Als Ihr Lizenzprovider und Ansprechpartner für Microsoft 365 und Exchange Online unterstützen wir Sie gerne. Sie finden hier eine klare Übersicht, welche Supportleistungen im Rahmen Ihrer Lizenzbezüge kostenlos enthalten sind und wann Support kostenpflichtig wird.
Kostenlos enthalten
Für Kundinnen und Kunden, die Lizenzen für Microsoft 365Exchange Online via HOSTFACTORY® beziehen, sind folgende Leistungen kostenlos:
1) Abonnement & Lizenzen
Fragen zu Rechnungen, Verlängerungen und Tenants
Anpassungen an bestehenden Abonnements
2) Technische Störungen der Microsoft-Onlinedienste (Break/Fix)
Annahme und Erstprüfung (Triage) bei gemeldeten Störungen
Prüfung, wenn eine allgemeine Störung oder Einschränkung des Microsoft-Onlinedienstes vorliegt
Eskalation an Microsoft bei bestätigten Plattform- oder Dienstproblemen
Information zu bekannten Vorfällen und Wartungsarbeiten
Wichtig: Kostenloser Support bezieht sich auf Fehler oder Ausfälle der Microsoft-Dienste selbst – nicht auf Bedienungsfragen oder individuelle Konfigurationen.
Die folgenden Leistungen sind nicht automatisch im kostenlosen Support enthalten und werden nach Aufwand verrechnet:
How-To- und Anwenderunterstützung (z. B. Outlook / Outlook Web App, freigegebene Postfächer, Favoriten, Delegationen)
Konfigurations- und Änderungsarbeiten (Berechtigungen, Regeln, Signaturen, Retention/Archivierung, Postfach-Strukturen)
Client- und Geräteunterstützung (lokales Outlook, Office-Installation, Mobile Devices, Add-ins, Drittsoftware)
Einführungen, Schulungen und Optimierungen
Proaktive Prüfungen oder Anpassungen am Tenant
Zugriff auf Ihren Microsoft-Tenant (GDAP)
Für weitergehenden technischen Support ist in vielen Fällen ein direkter Zugriff auf Ihren Microsoft-Tenant erforderlich. Dieser Zugriff erfolgt ausschliesslich über eine von Microsoft vorgegebene, sichere Berechtigungsform (GDAP). Microsoft beschreibt den Genehmigungsprozess für Kundinnen und Kunden detailliert in der offiziellen Anleitung GDAP Anleitung
Bitte beachten Sie:
Erweiterter Support ist nur mit einer aktiven GDAP-Vereinbarung möglich
Sobald ein Zugriff auf Ihren Tenant notwendig ist, handelt es sich in aller Regel nicht um kostenlosen Support
Ohne gültig GDAP-Vereinbarung können wir ausschliesslich beratend oder im Rahmen allgemeiner Auskünfte unterstützen
Der Zugriff auf Ihren Microsoft 365 Tenant erfolgt stets transparent, zeitlich begrenzt und mit Ihrem Einverständnis (GDAP, widerrufbar).
Kostenlose Microsoft-Supportressourcen
Microsoft stellt umfangreiche kostenlose Selbsthilfe- und Dokumentationsressourcen zur Verfügung, insbesondere für How-To-Fragen und allgemeine Nutzung von Microsoft 365:
Zentrale Einstiegsseite für Hilfe, Anleitungen und Problemlösungen rund um Microsoft 365: Microsoft 365 Support & Hilfe
Bei einer Microsoft 365 Organisation handelt es sich um einen separaten, eigenständigen Microsoft-Login, über den Sie Ihre Abonnemente verwalten und Domains erfassen können.
Wie erstelle oder verbinde ich eine Microsoft 365 Organisation?
Neue Organisation erstellen: Wir erstellen für Sie eine komplett neue Microsoft 365 Organisation
Bestehende Organisation verbinden: Sie besitzen bereits eine eigene Microsoft 365 Organisation und möchten diese mit HOSTFACTORY® verbinden
Hinweis: Verfügen Sie bereits über eine Microsoft 365 Organisation bei HOSTFACTORY®, weist Sie das Formular darauf hin, dass Sie diese in der Regel weiterverwenden sollten. Möchten Sie trotzdem eine weitere, zusätzliche Organisation erstellen oder verbinden (zum Beispiel bei klar getrennten Domains oder Geschäftsbereichen), bestätigen Sie dies mit "Ja" - erst danach gelangen Sie zur Auswahl zwischen "Neue Organisation erstellen" und "Bestehende Organisation verbinden".
Kann ich dieselbe Kontakt-E-Mail-Adresse für mehrere Microsoft 365 Organisationen verwenden?
Nein. Die Kontakt-E-Mail-Adresse muss pro Microsoft 365 Organisation eindeutig sein. Verwalten Sie mehrere Organisationen, benötigen Sie für jede eine andere Kontakt-E-Mail-Adresse.
Was benötige ich, um eine neue Microsoft 365 Organisation zu erstellen?
Den gewünschten Namen Ihrer Organisation (3 bis 27 Zeichen, ergibt "name.onmicrosoft.com"). Dieser muss noch frei sein und kann nachträglich nicht mehr geändert werden
Eine Kontakt-E-Mail-Adresse für Passwort-Zurücksetzungen und wichtige Benachrichtigungen
Zum Abschluss können Sie direkt auswählen, ob noch nicht zugewiesene Abonnemente automatisch dieser neuen Organisation zugewiesen werden sollen. Bestätigen Sie anschliessend mit "Erstellen".
HOSTFACTORY® richtet damit als Microsoft-Partner Ihre neue Microsoft 365 Organisation ein und stellt Ihnen die initialen Zugangsdaten bereit. Nach der ersten Anmeldung übernehmen Sie die Verwaltung Ihrer Umgebung selbständig.
Was benötige ich, um eine bereits bestehende Microsoft 365 Organisation zu verbinden?
Den Namen Ihrer bestehenden Organisation (der Teil vor ".onmicrosoft.com")
Die Organisations-ID (auch Mandanten-ID bzw. Tenant-ID genannt) Ihrer bestehenden Organisation. Sie finden diese im Microsoft Entra Admin Center unter "Identität (Entra ID)" → "Übersicht" als "Mandanten-ID" bzw. "Directory (tenant) ID"
Eine Kontakt-E-Mail-Adresse für wichtige Benachrichtigungen
Das System prüft automatisch, ob die eingegebene Organisations-ID tatsächlich zur angegebenen Organisation gehört.
Wichtig: Das Verbinden funktioniert nur, wenn Sie über die Rechte eines Globalen Administrators für diese Microsoft 365 Organisation verfügen. Besitzen Sie diese Rechte nicht selbst, muss Ihr bisheriger Anbieter die Verbindung bestätigen.
Zum Abschluss können Sie auch hier auswählen, ob noch nicht zugewiesene Abonnemente automatisch dieser Organisation zugewiesen werden sollen. Bestätigen Sie anschliessend mit "Verbinden". Wir prüfen Ihre Angaben und melden uns anschliessend bei Ihnen.
Bei einer verbundenen, bereits bestehenden Organisation stellt Ihnen HOSTFACTORY® kein Initialpasswort bereit. Sie melden sich weiterhin mit Ihren bisherigen Administrator-Zugangsdaten an.
Wie geht es nach dem Erstellen oder Verbinden weiter?
Damit Ihr Abonnement vollständig nutzbar wird, sind je nach Fall noch weitere Bestätigungen durch einen Globalen Administrator Ihrer Microsoft 365 Organisation nötig. Solange diese fehlen, bleibt Ihr Abonnement im Status "Warte" stehen, ohne dass dies gesondert gemeldet wird - prüfen Sie daher aktiv die folgenden Punkte:
Vertriebspartnerschaft (CSP): Ein Globaler Administrator Ihrer Organisation muss die Vertriebspartnerschaft mit HOSTFACTORY® (und dessen Distributor) bestätigen. Bei einer neu erstellten Organisation finden Sie dazu einen Link im Bereich "Vereinbarungen"; bei einer verbundenen, bereits bestehenden Organisation erhalten Sie die dafür nötigen Links im Rahmen der Verbindung von HOSTFACTORY®.
GDAP-Vereinbarung: Im Bereich "Vereinbarungen" finden Sie einen Hinweis mit einem Link, über den Sie sich in Ihrem Microsoft-Konto anmelden und die GDAP-Vereinbarung (delegierte Administratorrechte) bestätigen. Erst damit kann HOSTFACTORY® Ihre Organisation verwalten, zum Beispiel bei Supportanfragen.
Microsoft Customer Agreement (MCA): Ist dieses noch nicht bestätigt, wird dies direkt oben auf der Organisationsseite angezeigt, mit einem Link zur Bestätigung unter admin.cloud.microsoft.
Hinweis: Zusätzlich muss die Rechnung für Ihr Abonnement bezahlt sein, bevor die zugehörige Lizenz bereitgestellt wird.
Wo finde ich meine Zugangsdaten für eine neu erstellte Organisation?
Nach der Bereitstellung finden Sie im Verwaltungsbereich Ihres HOSTFACTORY® Kundencenters unter my.hostfactory.ch » 'Microsoft 365' » (Organisation auswählen) » 'Zugangsdaten' folgende Informationen:
Hinweis: Die Domainverifikation in Microsoft 365 können Sie bereits mit den Zugangsdaten Ihrer neuen Organisation durchführen, dafür wird keine Lizenz benötigt. Ein Postfach anlegen und einem Benutzer eine Lizenz zuweisen können Sie dagegen erst, sobald die zugehörige Rechnung bezahlt und das MCA bestätigt wurde (siehe oben). Möchten Sie diese Wartezeit möglichst kurz halten, wählen Sie eine schnelle Zahlungsart: TWINT, Kreditkarte und PostFinance E-Payment werden innert weniger Minuten verbucht, eine QR-Rechnung per E-Banking innert ein bis drei Werktagen, eine klassische Banküberweisung bis zu sieben Werktage, siehe Zahlungsmöglichkeiten.
Hinweis: Sobald Ihr Abonnement den Status "Aktiv" erreicht, informieren wir Sie zusätzlich per E-Mail.
Beim ersten Login werden Sie automatisch aufgefordert, ein neues Kennwort zu setzen.
WICHTIG: Nach der ersten Anmeldung liegt die weitere Verwaltung (z.B. Benutzerverwaltung und Sicherheitseinstellungen) in Ihrer Verantwortung. Bitte vergeben Sie ein sicheres Passwort und dokumentieren Sie dieses. Das Passwort kann zusätzlich über den Button "Passwort ändern" im HOSTFACTORY® Kundencenter gespeichert werden. Ohne Zugriff auf das Konto ist ein Zurücksetzen des Passworts nur gegen Verrechnung möglich.
Geben Sie dazu ein:
Aktuelles Kennwort (Initialpasswort)
Neues Kennwort (bitte sicher wählen)
Kennwort bestätigen (neues Kennwort wiederholen)
Klicken Sie anschliessend auf "Anmelden"
Hinweis: Nach der erfolgreichen Einrichtung Ihrer Microsoft 365 Umgebung können Sie nun Ihre eigene Domain hinzufügen. Eine Schritt-für-Schritt Anleitung dazu finden Sie hier: Microsoft 365 Domain einrichten.
Wie weise ich ein Abonnement nachträglich einer Microsoft 365 Organisation zu?
Haben Sie beim Erstellen oder Verbinden einer Organisation ein Abonnement nicht direkt zugewiesen, können Sie dies jederzeit nachholen unter:
Ist nur ein Abonnement offen, klicken Sie bei der Liste "Nicht zugewiesene Abonnemente" auf "Zuweisen" und wählen die gewünschte Organisation aus.
Sind mehrere Abonnemente offen, können Sie diese über den Button "Alle Abonnemente zuweisen" gemeinsam derselben Organisation zuweisen.
Achtung: Ein einmal zugewiesenes Abonnement kann nicht mehr von einer Microsoft 365 Organisation auf eine andere übertragen werden. Wählen Sie die Organisation daher sorgfältig aus.
Wenn Sie Ihre eigene Domain (z. B. firma.ch) in Microsoft 365 für E-Mail und weitere Dienste nutzen möchten, können Sie diese in wenigen Schritten im Microsoft 365 Admin Center hinzufügen und einrichten.
Navigieren Sie links im Menü zu „Einstellungen“ > „Domänen“.
Klicken Sie auf „Domäne hinzufügen“.
2. Domainnamen eingeben
Tragen Sie Ihre eigene Domain (z. B. firma.ch) ein.
Klicken Sie auf „Diese Domäne verwenden“.
3. Domainbesitz bestätigen
Microsoft fordert Sie auf, einen TXT-Eintrag bei Ihrem DNS-Host hinzuzufügen, um zu bestätigen, dass Sie der Besitzer der Domain sind. Kopieren Sie den angezeigten TXT-Wert. Legen Sie in der DNS-Verwaltung Ihrer Domain einen neuen TXT-Eintrag wie angegeben an. Nach der Erstellung klicken Sie in Microsoft 365 auf „Überprüfen“.
Hinweis: Unten folgen spezifische Hinweise und Anleitungen für verschiedene Szenarien (z. B. DNS-Verwaltung über HOSTFACTORY® oder bestehende Microsoft 365 Umgebungen).
Hinweis für Kunden mit DNS-Verwaltung über uns Falls Ihrer Domain unsere Nameserver zugewiesen sind, zeigen wir Ihnen hier, wie der TXT-Eintrag im my.hostfactory.ch aussehen sollte:
Domain in bestehendem MS365 Tenant Erhalten Sie hier die Fehlermeldung "Domain wurde bereits einer anderem MS365 Tenant hinzugefügt'' dann folgen Sie bitte der entsprechenden Anleitung.
Einrichtung einer produktiven Domain Falls die gerade eingerichtete Domain bereits produktiv verwendet wird (z. B. für E-Mails), empfehlen wir dringend, diese Anleitung an dieser Stelle zu unterbrechen und zunächst mit der Anleitung Microsoft 365 Mailbox erstellen fortzufahren. Danach können Sie hierher zurückkehren und ab diesem Punkt weitermachen.
4. DNS-Einträge für die Nutzung von Microsoft 365 hinzufügen
Nach der Bestätigung des Besitzes können Sie Ihre Domain mit Microsoft-Diensten verbinden.
Wählen Sie hier die oberste Option "Fügen Sie Ihre eigenen DNS-Einträge hinzu".
Sie erhalten eine Übersicht der benötigten DNS-Einträge für E-Mail, Teams und weitere Dienste (MX, CNAME, TXT, SRV). Tragen Sie diese Einträge in der DNS-Verwaltung Ihrer Domain ein.
Alternativ können Sie (wenn Ihr Hoster dies unterstützt) vordefinierte DNS-Templates nutzen, wie z. B. das Template „Exchange Online (Microsoft 365)“ bei HOSTFACTORY®. Dieses übernimmt automatisch die notwendigen Einträge:
5. Abschluss
Nachdem alle Einträge gesetzt wurden, kehren Sie zurück ins Microsoft 365 Admin Center und klicken auf „Weiter“ und schliessen den Assistenten mit „Fertig“ ab. Ihre Domain ist nun erfolgreich eingebunden und kann für Microsoft 365 Dienste verwendet werden.
Wenn Sie jetzt eine Mailbox erstellen möchten, folgen Sie bitte der entsprechenden Anleitung.
Hinweis: Entscheidend ist hier nicht, ob eine Microsoft 365 Organisation "Ihnen" oder "jemand anderem" gehört, sondern zwei Fragen: Haben Sie Zugriff als Globaler Administrator auf diese Organisation? Und möchten Sie deren Postfächer und Inhalte weiterhin verwenden? Je nach Antwort ist einer der beiden folgenden Wege der bessere für Sie.
Wenn Sie versuchen, eine eigene Domain in Microsoft 365 hinzuzufügen, kann folgende Fehlermeldung erscheinen:
"Wir haben bestätigt, dass Sie [Domainname] besitzen, aber wir können sie Ihrem Konto nicht hinzufügen, weil die Domain bereits einem anderen Microsoft 365 Tenant hinzugefügt wurde."
Diese Meldung bedeutet, dass Ihre Domain aktuell noch in einer anderen Microsoft 365 Organisation registriert ist. Solange dies der Fall ist, kann die Domain nicht einer neuen Organisation zugeordnet werden.
Haben Sie Zugriff auf diese Organisation? Dann verbinden Sie sie direkt mit HOSTFACTORY®
Besitzen Sie Zugriff als Globaler Administrator auf die Microsoft 365 Organisation, in der die Domain aktuell registriert ist, und möchten Sie deren Postfächer weiterhin verwenden, ist dies in der Regel der einfachere und bessere Weg: Verbinden Sie diese bestehende Organisation direkt mit HOSTFACTORY®, anstatt die Domain zu verschieben. Da dabei nichts verschoben wird, bleiben Postfächer, deren Inhalte und der MX-Eintrag unangetastet, und es sind keine Nachrichten zu migrieren.
Wichtig: Veranlassen Sie bei Ihrem bisherigen Anbieter bis zur erfolgreichen Verbindung keine Kündigung, keine Löschung von Benutzern und keine Löschung dieser Organisation - sonst gehen Ihre Postfächer und deren Inhalte verloren.
Wie kann ich die Domain stattdessen in eine andere Microsoft 365 Organisation verschieben?
Möchten Sie die Domain gezielt in eine andere, neue oder bestehende Microsoft 365 Organisation verschieben, statt die aktuelle Organisation zu verbinden, gehen Sie wie folgt vor:
1. Zugriff auf die bestehende Organisation prüfen Versuchen Sie, sich beim Microsoft 365 Admin Center der bestehenden Organisation anzumelden. Entfernen Sie dort die Domain unter "Einstellungen" > "Domänen". Falls nötig, setzen Sie über den Link in der Fehlermeldung das Administratorkennwort zurück, um Zugriff zu erhalten.
2. Domain entfernen Sobald Sie Zugang zur bestehenden Organisation haben, löschen Sie die Domain aus dieser Organisation. Microsoft lässt eine Domain erst entfernen, wenn ihr kein Benutzer, keine Gruppe und keine Ressource (zum Beispiel ein Postfach oder eine Verteilerliste) mehr zugeordnet ist - entfernen oder verschieben Sie diese zuerst. Warten Sie danach, bis Microsoft die Änderung verarbeitet hat (dies kann bis zu einigen Stunden dauern).
3. Domain erneut hinzufügen Nach der erfolgreichen Löschung aus der vorherigen Organisation können Sie die Domain in Ihrer neuen Microsoft 365 Umgebung wie gewohnt hinzufügen.
Achtung: Beim Entfernen der Domain werden nur die Domain und die ihr zugeordneten Einstellungen entfernt - die Inhalte bestehender Postfächer bleiben in der bisherigen Organisation zurück. Möchten Sie diese E-Mails weiterhin nutzen, benötigen Sie zusätzlich eine Postfach-Migration, siehe Postfach Migration bzw. Mailbox-Migration zu Microsoft 365 (Exchange Online). Ohne Migration verlieren Sie den Zugriff auf diese E-Mails.
Was, wenn ich keinen Zugriff mehr auf die bestehende Organisation habe?
Wenn Ihnen die Zugangsdaten fehlen oder Sie nicht mehr auf die alte Microsoft 365 Organisation zugreifen können, kontaktieren Sie den HOSTFACTORY® Support über eine Supportanfrage in Ihrem HOSTFACTORY® Kundenkonto:
Wichtige Hinweise: Eine Domain kann immer nur in einer Microsoft 365 Organisation aktiv verwendet werden. Prüfen Sie vor der Einrichtung einer Domain, ob diese bereits in einer anderen Organisation existiert. Erst nach der vollständigen Entfernung aus der alten Organisation kann sie in einer neuen eingebunden werden.
Sie können sich mit den von Ihnen definierten Zugangsdaten im Managementportal einloggen. Falls Sie diese im Kundenportal gespeichert haben, sind die Zugangsdaten auch unter my.hostfactory.ch » 'Microsoft 365' ersichtlich.
1. Klicken Sie auf die Kachel oben links und anschliessend auf "Admin".
2. Wechseln Sie hier nun zu "Benutzer" > "Aktive Benutzer" > "Benutzer hinzufügen"
3. Nun können Sie die gewünschte Mailbox (zB. info@beispiel.ch) erstellen. Beachten Sie hier, dass Sie die korrekte Domain auswählen.
4. Abschliesend muss der Mailbox noch die gewünschte Lizenz zugewiesen werden.
Nach alternativen optionalen Einstellungen können Sie Ihre Mailbox "Hinzufügen fertig stellen".
Hinweis: Haben Sie das DNS-Setup für Ihre Domain(s) bereits vollständig gemäss unserer Anleitung Microsoft 365 Domain einrichten erledigt? Wenn nicht, fahren Sie bitte nun hier ab Punkt 4 fort.
Es kann vorkommen, dass bei einem frisch importierten Postfach in Ihr Exchange-Konto einige Ordner in Ihrem lokalen Outlook als leer angezeigt werden, obwohl die Nachrichten vorhanden sind und im Webmail auch angezeigt werden:
Filter löschen
Das Ausblenden der Nachrichten liegt meist an einer Einstellung des Suchfilters in Outlook, Sie können diese wie folgt anpassen (beachten Sie, dass je nach Outlook-Version die Bezeichnungen geringfügig abweichen können).
1. Markieren Sie den Ordner, in welchem keine Nachrichten angezeigt werden. Klicken Sie mit rechts irgendwo in den leeren Nachrichten-Bereich und wählen Sie 'Ansichtseinstellungen':
2. Wählen Sie im Folgefenster die Schaltfläche 'Filtern':
3. Klicken Sie auf 'Alles löschen' und bestätigen Sie alle noch offenen Fenster mit 'OK'.
4. Die Nachrichten in diesem Ordner werden nun wie gewohnt wieder angezeigt:
Ansicht für alle Ordner übernehmen
Sie können die Ansicht des obigen Ordners für alle Ordner gleichzeitig übernehmen, verfahren Sie hierzu wie folgt:
1. Belassen Sie den gerade angepassten Ordner markiert und wählen Sie in der Menüleiste 'Ansicht' » 'Ansicht ändern' » 'Aktuelle Ansicht für andere E-Mail-Ordner übernehmen'
2. Aktivieren Sie die Checkbox für das Postfach oben sowie die Option 'Ansicht für Unterordner übernehmen' und klicken Sie auf 'OK':
Anschliessend sollten alle Ordner dieses Postfachs wie gewohnt alle Nachrichten wieder anzeigen.
In bestimmten Situationen lässt sich das Exchange-Konto über den Autodiscover-Eintrag nicht einrichten, wenn Ihre verwendete Domain / Mailadresse bei Microsoft bereits bekannt ist (z.B. als Login, Office 365-Konto, etc.). Oder es wird nach dem Einrichten in Abständen ein Anmeldefenster angezeigt, welches man abbrechen und dann unerwarteterweise dennoch weiter mit Outlook arbeiten kann. Sollte Ihr Outlook ein solches Verhalten aufweisen, können Sie dies folgendermassen aufheben:
1. Starten Sie den Registry-Editor (Tastenkombination 'Win + R', dann im Fenster 'regedit' eingeben und 'OK' klicken)
2. Klicken Sie durch den Ordnerbaum bis zu folgendem Pfad: 'HKEY_CURRENT_USER' » 'Software' » 'Microsoft' » 'Office' » '16.0' » 'Outlook' » 'AutoDiscover' ('Autodiscover' anklicken) 3. Hier sollte im rechten Bereich ein Eintrag mit Namen 'Standard' stehen
Hinweis: Sollte der Eintrag 'ExcludeExplicitO365Endpoint' hier bereits bestehen, fahren Sie bitte mit Punkt 6) weiter
4. Klicken Sie nun mit rechts in den leeren Bereich und wählen Sie 'Neu' » 'DWORD-Wert 32-Bit'
5. Benennen Sie die nun entstandene Datei um, in 'ExcludeExplicitO365Endpoint' (ohne Anführungzeichen) 6. Doppelklicken Sie auf die Datei und geben Sie im Feld eine '1' statt der '0' an und speichern Sie mit 'OK' 7. Falls noch geöffnet, schliessen Sie Outlook nun ganz (Symbol in der Info-Leiste rechts unten darf nicht mehr angezeigt werden) und starten Sie es neu 8. Falls das Konto noch nicht besteht, richten Sie dieses nun nochmals via Systemsteuerung ein.
Hinweis: Seien Sie vorsichtig wenn Sie Registry-Werte bearbeiten! Ein falscher Eintrag (Tippfehler, falscher Ordner, etc.) kann unter Umständen dazu führen, dass sich Ihr Computer nicht mehr starten lässt!
Ja, Sie können Ihre bestehende Mailbox eigenständig zu Microsoft 365 / Exchange Online migrieren. Dafür empfehlen wir vorrangig die standardisierte Batch-Migration über das Microsoft 365 Admin Center.
Bevorzugte Methode:IMAP-Migration mittels Migrationsbatch Diese Methode verbindet das alte Postfach temporär mit dem neuen Microsoft 365-Konto. Neue E-Mails werden automatisch synchronisiert, solange der Migrationsjob aktiv ist. Die Einrichtung erfolgt zentral im Exchange Admin Center von Microsoft 365 und ist insbesondere für gängige IMAP-Quellsysteme geeignet. Bei komplexeren Anforderungen – etwa bei mehreren Mailboxen, zusätzlichem Kalender- oder Kontaktinhalt oder bei besonderen Quellumgebungen – empfehlen wir eine professionelle Migration durch unser Support-Team.
Alternativ:Manuelle Migration via Outlook-Export/Import (gemäss Anleitung ab Abschnitt „Manuelle Migration über Outlook“) Diese Variante eignet sich beispielsweise für besonders grosse Postfächer, Sonderfälle oder wenn keine Verbindung zum Quellserver aufgebaut werden kann. Hier erfolgt die Datenübernahme über eine lokale Export-/Importlösung.
Bitte beachten Sie: Beide Varianten setzen ein gewisses technisches Grundverständnis voraus. Wenn Sie Unterstützung wünschen oder die Migration vollständig delegieren möchten, übernehmen wir das gerne für Sie.
Was wird für eine Migration durch uns benötigt?
Unabhängig davon, ob Sie Ihre bisherigen Mailboxen bei uns oder bei einem anderen Provider haben (z. B. GMX, IONOS, bluewin, Exchangepostfächer etc.) – wir übernehmen die Migration professionell für Sie.
Folgende Informationen benötigen wir für jede Mailbox:
Quell-Zugangsdaten (Benutzername, Passwort, Serveradresse – IMAP oder Exchange)
Ziel-Zugangsdaten (Benutzername, Passwort für die Microsoft 365 Mailbox)
Information, ob Kalender/Kontakte ebenfalls übernommen werden sollen
Auftragserteilung via Ticket über unser Supportsystem
Wichtig: Bitte stellen Sie sicher, dass alle Zugangsdaten korrekt sind und funktionieren. Dies reduziert den Aufwand erheblich.
Was kostet die Migration?
Unsere Preisgestaltung basiert auf Serviceeinheiten (SEH) à 15 Minuten. Abgerechnet wird der tatsächliche Aufwand.
Preismodell
Initial-Setup (Projektvorbereitung & Koordination): ab 3 SEH (einmalig pro Projekt)
Migration der Mailboxen: ab 2 SEH (je nach Anzahl, Quelle und Zustand der Mailboxen)
Client-Einrichtung (optional): ab 2 SEH pro Gerät, z. B. für Outlook, Mail-App, Thunderbird oder Mobilgeräte
Für ein konkretes Angebot erstellen wir Ihnen gerne eine individuelle Schätzung auf Basis Ihrer Angaben.
Koordination der Termine & Vorbereitung DNS-Umstellung
2. DNS-Umschaltung
Anpassung von MX-, SPF-, DKIM- und Autodiscover-Einträgen (Wie das ganze funktioniert, können Sie im FAQ "Microsoft 365 Domain einrichten" einsehen)
Sicherstellung, dass neue Mails direkt bei Microsoft 365 ankommen (so gehen keine E-Mails verloren)
3. Migration der Mailboxen
Durchführung der Datenübernahme Ihrer bestehenden Mailboxen – je nach Quelle und Situation per IMAP oder mit spezialisierten Dritttools (wir übernehmen die "Postfach Migration" für Sie)
Validierung der übertragenen Inhalte
4. Abschluss
Kontrolle der erfolgreichen Migration
Gegebenenfalls Unterstützung bei der Einrichtung auf Clients wie Outlook, Mobile etc. (Weitere Informationen dazu finden Sie im FAQ "E-Mail Clients einrichten")
Wichtige Hinweise
Es spielt keine Rolle, bei welchem Provider Ihre Mailbox aktuell liegt – wir migrieren auch von Drittanbietern.
Falls Archivdateien (.pst) übernommen werden sollen, teilen Sie uns dies bitte frühzeitig mit.
Die Migration kann zeitlich flexibel geplant werden – idealerweise ausserhalb von Bürozeiten, um Unterbrechungen zu vermeiden.
Es ist keine oder minimale Downtime zu erwarten, sofern DNS korrekt geplant wird.
Bei einem Umzug einer Domain auf einen neuen Hostinganbieter möchte man meist auch die vorhandenen Nachrichten unter seinen Postfächern möglichst reibungslos migrieren. Diese Anleitung zeigt Ihnen anhand eines Exports / Imports mit Hilfe von Microsoft Outlook wie Sie dies vornehmen können. Beachten Sie, dass je nach Outlook-Version die Menüs und Befehle geringfügig abweichen können. Grundsätzlich können Sie allerdings jedweden Mail-Client, der die Import-/Export Funktionen unterstützt, verwenden und analog verfahren.
In dieser Anleitung werden wir die Nachrichten vom Beispiel-Postfach 'info@server41.ch' nach 'info@server44.ch' migrieren (üblicherweise wird das Postfach natürlich gleichnamig eingerichtet. Wir verwenden hier jedoch zum besseren Verständnis zwei unterschiedliche Postfächer).
Wir setzen voraus, dass beide Postfächer beim jeweiligen Provider existieren und fehlerfrei erreichbar sind.
DNS prüfen
Wenn Sie vorhaben, die Nachrichten für dieses Postfach künftig unter Ihrem HOSTFACTORY®-Webhosting abzurufen, sollten Sie die Nameserver gemäss dieser Anleitung aktualisieren und 24 Stunden warten, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Beachten Sie, dass hierdurch auch Ihre Web-Inhalte bereits unter dem neuen Hosting erreichbar werden (Ihre Webseite sollten Sie also spätestens jetzt bereits migriert haben)!
Einfache Migration kleiner Mailboxen
Kleine Mailboxen (< 2Gb) können Sie direkt via my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Mehr' » 'EMail Migrator' migrieren.
Die Migration ist daraufhin bereits abgeschlossen, eine zusätzliche Software wie z.B. Outlook wird nicht benötigt.
Manuelle Migration über Outlook
Grössere Mailboxen (> 2Gb) können Sie z.B. via Outlook export/import migrieren, wie in den folgenden Schritten erklärt.
Hinweis: Für IMAP-Postfächer, die zu Microsoft 365 migriert werden, bietet Microsoft im Admin Center eine sehr effiziente Migrationsmethode an. Dabei wird das alte Postfach temporär mit der neuen Microsoft 365 Mailbox verbunden – neue E-Mails werden automatisch synchronisiert, solange der Migrationsjob aktiv ist.
Diese Lösung eignet sich besonders für einfache Setups mit wenigen Postfächern, ersetzt jedoch nicht in allen Fällen eine professionelle Migration – etwa bei mehreren Mailboxen, zusätzlichen Kalender-/Kontaktdaten oder komplexeren Quellsystemen.
Altes Postfach abrufen
Richten Sie in Outlook das alte, zu migrierende Postfach ein, falls noch nicht vorhanden. Sofern Sie die Nameserver bereits aktualisiert haben, verwenden Sie hierbei die Verbindungsdaten für das alte Postfach gemäss dieser Anleitung (Punkte 1 - 3). Andernfalls verwenden Sie die gewohnten Verbindungsdaten Ihres bisherigen Providers.
Rufen Sie alle Nachrichten ab und stellen Sie sicher, dass Outlook das Postfach fertig aktualisiert hat.
1. Export der Daten
- Gehen Sie in Outlook nach 'Datei' » 'Öffnen und Exportieren' » 'Importieren / Exportieren'
- Wählen Sie 'In Datei exportieren'
- Wählen Sie 'Outlook-Datendatei'
- Wählen Sie das eingerichtete Postfach (hier im Beispiel 'info@server41.ch')
- Geben Sie einen Namen an für den Export, z. B. 'info_alt'
Hinweis: Nehmen Sie hier ggf. Anpassungen an den Optionen vor
- Klicken Sie auf 'Fertigstellen' und ignorieren Sie die darauffolgende Meldung bezüglich Passwortschutz durch Klicken auf 'OK'. Lassen Sie hierbei die beiden Felder leer. Ihr Postfach wird nun exportiert. Warten Sie diesen Prozess vollständig ab, dieser kann je nach Postfachgrösse und Anzahl der Nachrichten einige Zeit in Anspruch nehmen.
2. Neues Postfach einrichten
Richten Sie nun das neue Postfach ein. Sie können das alte Postfach einfach mit den neuen Verbindungsdaten versehen, sofern Sie dasselbe Protokoll verwenden (IMAP / POP3 od. Exchange). Ansonsten löschen Sie das Konto und erstellen Sie es neu, mit den gültigen Verbindungsdaten. Für Postfächer von HOSTFACTORY® finden Sie diese stets unter my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen'
3. Import der Nachrichten
- Gehen Sie in Outlook erneut nach 'Datei' » 'Öffnen und Exportieren' » 'Importieren / Exportieren' - Wählen Sie 'Aus anderen Programmen oder Dateien importieren'
- Wählen Sie 'Outlook-Datendatei'
- Wählen Sie die zuvor exportierte Datei
Hinweis: Nehmen Sie hier ggf. Anpassungen an den Optionen vor
- Wählen Sie nun das ZIEL-Postfach aus, in welches die Nachrichten importiert werden sollen (hier im Beispiel 'info@server44.ch')
Warten Sie nun bis der Import vollständig abgeschlossen ist. Die anschliessend laufende Synchronisation mit dem Server wird in der Statusleiste von Outlook angezeigt und kann je nach Postfachgrösse und Anzahl der Elemente einige Zeit in Anspruch nehmen, lassen Sie diese vollständig durchlaufen!
Tip:
Wenn Ihre Nameserver jetzt noch auf den alten Provider zeigen, sollten Sie diese möglichst zeitnah ändern (sofern Sie künftige Nachrichten in das neue Postfach zugestellt haben möchten).
Sollten einige Ordner nach dem Import und der vollständig abgeschlossenen Synchronisation keine Nachrichten anzeigen (obwohl im Webmail vorhanden), verfahren Sie bitte gemäss dieser Anleitung.
