Als Mail-User, sprich als Inhaber einer E-Mail-Adresse, welche bei hostfactory.ch verwaltet wird, haben Sie die Möglichkeit im Mailadmin weitere Einstellungen (Passwort-Management / E-Mail Alias / Autoresponder / Quarantäne / Weiterleitung) für Ihre Mailbox zu definieren. Als Login-Informationen verwenden Sie die entsprechende E-Mail-Adresse und das Mailbox-Passwort.

Falls das Mailbox-Passwort nicht mehr bekannt ist, aber die Mailbox noch irgendwo eingerichtet ist, kann eine Rücksetzung über die Option "Passwort vergessen?" mit dieser E-Mail-Adresse versucht werden. Als Ihnaber des Webhostings können Sie das Passwort der Mailbox direkt via my.hostfactory » 'Webhostings' » (allf. Webhosting wählen) » (Domain wählen) » 'E-Mail' » (Postfach wählen) » 'Mehr' » 'bearbeiten' zurücksetzen oder je nach Einstellungen sogar anzeigen lassen. Um zu verhindern, dass Sie sich aus der Mailbox "ausschliessen" können Sie eine alternative E-Mail-Adresse und Mobiltelefonnummer für das Zurücksetzen des Mailbox Passwortes hinterlegen. Wie Sie dies erledigen können, erklären wir Ihnen hier.

Wenn Sie eine eingehende oder ausgehende E-Mail vermissen, empfiehlt es sich, nach dem Spam Ordner ebenfalls deren Status im Mailadmin wie folgt überprüfen:

Melden Sie sich in Mailadmin an und wählen Sie in der linken Navigation den Menüpunkt „Logs“.
Hier haben Sie die Möglichkeit nach Datum, Absender (bei eingehenden E-Mails), Empfänger (bei ausgehenden E-Mails) und Status zu Filtern.

Wichtig:
E-Mail-Aliasse werden in Mailadmin-Logs nicht berücksichtigt. Wenn Sie den Status einer Nachricht prüfen möchten, die an oder über einen Alias gesendet wurde, wenden Sie sich bitte an Ihren Domainadministrator.

Was tun, wenn die Nachricht nicht im Log erscheint?
Wenn die Nachricht nicht im Log erscheint, gab es keine Übermittlung über unser SMTP-Gateway.
Das bedeutet: Die E-Mail wurde weder über unsere Server empfangen noch versendet.

Eingehende Nachricht fehlt:

• Prüfen Sie die DNS-Einträge (MX) Ihrer Domain.
• Bitten Sie den Absender, zu prüfen, wo die Nachricht hängen geblieben ist (z. B. im Ausgangsserver, bei SPF/DKIM/DMARC-Problemen etc.).

Ausgehende Nachricht fehlt:

• Prüfen Sie die DNS-Einträge (MX und SPF) Ihrer Domain.
• Prüfen Sie die Verbindungseinstellungen Ihres E-Mail-Clients (SMTP-Server, Authentifizierung, Port).
• Stellen Sie sicher, dass die Nachricht überhaupt abgesendet wurde.

E-Mails im Status Quarantäne
Wenn eine ein- oder ausgehende Nachricht als Spam klassifiziert wurde, erscheint sie im Log mit dem Status: „Quarantäne“.
In diesem Fall können Sie die Nachricht unter "Aktion" > "E-Mail zustellen“ freigeben.

Hinweis:
Bei ausgehenden Nachrichten steht diese Funktion bis zu 20 Mal pro Stunde und Domainaccount zur Verfügung.

Wird zu oft Spam erkannt, kann der Mailservice Ihrer Domain automatisch vorübergehend deaktiviert und durch Hostfactory manuell geprüft. Dies ist notwendig, um die Zustellbarkeit aller Kundendomains auf unseren Shared-Webhosting-Servern zu schützen. Da sich viele Kunden dieselbe Mail-Infrastruktur teilen, würde eine dauerhafte Spam-Einstufung einzelner Domains die gesamte Serverreputation gefährden.
Durch die automatische Sperre und anschliessende manuelle Prüfung stellen wir sicher, dass keine IP-Adressen blockiert werden und der E-Mail-Versand auch künftig zuverlässig bleibt.

Weitere Informationen zur Quarantäne

Als Inhaber einer Mailbox welche bei hostfactory.ch verwaltet wird haben Sie die Möglichkeit, im Mailadmin Passworteinstellungen zu definieren.

Wir bieten Ihnen hierzu folgende drei Optionen:

• Passwort nicht wiederherstellbar speichern
• Passwort für den Mailbox-Benutzer einsehbar speichern
• Passwort für den Administrator und Mailbox-Benutzer einsehbar speichern

Sollten Sie oder der Administrator die Variante "Passwort für den Administrator und Mailbox-Benutzer einsehbar speichern" wählen, erhalten Sie eine entsprechende Warnung im Mailadmin um Ihre Privatsphäre und Daten zu schützen.

Als Inhaber einer Mailbox welche bei hostfactory.ch verwaltet wird haben Sie die Möglichkeit, im Mailadmin eine alternative E-Mail-Adresse und Mobiltelefonnummer für das Zurücksetzen des Mailbox Passwortes zu hinterlegen. Wie Sie sich im Mailadmin einloggen können erklären wir Ihnen hier.

Sobald Sie diese Informationen speichern, wird die hinterlegte E-Mail-Adresse bei Änderungen des Passwortes oder der Weiterleitungen informiert. Die Mobiltelefonnummer kann im Notfall für das Zurücksetzen des Passwortes verwendet werden.

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Mailadmin
Mailadmin Passwortmanagement

Im Mailadmin haben Sie als Inhaber einer Mailbox welche bei hostfactory.ch verwaltet wird die Möglichkeit, einen Autoresponder zu erstellen. Wie Sie sich im Mailadmin einloggen können erklären wir Ihnen hier.

Als erstes müssen Sie den Autoresponder aktivieren. Anschliessend können Sie ein Datum definieren, bis wann dieser aktiv sein soll. Sie können eine Nachricht erstellen und nach belieben auch eine Weiterleitung einrichten. Sobald Sie diese Informationen speichern ist der Autoresponder aktiv bis zum angegebenen Datum, am Folgetag wird dieser automatisch deaktiviert. Bitte beachten Sie, dass in aller Regel bei aktivem Autoresponder je Absender nur eine automatische Antwort pro Tag versendet wird. (Beispiel: max@muster.ch sendet Ihnen während Ihrer Abwesenheit vom 27.10.2023 drei E-Mails, dann erhält er die automatische Antwort nur bei seiner ersten Nachricht an Sie.) Falls Sie den Autoresponder testen möchten gilt zu beachten, dass Sie nicht die eigene, gleiche E-Mail-Adresse verwenden können. Dazu muss eine alternative E-Mail-Adresse verwendet werden.

Was ist die Quarantäne-Funktion?

E-Mails (eingehend oder ausgehend), die als potenzieller Spam erkannt werden, landen nicht direkt im Postfach oder werden zugestellt, sondern werden zuerst in die sogenannte Quarantäne verschoben. Dort können Sie die Nachricht prüfen und bei Bedarf trotzdem empfangen oder zustellen lassen.

Warum landen Nachrichten in Quarantäne?

Unser System verwendet eine automatisierte Spam-Erkennung, um betrügerische, unerwünschte oder potenziell gefährliche Inhalte frühzeitig zu erkennen und zu blockieren. Nachrichten, die als verdächtig eingestuft werden, gelangen zunächst in die Quarantäne, anstatt direkt zugestellt zu werden. So behalten Sie die Kontrolle und können Nachrichten bei Bedarf manuell freigeben.

Wo kann ich die Quarantäne verwalten?

Melden Sie sich im Mailadmin an und wählen Sie in der linken Navigation den Menüpunkt „Quarantäne“.

Wichtig:
E-Mail-Aliasse werden in der Mailadmin-Quarantäne nicht berücksichtigt. Wenn Sie eine Nachricht empfangen oder zustellen möchten, die an oder über einen Alias gesendet wurde, müssten Sie sich bitte an Ihren Domainadministrator.

Wie kann ich eine Nachricht aus der Quarantäne zustellen?

Wenn eine ein- oder ausgehende Nachricht als Spam klassifiziert wurde, erscheint diese in der Quarantäne.
In diesem Fall können Sie die Nachricht unter "E-Mail zustellen“ freigeben.

Was passiert wenn zu viele ausgehende E-Mails als Spam erkannt werden?"

Wenn über Ihre Domain wiederholt E-Mails als Spam eingestuft werden, kann der Mailversand automatisch vorübergehend deaktiviert werden.
Dies ist notwendig, um die Zustellbarkeit aller Kundendomains auf unseren Shared-Webhosting-Servern zu schützen.
Da sich viele Kunden dieselbe Mail-Infrastruktur teilen, würde eine dauerhafte Spam-Einstufung einzelner Domains die gesamte Serverreputation gefährden.

Durch die automatische Sperre und die anschliessende manuelle Prüfung durch Hostfactory stellen wir sicher, dass:

• keine IP-Adressen blockiert werden,
• der Versand wieder korrekt funktioniert
• die Zustellqualität langfristig erhalten bleibt.

Kann ich steuern, was als Spam erkannt wird?

Auch wenn die Quarantäne automatisch auf Basis unserer Spam-Erkennung arbeitet, können die Filtereinstellungen grundsätzlich angepasst werden – jedoch nicht direkt im Mailadmin.
Wenn Sie die Spamfilter-Empfindlichkeit ändern, Black- oder Whitelists verwalten oder Benachrichtigungen zur Quarantäne erhalten möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Domainadministrator.

Sie können täglich eine Zusammenfassung der in die Quarantäne verschobenen E-Mails erhalten. Aktivieren Sie dazu hier die entsprechende Option in den Mailbox-Einstellungen.

Warum sollte ich bei internen Weiterleitungen Mailaliasse verwenden und wie gehe ich mit externen Weiterleitungen um?

• Bitte beachten Sie, dass aus Gründen von Spam- und Anti-Spam-Massnahmen sowie zur Gewährleistung eines reibungslosen Mailverkehrs möglichst auf Weiterleitungen verzichtet und stattdessen die originale Mailbox direkt bewirtschaftet werden sollte.'''
• Für interne Weiterleitungen empfehlen wir, nach Möglichkeit mit Mailaliasen zu arbeiten, anstatt direkte Weiterleitungen einzurichten. Mailaliasse bieten eine sichere und übersichtliche Alternative, um Nachrichten intern zu verteilen, ohne das Risiko von Spam-Weiterleitungen zu erhöhen. Wie Sie so einen E-Mail Alias erstellen erklären wir Ihnen in dieser Anleitung: Mailadmin - E-Mail Alias
• Falls Weiterleitungen nötig sind, müssen die Spamfilter auf Stufe 48/49 gesetzt werden, damit kein Spam extern weitergeleitet wird. Diese Einstellungen können im Mailadmin nicht konfiguriert werden und müssen beim Domainadministrator beantragt werden.

Wo kann ich eine E-Mail Weiterleitung erstellen?

Sie können für Ihre Mailbox welche bei hostfactory.ch verwaltet wird eine Weiterleitung im Mailadmin einrichten.
Wie Sie sich im Mailadmin einloggen können erklären wir Ihnen hier.

Als erstes müssen Sie die Weiterleitung aktivieren. Anschliessend geben Sie die gewünschten E-Mails-Adressen an, an welche die eingehenden E-Mails Ihres Postfachs weitergeleitet werden sollen. Wenn Sie mehrere Weiterleitungen einrichten möchten, verwenden Sie bitte für jede E-Mail-Adresse eine neue Zeile.

Sobald Sie diese Informationen speichern ist die Weiterleitung aktiv, bis Sie die E-Mail-Adresse aus der Liste löschen oder Weiterleitungen deaktivieren.

Was sind E-Mail Aliase und warum sind sie für interne Weiterleitungen zu bevorzugen?

Ein Mailalias ist eine alternative E-Mail-Adresse, die auf eine oder mehrere bestehende Mailboxen verweist, ohne dass die Nachrichten tatsächlich weitergeleitet werden müssen. Im Gegensatz zu direkten Weiterleitungen bleibt die Zustellung der E-Mails auf dem Server transparent und kontrollierbar.

Das hat folgende Vorteile:

• Sicherheit: Durch den Verzicht auf klassische Weiterleitungen wird verhindert, dass Spam oder schädliche Mails unkontrolliert weitergeleitet werden, was die Gefahr einer Domain-Suspendierung reduziert.
• Übersichtlichkeit: Mailaliasse erlauben eine einfache Verwaltung von E-Mail-Adressen, ohne dass zusätzliche Weiterleitungsketten entstehen.
• Performance: Da die Mails direkt an die Zielpostfächer zugestellt werden, verringert sich die Belastung durch mehrfaches Weiterleiten und Verarbeiten.

Wo kann ich einen E-Mail Alias erstellen?

Im Mailadmin haben Sie als Inhaber einer Mailbox, welche bei hostfactory.ch verwaltet wird die Möglichkeit, E-Mail Aliasse zu erstellen und verwalten.