Funktionen unterstützt, verwenden und analog verfahren.

In dieser Anleitung werden wir die Nachrichten vom Beispiel-Postfach 'info@server41.ch' nach 'info@server44.ch' migrieren (üblicherweise wird das Postfach natürlich gleichnamig eingerichtet. Wir verwenden hier jedoch zum besseren Verständnis zwei unterschiedliche Postfächer).

Wir setzen voraus, dass beide Postfächer beim jeweiligen Provider existieren und fehlerfrei erreichbar sind.

DNS prüfen

Wenn Sie vorhaben, die Nachrichten für dieses Postfach künftig unter Ihrem Hostfactory-Webhosting abzurufen, sollten Sie die Nameserver gemäss dieser Anleitung aktualisieren und 24 Stunden warten, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Beachten Sie, dass hierdurch auch Ihre Web-Inhalte bereits unter dem neuen Hosting erreichbar werden (Ihre Webseite sollten Sie also spätestens jetzt bereits migriert haben)!

Kleine Mailboxen migrieren

Kleine Mailboxen (< 2Gb) können Sie direkt via my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Mehr' » 'EMail Migrator' migrieren.

Die Migration ist daraufhin bereits abgeschlossen, eine zusätzliche Software wie z.B. Outlook wird nicht benötigt.

Grosse Mailboxen migrieren

Grössere Mailboxen (> 2Gb) können Sie z.B. via Outlook export/import migrieren, wie in den folgenden Schritten erklärt.

Altes Postfach abrufen

Richten Sie in Outlook das alte, zu migrierende Postfach ein, falls noch nicht vorhanden. Sofern Sie die Nameserver bereits aktualisiert haben, verwenden Sie hierbei die Verbindungsdaten für das alte Postfach gemäss dieser Anleitung (Punkte 1 - 3). Andernfalls verwenden Sie die gewohnten Verbindungsdaten Ihres bisherigen Providers.

Rufen Sie alle Nachrichten ab und stellen Sie sicher, dass Outlook das Postfach fertig aktualisiert hat.

1. Export der Daten

- Gehen Sie in Outlook nach 'Datei' » 'Öffnen und Exportieren' » 'Importieren / Exportieren'

- Wählen Sie 'In Datei exportieren'

- Wählen Sie 'Outlook-Datendatei'

- Wählen Sie das eingerichtete Postfach (hier im Beispiel 'info@server41.ch')

- Geben Sie einen Namen an für den Export, z. B. 'info_alt'

Hinweis:
Nehmen Sie hier ggf. Anpassungen an den Optionen vor

- Klicken Sie auf 'Fertigstellen' und ignorieren Sie die darauffolgende Meldung bezüglich Passwortschutz durch Klicken auf 'OK'. Lassen Sie hierbei die beiden Felder leer.
Ihr Postfach wird nun exportiert. Warten Sie diesen Prozess vollständig ab, dieser kann je nach Postfachgrösse und Anzahl der Nachrichten einige Zeit in Anspruch nehmen.

2. Neues Postfach einrichten

Richten Sie nun das neue Postfach ein. Sie können das alte Postfach einfach mit den neuen Verbindungsdaten versehen, sofern Sie dasselbe Protokoll verwenden (IMAP / POP3 od. Exchange). Ansonsten löschen Sie das Konto und erstellen Sie es neu, mit den gültigen Verbindungsdaten.
Für Postfächer von Hostfactory finden Sie diese stets unter
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen'

3. Import der Nachrichten

- Gehen Sie in Outlook erneut nach 'Datei' » 'Öffnen und Exportieren' » 'Importieren / Exportieren'
- Wählen Sie 'Aus anderen Programmen oder Dateien importieren'

- Wählen Sie 'Outlook-Datendatei'

- Wählen Sie die zuvor exportierte Datei

Hinweis:
Nehmen Sie hier ggf. Anpassungen an den Optionen vor

- Wählen Sie nun das ZIEL-Postfach aus, in welches die Nachrichten importiert werden sollen (hier im Beispiel 'info@server44.ch')

Warten Sie nun bis der Import vollständig abgeschlossen ist. Die anschliessend laufende Synchronisation mit dem Server wird in der Statusleiste von Outlook angezeigt und kann je nach Postfachgrösse und Anzahl der Elemente einige Zeit in Anspruch nehmen, lassen Sie diese vollständig durchlaufen!

Tip:

• Wenn Ihre Nameserver jetzt noch auf den alten Provider zeigen, sollten Sie diese möglichst zeitnah ändern (sofern Sie künftige Nachrichten in das neue Postfach zugestellt haben möchten).
• Sollten einige Ordner nach dem Import und der vollständig abgeschlossenen Synchronisation keine Nachrichten anzeigen (obwohl im Webmail vorhanden), verfahren Sie bitte gemäss dieser Anleitung.