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Im folgenden finden Sie eine Anleitung, wie Sie ältere Elemente Ihres Postfachs automatisch archivieren lassen können, um so mehr Speicher freizugeben. Die Anleitung bezieht sich auf Microsoft Outlook 2016, kann jedoch auch auf ältere Versionen analog angewendet werden. Die entsprechenden Menues oder Pfade dürften hierbei nur geringfügig abweichen.

Die AutoArchivierung erlaubt hierbei, ältere, aber noch aufzubewahrende Elemente aus dem Postfach zu entfernen, um einerseits Platz zu schaffen und andererseits ggf. die Übersicht wiederzuerlangen. Auf die archivierten Elemente können Sie hierbei jederzeit wieder zugreifen.

Unter 'Datei' » 'Optionen' » 'Erweitert' » 'Einstellungen für AutoArchivierung' können sie das Verhalten der AutoArchivierung steuern. Diese bezieht sich nicht nur auf alte E-Mails, sondern auch auf andere Elemente, wie z.B. Termine, Besprechungsanfragen, etc. aus.

Erklärung

1. Hiermit wird die AutoArchivierung aktiviert sowie definiert, in welchen Intervallen diese ausgeführt werden soll.
2. Geben Sie an, ob die AutoArchivierung jeweils vor der Ausführung bestätigt werden soll.
3. Geben Sie an, ob abgelaufene Elemente gelöscht oder beibehalten werden sollen.
4. Aktivieren Sie die Option, um die weiteren Einstellungen zu aktivieren und um von den Standardwerten abweichende Angaben für Alter der Elemente, Archivort, etc. festzulegen.
5. Hiermit wird der Archivordner nach der Ausführung neu in Ihrer Ordnerliste in Outlook angezeigt.
6. Geben Sie das Alter der Elemente an, ab welchem diese archiviert werden sollen.
7. Geben Sie an, ob die Elemente archiviert oder gelöscht werden sollen, sowie bei Bedarf einen abweichenden Speicherort.
8. Wenden Sie die obigen Einstellungen auf alle Ordner in Outlook an.

Weiterführende Details zu den obigen Einstellungen, wie z.B. Standardwerte, Elemente, etc., finden Sie unter der Microsoft Support Seite

Hinweis:
In manchen Fällen oder bei älteren Outlook-Versionen werden die Einstellungen hier nur für die Standard-Ordner Ihres Postfachs übernommen. Wenn Sie eigene Ordner erstellt haben, müssen Sie die AutoArchivierung via Rechtsklick und 'Eigenschaften' für jeden Ordner überprüfen und ggf. die Standardarchivierung aktivieren.

Extras

Nebst den globalen Einstellungen können Sie die AutoArchivierung auch für einzelne Ordner wie z.B. dem Posteingang konfigurieren, diese haben hierbei Vorrang gegenüber den Einstellungen unter 'Optionen' und wirken sich zudem nur auf E-Mail-Elemente aus.

Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf den zu konfigurierenden Ordner und wählen Sie "Eigenschaften". Im Folgefenster wählen Sie den Reiter "AutoArchivierung" und aktivieren die Option "Für diesen Ordner folgende Einstellungen verwenden". Nehmen Sie nun Ihre gewünschten Einstellungen vor, diese werden bei der nächsten AutoArchivierung berücksichtigt.

Einmalige Ausführung

Um die AutoArchivierung einmalig und unmittelbar auszuführen, rufen Sie das Fenster "Archivieren" unter 'Datei' » 'Tools' » 'Alte Elemente bereinigen' auf:

Hierbei können Sie wählen, ob die AutoArchivierung gemäss all Ihren Einstellungen oder individuell vorgenommen werden soll. Im letzteren Fall legen Sie unten die zu verwendenden Optionen fest.

Zugriff auf archivierte Daten

Sie können sich beliebige Archive in Ihrem Outlook anzeigen lassen. Diese verhalten sich hierbei wie gewöhnliche Ordner oder Postfächer.

Unter 'Datei' » 'Öffnen und Exportieren' » 'Outlook-Datendatei öffnen' wählen Sie Ihr gewünschtes Archiv aus, dieses wird anschliessend in der Ordnerliste angezeigt.
Um das Archiv wieder auszublenden, klicken Sie mit Rechts auf das Archiv und wählen 'Archiv schliessen':

Archivierte Elemente wiederherstellen

Einmal archivierte Elemente lassen sich auch wieder an ihren Ursprungsort wiederherstellen. Da es sich bei den Archiven um gewöhnliche .pst-Dateien handelt, können Sie diese in das gewünschte Postfach importieren. Folgen Sie hierzu der Anleitung unter Migration Postfach, ab Punkt 3 ('Import der Nachrichten') und verwenden Sie Ihre Archivdatei als Datendatei.
Beachten Sie, dass die AutoArchivierung die Elemente mehrerer archivierter Postfächer in ein einzelnes Archiv zusammenführt, ggf. müssen Sie bei der Wiederherstellung entscheiden, in welches Postfach diese wiederhergestellt werden sollen.

Zu beachten

Die AutoArchivierung greift nicht unbedingt auf alle erwarteten Elemente.
Beispielsweise werden Elemente nicht berücksichtigt, wenn für diese die Option "Keine Archivierung dieses Elements" aktiviert ist. Diese Option findet sich unter 'Datei' » 'Eigenschaften' nachdem Sie das Element geöffnet haben.

Auch hängt es davon ab, um welche Art Element es sich handelt, da diese standardmässig unterschiedliche Kriterien haben, anhand welcher die Archivierung durchgeführt wird oder nicht.

Das Hauptkriterium ist das Datum. Dieses richtet sich z.B. bei Nachrichten nicht nach dem Empfangsdatum, sondern nach dem letzten Änderungsdatum. Dieses wird ersichtlich, wenn Sie die Spaltenauswahl für die Ansicht anpassen und die Spalte "Geändert" hinzufügen. Das Änderungsdatum wird beeinflusst durch z.B. das Lesen, Beantworten, Weiterleiten, Bearbeiten, Importieren, etc. von Nachrichten.

Auch wird eine bereits volle Mailbox die AutoArchivierung verhindern und wahrscheinlich mit einem Fehler enden. Löschen Sie hierzu vorgängig Nachrichten, die Sie nicht mehr benötigen und starten Sie anschliessend die AutoArchivierung erneut.

Beachten Sie auch, dass die AutoArchivierung einige Zeit in Anspruch nehmen kann, je nach Grösse Ihres Postfachs und der Anzahl der zu archivierenden Elemente.

1. Schritt

2. Schritt

3. Schritt

4. Schritt

Erweiterte Einstellungen aktivieren

Hier verwenden Sie nun alle Informationen gemäss my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Mailbox wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen' oder mailadmin.hostfactory.ch » 'Übersicht' » 'Verbindungs-Einstellungen'.

Beim IMAP und SMTP-Benutzernamen müssen sie jeweils die ganze E-Mail-Adresse angeben. Als Passwort können Sie das selbe wie für die Mailbox selbst verwenden. Ebenfalls müssen alle Felder ausgefüllt werden, also auch der Anzeigename und die Beschreibung.

Nun können Sie den Vorgang abschliessen und die Mailbox wird eingerichtet.

1. Schritt

2. Schritt

3. Schritt

4. Schritt

5. Schritt

6. Schritt

7. Schritt

8. Schritt

Nachfolgend finden Sie Links zu Anleitungen für die Einrichtung von Hostfactory E-Mail für alle gängingen Mailclients und (Mobile-)Geräte.

IPhone/IPad

iPhone / iPad
iPhone / iPad automatisch einrichten

Outlook

Outlook Desktop App
Outlook Mobile App

Apple Mailprogramm

Apple Mail
Apple Mail automatisch einrichten

Android

Android-Mail

Windows Mail Clients

Windows Live Mail
Windows 10 Mail App

Thunderbird

Thunderbird einrichten

Sollte Ihnen in Ihrem Mailclient (z.B. Outlook) folgende Sicherheitswarnung angezeigt werden, können Sie wie in diesem Artikel beschrieben vorgehen, um das Problem zu lösen:

Wenn Sie diese Warnung erhalten, wurden die Posteingangs / Postausgangsserver falsch konfiguriert. - Die Warnung erscheint jeweils dann, wenn das zugrundeliegende SSL-Zertifikat für den von Ihnen genutzten Mailserver erneuert wurde (einmal pro Jahr) und Sie zu einem früheren Zeitpunkt eine entsprechende Ausnahme für das ersetzte Zertifikat festgelegt hatten.

Die korrekterweise zu verwendenden Verbindungs-Einstellungen finden Sie via

my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domainaccount wählen) » 'E-Mail' » (Mailbox wählen) » 'Verbindungs-Einstellungen'

Sie können auf der in Ihrem Mailclient angezeigten Warnung auch "Zertifikat anzeigen..." wählen, dieses überprüfen und dann ggf. mit "ja" als Ausnahme bestätigen. Bei diesem Vorgehen haben Sie allerdings bei einer erneuten Verlängerung des Zertifikats in spätestens einem Jahr wieder genau das selbe Problem.

Um das Problem also dauerhaft zu lösen, empfehlen wir Ihnen, idealerweise die Adressen für den Posteingangs- und den Postausgangsserver in Ihrem Mailclient wie oben beschrieben zu korrigieren.

Sollten Sie ein veraltetes Betriebsystem (z.B Windows 7, End-of-Life seit 14.01.2020 oder Mac OS X, End-of-Life seit Dez. 2018) oder einen veralteten Mailclient (z.B. Outlook 2010, End-of-Life seit 13.10.2020) verwenden, erhalten Sie möglicherweise ebenfalls Fehlermeldungen beim Senden oder Empfangen von Nachrichten. Dies rührt daher, dass diese veralteten Produkte die heutigen, sicheren Verschlüsselungsmethoden nicht unterstützen.

Wir empfehlen Ihnen die genutzten Produkte auf heutige Versionen zu aktualisieren!

Alternativ besteht weiterhin die Möglichkeit, eine unverschlüsselte Verbindung zu verwenden, was wir aber grundsätzlich nicht empfehlen. Ebenfalls können sie ihre Mailbox via https://webmail.hostfactory.ch bewirtschaften.

Tip:

Wenn Sie Ihre Mailbox in Outlook für Windows verwalten, nehmen Sie diese Korrektur bitte via Systemsteuerung vor.