Um einen reibungslosen Mailverkehr zu gewährleisten, empfehlen wir Ihnen stets, folgende Konventionen einzuhalten:

Empfang

• Falls Sie für Ihre eingehenden Nachrichten eine oder mehrere Weiterleitungen verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie für die entsprechende Domain die Quarantäne aktivieren!

Als Spam erkannte, eingehende Nachrichten werden ansonsten ebenfalls an die Weiterleitungs-Adresse versendet, dies kann bei zu hohem Aufkommen zur temporären Sperrung Ihres Benutzers führen!

Die Quarantäne aktivieren Sie unter
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » 'Mehr' » 'Spamfilter'

Versand

Folgende Massnahmen stellen sicher, dass die durch Sie versendeten Nachrichten sicher ankommen, während gleichzeitig ein potentieller, abusiver Versand durch Dritte unterbunden wird.

SPF

Beim Erstellen Ihres Domain-Accounts wird gemäss heutiger Standards ein SPF-Record für die Domain erstellt ('Sender Policy Framework'). Dieser stellt sicher, dass Ihre Domain nicht durch Dritte für einen Spamversand missbraucht werden kann.

• Wenn Sie Nachrichten ab Drittserver im Namen Ihrer Domain versenden (z. B. mit einer externen Web-Anwendung), stellen Sie sicher, dass der externe Hostname oder dessen IP-Adresse im SPF-Record berücksichtigt ist!

Die Nachricht wird vom empfangenden Mailserver ansonsten nicht akzeptiert werden.

User-Mail im "From:"-Feld

Vermeiden Sie auch, in Ihren Formularen die angegebene Adresse Ihrer Besucher ins "From:"-Feld zu setzen! Dies mag auf den ersten Blick praktisch erscheinen, da Sie ankommende Nachrichten aus Ihren Formularen auf diese Weise direkt beantworten können. Das Senden des Formulares wird jedoch ebenfalls am SPF-Record scheitern, da Sie aus Sicht des 'Absenders' (die Adresse Ihres Besuchers) versuchen, über einen Fremdserver im Namen der Domain Ihres Besuchers zu versenden, d.h. die Nachricht wird unter Umständen gar nicht erst in Ihrem Postfach ankommen.
Sie können obiges auch erreichen, wenn Sie stattdessen das "Reply-To:"-Feld mit der Adresse Ihres Besuchers belegen.

Den SPF-Record vewalten Sie unter
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'DNS'

Detaillierte Informationen zum SPF finden Sie unter 'SPF (Sender Policy Framework)'

DKIM

Beim Erstellen eines Mail-Postfachs wird standardmässig 'DKIM' aktiviert (''DomainKeys Identified Mail'), sowie ein TXT-Record mit dem zugehörigen Schlüssel erstellt ('default._domainkey.<IhreDomain.ch>').

• Löschen oder bearbeiten Sie diesen Schlüssel nicht, solange DKIM für die Domain aktiviert ist!

Die Nachricht wird vom empfangenden Mailserver ansonsten als fehlerhaft interpretiert und möglicherweise nicht akzeptiert.

Detaillierte Informationen zu DKIM finden Sie unter 'DKIM (DomainKeys Identified Mail)'

Hinweis:
Ausgehende Nachrichten sind limitiert auf 300 pro Stunde und User, Ihre Newsletter müssen daher entsprechend organisiert und gestaffelt gesendet werden. Weiterhin dürfen Nachrichten nur an gültige Empfänger, für welche Sie über einen explizit vorliegendem Opt-In verfügen, gesendet werden. Bieten Sie in Ihren Newslettern in jedem Fall auch eine Möglichkeit zum Opt-Out an!

Optional

Für den Nachrichtenversand können Sie ergänzend zu SPF und DKIM dem empfangenden Mail-Server mitteilen, wie dieser sich im Fehlerfall eines oder beider Verfahren verhalten soll. Verwenden Sie hierzu einen DMARC-Eintrag für Ihre Domain.

Detaillierte Informationen zu DMARC finden Sie unter 'DMARC (Domain Based Message Authentication, Reporting and Conformance)'

Nachrichten testen

Sie können Ihre zu sendenden Nachrichten einem Test unterziehen, indem Sie, wie unter 'diesem Mail-Tester' angegeben, verfahren. Senden Sie zuerst mit der zu prüfenden Mailadresse eine beliebige Nachricht an die angezeigte Adresse und betätigen Sie danach den 'Prüfen'-Button.

Der Test zeigt anschliessend detaillierte Informationen zu Ihrer Konfiguration und weiteren gängigen Kriterien an, so wie sie ein empfangender Mailserver sehen würde und gibt zugleich an, ob hierbei Probleme entstehen können.