Newsletter und Massenversand: Regeln und Empfehlungen

Sie möchten einen Newsletter oder eine andere Nachricht an viele Empfänger versenden? Hier erfahren Sie, welche Regeln dafür bei HOSTFACTORY® gelten, welche Möglichkeiten Ihr Produkt bietet und weshalb wir für Newsletter einen eigens dafür vorgesehenen Bulkmail-Provider empfehlen.

Welche Versandlimiten gelten in einem HOSTFACTORY® Webhosting?

In einem HOSTFACTORY® Standard Webhosting, HOSTFACTORY® Agentur Webhosting, HOSTFACTORY® .NET Webhosting sowie HOSTFACTORY® Budget Webhosting gilt:

• Der Versand ist auf maximal 300 Nachrichten pro Domain und Stunde beschränkt. Eine Nachricht an mehrere Empfänger zählt dabei als eine einzige Nachricht.
• Sämtliche Postfächer derselben Domain teilen sich diese Limite, und sie ist nicht anpassbar, auch nicht vorübergehend. Ein Newsletter, der sie ausschöpft, blockiert während dieser Zeit also auch die übrige Korrespondenz dieser Domain; planen Sie deshalb eine Reserve ein. Nachrichten über die Limite hinaus werden abgewiesen und müssen später erneut gesendet werden.
• Im HOSTFACTORY® Webmail kann eine Nachricht zusätzlich an höchstens 25 Empfänger adressiert werden.

Die Limiten im Einzelnen, samt der Fehlermeldung beim Erreichen der Limite, finden Sie im Artikel HOSTFACTORY® Webmail (Roundcube unter webmail.hostfactory.ch) unter "Welche Limiten gelten beim E-Mail-Versand?".

Weshalb gibt es diese Limite?

In einem Webhosting versenden Sie über die HOSTFACTORY® SMTP Gateways, welche sämtliche Kunden gemeinsam nutzen. Deren Reputation entscheidet darüber, ob Ihre Nachrichten und jene aller übrigen Kunden bei Empfängern wie Microsoft oder "Google" zuverlässig ankommen. Die Limite schützt diese Reputation vor Massenversand und Missbrauch und sorgt so für die sehr hohe Zustellbarkeit, von der Sie bei Ihrer täglichen Korrespondenz profitieren.

Was muss ich rechtlich beachten?

• Versenden Sie Newsletter ausschliesslich an gültige Empfänger, für welche Sie über ein explizit vorliegendes Einverständnis (Opt-In) verfügen. In der Schweiz ist Massenwerbung per E-Mail grundsätzlich nur mit vorgängiger Zustimmung der Empfänger zulässig (Art. 3 Abs. 1 lit. o UWG); eine eng umschriebene Ausnahme gilt für bestehende Kunden.
• Ein Newsletter muss aus rechtlichen Gründen eine unmittelbare Möglichkeit zur Abmeldung bieten, also einen Abmeldelink in der Nachricht und idealerweise zusätzlich einen "List-Unsubscribe" Header. Eine Aufforderung, eine E-Mail mit einem bestimmten Betreff zu senden, ist dafür nicht geeignet.

Wie kommt mein Newsletter zuverlässig an?

• Verzichten Sie im Header einer Werbenachricht auf Prioritäts- und Vertraulichkeitsmerkmale (z.B. "Importance: high", "X-Priority: 1" oder "Sensitivity: company-confidential"); Spamfilter werten diese als Merkmal unerwünschter Massenwerbung.
• Entfernen Sie Adressen, welche als unzustellbar zurückkommen (z.B. "address unknown" resp. "user unknown"), aus Ihrem Verteiler. Wiederholte Zustellversuche an nicht existierende Adressen beeinträchtigen die Zustellbarkeit Ihrer künftigen Newsletter.

Was gilt auf einem Cloud Server oder Managed Plesk?

Ein HOSTFACTORY® Cloud Server, ein Cloud Server "WebEdition" oder ein HOSTFACTORY® Managed Plesk versendet unter seiner eigenen, dedizierten IP-Adresse. Eine Versandlimite wie im Webhosting gibt es dort grundsätzlich nicht: Zulässig ist, was den gesetzlichen Grundlagen entspricht, solange sich Empfänger und Dritte nicht belästigt fühlen. Die Reputation dieser IP-Adresse hängt dafür ausschliesslich an dem, was Sie selbst versenden.

Gerade bei kleinen Volumina ist es dabei ausserordentlich schwierig, das Verhältnis von erwünschten zu unerwünschten Nachrichten (die sog. Ham-/Spam-Ratio) hoch zu halten: Schon wenige Empfänger, welche Ihren Newsletter als Spam markieren, können dieses Verhältnis kippen lassen, worauf grosse Anbieter wie Microsoft Ihre Nachrichten abweisen. Eine Überwachung meldet zwar früh, dass die Reputation kippt; verhindern kann sie es nicht.

Für Ihre übrige Korrespondenz ab einer solchen Instanz empfiehlt HOSTFACTORY® deshalb den Versand über einen SMTP-Benutzer in einem HOSTFACTORY® Standard Webhosting gem. Wie kann ich E-Mails über den SMTP-Dienst von HOSTFACTORY® versenden? (dort gilt die Versandlimite des Webhostings), für Newsletter einen Bulkmail-Provider (unten).

Was empfiehlt HOSTFACTORY® für Newsletter?

HOSTFACTORY® empfiehlt, Massenversand und Einzelversand zu trennen:

• Newsletter und sonstiger Massenversand über einen eigens dafür vorgesehenen Bulkmail-Provider (z.B. "Mailjet" oder "Mailgun").
• Transaktionale Nachrichten wie Rechnungen, Bestellbestätigungen, Formular- und Anmeldenachrichten sowie Ihre persönliche Korrespondenz weiterhin über HOSTFACTORY®, ggf. über den SMTP-Dienst gem. Wie kann ich E-Mails über den SMTP-Dienst von HOSTFACTORY® versenden?.

Ein Bulkmail-Provider ist auf grosse Versandmengen ausgelegt und verarbeitet Unzustellbarkeitsmeldungen und Abmeldungen in aller Regel automatisch. Vor allem aber belastet Ihr Newsletter dann weder die Versandlimite noch die Reputation, auf welche Ihre übrige Korrespondenz angewiesen ist.

Versenden Sie Ihren Newsletter aus einer Branchen-, Shop- oder CRM-Software, lässt sich der SMTP-Server für den Newsletter-Versand dort oft eigens hinterlegen; die Einzelheiten dazu kennt der Support der betreffenden Software.

Was ist bei einem Bulkmail-Provider einzurichten?

Damit die Nachrichten Ihres Bulkmail-Providers im Namen Ihrer Domain zuverlässig ankommen, sind in der DNS-Zone Ihrer Domain drei Dinge zu beachten:

1. SPF: Ergänzen Sie die Direktive Ihres Bulkmail-Providers im bestehenden SPF-Record Ihrer Domain; diese erfahren Sie bei dessen Support. Je Domain darf genau ein einziger SPF-Record publiziert sein. Hilfreich dabei ist der HOSTFACTORY® SPF-Generator, prüfen können Sie das Ergebnis mit dem HOSTFACTORY® SPF-Check. Details unter SPF (Sender Policy Framework).
2. DKIM: Richten Sie beim Bulkmail-Provider DKIM für Ihre eigene Domain ein und publizieren Sie den von ihm genannten Schlüssel in Ihrer DNS-Zone. Details unter DKIM (DomainKeys Identified Mail).
3. DMARC: Eine DMARC-Richtlinie Ihrer Domain gilt auch für die Nachrichten Ihres Bulkmail-Providers. Sie werden nur dann zuverlässig zugestellt, wenn SPF oder DKIM für Ihre eigene Domain besteht. Da viele Bulkmail-Provider im Hintergrund eine eigene Absenderdomain verwenden, ist DKIM für Ihre Domain dabei besonders wichtig. Details unter DMARC (Domain Based Message Authentication, Reporting and Conformance).

Ihre DNS-Zone verwalten Sie unter:
my.hostfactory.ch » 'Webhostings' » (Webhosting auswählen, falls mehrere) » (Domain Account auswählen) » 'DNS'

Das Weshalb hinter SPF, DKIM und DMARC erklärt der Beitrag DNSSEC, SPF, DKIM, & DMARC - Warum dies alles so wichtig ist! auf HOSTFACTORY® Insights.

Weiterführende Informationen

• Sicherstellen des reibungslosen Mailverkehrs
• Wie kann ich E-Mails über den SMTP-Dienst von HOSTFACTORY® versenden?
• HOSTFACTORY® Webmail (Roundcube unter webmail.hostfactory.ch)
• SPF (Sender Policy Framework)
• DKIM (DomainKeys Identified Mail)
• DMARC (Domain Based Message Authentication, Reporting and Conformance)

Bei weiteren Fragen zu diesem Thema hilft Ihnen der HOSTFACTORY® Support gerne weiter.