Erstanmeldung und Passwortänderung bei Microsoft 365 Hostfactory hat für Sie als Microsoft-Partner Ihre Microsoft 365 Organisation eingerichtet und die initialen Zugangsdaten bereitgestellt. Nach der ersten Anmeldung übernehmen Sie die Verwaltung Ihrer Umgebung selbständig.
Wo finde ich meine Zugangsdaten? Nach der Bereitstellung finden Sie im Verwaltungsbereich Ihres Kundenportals unter my.hostfactory.ch » 'Exchange' folgende Informationen:
Was muss ich beim ersten Login tun? Rufen Sie die Seite https://login.microsoftonline.com auf. Melden Sie sich mit dem bereitgestellten Benutzernamen und dem Initialpasswort an.
Beim ersten Login, werden Sie automatisch aufgefordert, ein neues Kennwort zu setzen. Geben Sie dazu ein: Aktuelles Kennwort (Initialpasswort) Neues Kennwort (bitte sicher wählen) Kennwort bestätigen (neues Kennwort wiederholen) Klicken Sie anschliessend auf „Anmelden“
Wichtige Hinweise: Nach der ersten Anmeldung liegt die weitere Verwaltung (wie Benutzerverwaltung, Sicherheitseinstellungen etc.) in Ihrer Verantwortung. Bitte vergeben Sie ein sicheres Passwort und dokumentieren Sie dieses entsprechend. Sollten Sie Ihr Passwort verlieren und keinen Zugriff mehr auf das Konto haben, müssen wir das Passwort für Sie gegen Verrechnung zurücksetzen bzw. in Erfahrung bringen.
Eigene Domain in Microsoft 365 einrichten Wenn Sie Ihre eigene Domain (z. B. firma.ch) in Microsoft 365 für E-Mail und weitere Dienste nutzen möchten, können Sie diese in wenigen Schritten im Microsoft 365 Admin Center hinzufügen und einrichten.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Domain hinzufügen Melden Sie sich im Microsoft 365 Admin Center an: https://admin.microsoft.com. Navigieren Sie links im Menü zu „Einstellungen“ > „Domänen“. Klicken Sie auf „Domäne hinzufügen“.
2. Domainnamen eingeben Tragen Sie Ihre eigene Domain (z. B. firma.ch) ein. Klicken Sie auf „Diese Domäne verwenden“.
3. Domainbesitz bestätigen Microsoft fordert Sie auf, einen TXT-Eintrag bei Ihrem DNS-Host hinzuzufügen, um zu bestätigen, dass Sie der Besitzer der Domain sind. Kopieren Sie den angezeigten TXT-Wert. Legen Sie in der DNS-Verwaltung Ihrer Domain einen neuen TXT-Eintrag wie angegeben an. Nach der Erstellung klicken Sie in Microsoft 365 auf „Überprüfen“.
Hinweis für Kunden mit DNS-Verwaltung über uns Falls Ihrer Domain unsere Nameserver zugewiesen sind, zeigen wir Ihnen hier, wie der TXT-Eintrag im my.hostfactory.ch aussehen sollte:
Domain in bestehender MS365 Organisation
Erhalten Sie hier die Fehlermeldung "Domain wurde bereits einer anderen MS365 Organisation hinzugefügt'' dann folgen Sie bitte der entsprechenden Anleitung.
4. DNS-Einträge für die Nutzung von Microsoft 365 hinzufügen Nach der Bestätigung des Besitzes können Sie Ihre Domain mit Microsoft-Diensten verbinden. Sie erhalten eine Übersicht der benötigten DNS-Einträge für E-Mail, Teams und weitere Dienste (MX, CNAME, TXT, SRV). Tragen Sie diese Einträge in der DNS-Verwaltung Ihrer Domain ein.
Alternativ können Sie (wenn Ihr Hoster dies unterstützt) vordefinierte DNS-Templates nutzen, wie z. B. das Template „Exchange Online (Microsoft 365)“ bei Hostfactory. Dieses übernimmt automatisch die notwendigen Einträge:
5. Abschluss Nachdem alle Einträge gesetzt wurden, kehren Sie zurück ins Microsoft 365 Admin Center und klicken auf „Weiter“ und schliessen den Assistenten mit „Fertig“ ab. Ihre Domain ist nun erfolgreich eingebunden und kann für Microsoft 365 Dienste verwendet werden.
Wenn Sie jetzt eine Mailbox erstellen möchten, folgen Sie bitte der entsprechenden Anleitung.
Worum geht es? Wenn Sie versuchen, eine eigene Domain in Microsoft 365 hinzuzufügen, kann folgende Fehlermeldung erscheinen:
"Wir haben bestätigt, dass Sie [Domainname] besitzen, aber wir können sie Ihrem Konto nicht hinzufügen, weil die Domain bereits einer anderen Microsoft 365 Organisation hinzugefügt wurde."
Diese Meldung bedeutet, dass Ihre Domain aktuell noch in einer anderen Microsoft 365 Umgebung registriert ist. Solange dies der Fall ist, kann die Domain nicht einer neuen Organisation zugeordnet werden.
Wie kann ich das Problem lösen? 1. Zugriff auf die bestehende Organisation prüfen Versuchen Sie, sich beim Microsoft 365 Admin Center der bestehenden Organisation anzumelden. Entfernen Sie dort die Domain unter „Einstellungen“ > „Domänen“. Falls nötig, setzen Sie über den Link in der Fehlermeldung das Administratorkennwort zurück, um Zugriff zu erhalten.
2. Domain entfernen Sobald Sie Zugang zur bestehenden Organisation haben löschen Sie die Domain aus dieser Organisation. Warten Sie, bis Microsoft die Änderung verarbeitet hat (dies kann bis zu einigen Stunden dauern).
3. Domain erneut hinzufügen Nach der erfolgreichen Löschung aus der vorherigen Organisation können Sie die Domain in Ihrer neuen Microsoft 365 Umgebung wie gewohnt hinzufügen.
Was, wenn ich keinen Zugriff mehr auf die alte Organisation habe? Wenn Ihnen die Zugangsdaten fehlen oder Sie nicht mehr auf die alte Microsoft 365 Organisation zugreifen können, kontaktieren Sie unser Support-Team. Wir unterstützen Sie gerne beim weiteren Vorgehen. Bitte beachten Sie jedoch, dass dieser Aufwand verrechnet werden muss.
Wichtige Hinweise: Eine Domain kann immer nur in einer Microsoft 365 Organisation aktiv verwendet werden. Prüfen Sie vor der Einrichtung einer Domain, ob diese bereits in einem anderen Mandanten existiert. Erst nach der vollständigen Entfernung aus der alten Organisation kann sie in einer neuen eingebunden werden.
Es kann vorkommen, dass bei einem frisch importierten Postfach in Ihr Exchange-Konto einige Ordner in Ihrem lokalen Outlook als leer angezeigt werden, obwohl die Nachrichten vorhanden sind und im Webmail auch angezeigt werden:
Filter löschen
Das Ausblenden der Nachrichten liegt meist an einer Einstellung des Suchfilters in Outlook, Sie können diese wie folgt anpassen (beachten Sie, dass je nach Outlook-Version die Bezeichnungen geringfügig abweichen können).
1. Markieren Sie den Ordner, in welchem keine Nachrichten angezeigt werden. Klicken Sie mit rechts irgendwo in den leeren Nachrichten-Bereich und wählen Sie 'Ansichtseinstellungen':
2. Wählen Sie im Folgefenster die Schaltfläche 'Filtern':
3. Klicken Sie auf 'Alles löschen' und bestätigen Sie alle noch offenen Fenster mit 'OK'.
4. Die Nachrichten in diesem Ordner werden nun wie gewohnt wieder angezeigt:
Ansicht für alle Ordner übernehmen
Sie können die Ansicht des obigen Ordners für alle Ordner gleichzeitig übernehmen, verfahren Sie hierzu wie folgt:
1. Belassen Sie den gerade angepassten Ordner markiert und wählen Sie in der Menüleiste 'Ansicht' » 'Ansicht ändern' » 'Aktuelle Ansicht für andere E-Mail-Ordner übernehmen'
2. Aktivieren Sie die Checkbox für das Postfach oben sowie die Option 'Ansicht für Unterordner übernehmen' und klicken Sie auf 'OK':
Anschliessend sollten alle Ordner dieses Postfachs wie gewohnt alle Nachrichten wieder anzeigen.
In bestimmten Situationen lässt sich das Exchange-Konto über den Autodiscover-Eintrag nicht einrichten, wenn Ihre verwendete Domain / Mailadresse bei Microsoft bereits bekannt ist (z.B. als Login, Office 365-Konto, etc.). Oder es wird nach dem Einrichten in Abständen ein Anmeldefenster angezeigt, welches man abbrechen und dann unerwarteterweise dennoch weiter mit Outlook arbeiten kann. Sollte Ihr Outlook ein solches Verhalten aufweisen, können Sie dies folgendermassen aufheben:
1. Starten Sie den Registry-Editor (Tastenkombination 'Win + R', dann im Fenster 'regedit' eingeben und 'OK' klicken)
2. Klicken Sie durch den Ordnerbaum bis zu folgendem Pfad: 'HKEY_CURRENT_USER' » 'Software' » 'Microsoft' » 'Office' » '16.0' » 'Outlook' » 'AutoDiscover' ('Autodiscover' anklicken) 3. Hier sollte im rechten Bereich ein Eintrag mit Namen 'Standard' stehen
Hinweis: Sollte der Eintrag 'ExcludeExplicitO365Endpoint' hier bereits bestehen, fahren Sie bitte mit Punkt 6) weiter
4. Klicken Sie nun mit rechts in den leeren Bereich und wählen Sie 'Neu' » 'DWORD-Wert 32-Bit'
5. Benennen Sie die nun entstandene Datei um, in 'ExcludeExplicitO365Endpoint' (ohne Anführungzeichen) 6. Doppelklicken Sie auf die Datei und geben Sie im Feld eine '1' statt der '0' an und speichern Sie mit 'OK' 7. Falls noch geöffnet, schliessen Sie Outlook nun ganz (Symbol in der Info-Leiste rechts unten darf nicht mehr angezeigt werden) und starten Sie es neu 8. Falls das Konto noch nicht besteht, richten Sie dieses nun nochmals via Systemsteuerung ein.
Hinweis: Seien Sie vorsichtig wenn Sie Registry-Werte bearbeiten! Ein falscher Eintrag (Tippfehler, falscher Ordner, etc.) kann unter Umständen dazu führen, dass sich Ihr Computer nicht mehr starten lässt!
Bei einem Umzug einer Domain auf einen neuen Hostinganbieter möchte man meist auch die vorhandenen Nachrichten unter seinen Postfächern möglichst reibungslos migrieren. Diese Anleitung zeigt Ihnen anhand eines Exports / Imports mit Hilfe von Microsoft Outlook wie Sie dies vornehmen können. Beachten Sie, dass je nach Outlook-Version die Menüs und Befehle geringfügig abweichen können. Grundsätzlich können Sie allerdings jedweden Mail-Client, der die Import-/Export Funktionen unterstützt, verwenden und analog verfahren.
In dieser Anleitung werden wir die Nachrichten vom Beispiel-Postfach 'info@server41.ch' nach 'info@server44.ch' migrieren (üblicherweise wird das Postfach natürlich gleichnamig eingerichtet. Wir verwenden hier jedoch zum besseren Verständnis zwei unterschiedliche Postfächer).
Wir setzen voraus, dass beide Postfächer beim jeweiligen Provider existieren und fehlerfrei erreichbar sind.
DNS prüfen
Wenn Sie vorhaben, die Nachrichten für dieses Postfach künftig unter Ihrem Hostfactory-Webhosting abzurufen, sollten Sie die Nameserver gemäss dieser Anleitung aktualisieren und 24 Stunden warten, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Beachten Sie, dass hierdurch auch Ihre Web-Inhalte bereits unter dem neuen Hosting erreichbar werden (Ihre Webseite sollten Sie also spätestens jetzt bereits migriert haben)!
Kleine Mailboxen migrieren
Kleine Mailboxen (< 2Gb) können Sie direkt via my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Mehr' » 'EMail Migrator' migrieren.
Die Migration ist daraufhin bereits abgeschlossen, eine zusätzliche Software wie z.B. Outlook wird nicht benötigt.
Grosse Mailboxen migrieren
Grössere Mailboxen (> 2Gb) können Sie z.B. via Outlook export/import migrieren, wie in den folgenden Schritten erklärt.
Altes Postfach abrufen
Richten Sie in Outlook das alte, zu migrierende Postfach ein, falls noch nicht vorhanden. Sofern Sie die Nameserver bereits aktualisiert haben, verwenden Sie hierbei die Verbindungsdaten für das alte Postfach gemäss dieser Anleitung (Punkte 1 - 3). Andernfalls verwenden Sie die gewohnten Verbindungsdaten Ihres bisherigen Providers.
Rufen Sie alle Nachrichten ab und stellen Sie sicher, dass Outlook das Postfach fertig aktualisiert hat.
1. Export der Daten
- Gehen Sie in Outlook nach 'Datei' » 'Öffnen und Exportieren' » 'Importieren / Exportieren'
- Wählen Sie 'In Datei exportieren'
- Wählen Sie 'Outlook-Datendatei'
- Wählen Sie das eingerichtete Postfach (hier im Beispiel 'info@server41.ch')
- Geben Sie einen Namen an für den Export, z. B. 'info_alt'
Hinweis: Nehmen Sie hier ggf. Anpassungen an den Optionen vor
- Klicken Sie auf 'Fertigstellen' und ignorieren Sie die darauffolgende Meldung bezüglich Passwortschutz durch Klicken auf 'OK'. Lassen Sie hierbei die beiden Felder leer. Ihr Postfach wird nun exportiert. Warten Sie diesen Prozess vollständig ab, dieser kann je nach Postfachgrösse und Anzahl der Nachrichten einige Zeit in Anspruch nehmen.
2. Neues Postfach einrichten
Richten Sie nun das neue Postfach ein. Sie können das alte Postfach einfach mit den neuen Verbindungsdaten versehen, sofern Sie dasselbe Protokoll verwenden (IMAP / POP3 od. Exchange). Ansonsten löschen Sie das Konto und erstellen Sie es neu, mit den gültigen Verbindungsdaten. Für Postfächer von Hostfactory finden Sie diese stets unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen'
3. Import der Nachrichten
- Gehen Sie in Outlook erneut nach 'Datei' » 'Öffnen und Exportieren' » 'Importieren / Exportieren' - Wählen Sie 'Aus anderen Programmen oder Dateien importieren'
- Wählen Sie 'Outlook-Datendatei'
- Wählen Sie die zuvor exportierte Datei
Hinweis: Nehmen Sie hier ggf. Anpassungen an den Optionen vor
- Wählen Sie nun das ZIEL-Postfach aus, in welches die Nachrichten importiert werden sollen (hier im Beispiel 'info@server44.ch')
Warten Sie nun bis der Import vollständig abgeschlossen ist. Die anschliessend laufende Synchronisation mit dem Server wird in der Statusleiste von Outlook angezeigt und kann je nach Postfachgrösse und Anzahl der Elemente einige Zeit in Anspruch nehmen, lassen Sie diese vollständig durchlaufen!
Tip:
Wenn Ihre Nameserver jetzt noch auf den alten Provider zeigen, sollten Sie diese möglichst zeitnah ändern (sofern Sie künftige Nachrichten in das neue Postfach zugestellt haben möchten).
Sollten einige Ordner nach dem Import und der vollständig abgeschlossenen Synchronisation keine Nachrichten anzeigen (obwohl im Webmail vorhanden), verfahren Sie bitte gemäss dieser Anleitung.
